Pertengahan Mei 2013 ini saya mendatangi kantor Imigrasi untuk perpanjangan paspor. Saya pilih layanan baru yang sedang tahap uji coba yaitu  'One Day Service', artinya Paspor selesai dalam 1 hari layanan atau sekitar 7 jam. Layanan ini mulai diterapkan per-18 Februari 2013. Saat ini baru ada 2 kantor Imigrasi yang dijadikan uji coba layanan Paspor 'One Day Service' yaitu Kantor imigrasi kelas 1 Jakarta Barat dan kantor Imigrasi kelas 1 Jakarta Pusat.
Informasi tentang alur layanan dan dokumen yang dibutuhkan sebenarnya cukup jelas terpampang lengkap dengan bagan. Namun tetap saja ada beberapa hal yang tidak tertulis dan baru disadari saat kita melewati tahap demi tahap. Berikut saya ingin berbagi pengalaman mengurus perpanjangan paspor di Imigrasi Jakarta Barat, terletak satu kawasan dengan museum Fatahillah atau letak persisnya bersebelahan dengan Museum Batik.
- SYARAT PERPANJANGAN PASPOR
Perpanjangan hanya diberlakukan untuk paspor yang belum habis masa berlakunya, terhitung 6 bulan dari tanggal kadaluarsa. Pastikan bahwa paspor belum habis masa berlaku, sehingga dapat memanfaatkan layanan 'One Day Service'. Adapun persyaratan dokumen yang harus dibawa dari rumah diantaranya:
- Paspor Asli yang masih berlaku
- KTP asli (untuk anak-anak perlu KTP orang tua dan Paspor orang tua)
- Kartu Keluarga asli
- Akte Lahir / Ijasah (SD/SMP/SMA/Sarjana) asli/Akte Kawin/Surat Nikah
Ke-4 syarat tersebut di atas sebenarnya sudah cukup, namun jika ingin layanan ekspres tanpa mengantri, maka diperlukan surat rekomendasi dari kantor tempat bekerja dan biaya pembuatan lebih mahal. Persyaratan tersebut diatas, bisa dipersiapkan foto copynya lebih dahulu, masing-masing 1 rangkap. Khusus untuk paspor anak-anak, memerlukan lampiran fotocopy KTP orang tua dan KK. Saran saya, lakukan foto copy di kantor imigrasi karena petugas fotocopy sudah paham betul bagian dokumen yang diperlukan untuk difotocopy dan ukuran kertas yang disyaratkan yaitu A4. Malahan kita mendapat masukan dari pemilik jasa fotocopy. Tempat fotocopy ini memang satu-satunya di dalam area kantor imigrasi, meski  begitu tak terlalu ramai. Antrian pun juga tak panjang. Paling bergerombol 3-5 orang. Ini karena jumlah dokumen yang difotocopy tidak terlalu banyak, petugas fotocopy bekerja dengan cekatan karena sudah hafal betul bagian dokumen mana yang perlu difotocopy.
Biaya penggantian paspor sebesar Rp. 255.000,- wajib disiapkan di awal dan tersedia tunai. Jangan lupa bawa uang secukupnya untuk pembelian meterai dan fotocopy di lokasi. Meterai diperlukan untuk Surat Pernyataan / Permohonan Paspor untuk Anak dan Surat Permohonan Paspor lama diminta kembali. Paspor lama yang boleh diminta kembali jika di dalamnya terdapat visa atau paspor yang sudah terpakai untuk bepergian. Sedang biaya fotocopy perlembar Rp. 500,-. Fotocopy untuk 1 paspor tak sampai 5 lembar. Sehingga kita bisa memperkirakan total biaya yang diperlukan untuk perpanjangan paspor.
- ALUR / TAHAPAN PERPANJANGAN PASPOR
One Day Service melalui 5 proses / tahap yaitu :
- Validasi Dokumen
- Pendaftaran Pemohon
- Pembayaran Paspor
- Wawancara termasuk input data, sidik jari, foto dan tanda tangan
- Pengambilan Paspor
Saat validasi dokumen inilah kita perlu menunjukkan dokumen-dokumen asli seperti KTP, KK, Paspor Asli dan salah satu dari dokumen berikut Akte Lahir/Ijasah/Akte Nikah. Nah, di tempat validasi dokumen inilah terlihat antrian yang panjang dan benar-benar harus mengantri berdiri karena tidak menggunakan nomor antrian. Sehingga siapa yang datang lebih awal, maka akan mendapat barisan terdepan. Antrian panjang terjadi karena proses untuk validasi dokumen 1 orang rata-rata perlu waktu maksimal 5 menit untuk 1 orang. Sedang untuk rombongan, keluarga misalnya, maka waktu yang dibutuhkan petugas lebih lama. Untuk rombongan keluarga yang mengantri dan menunjukkan dokumen pada petugas cukup diwakili 1 orang saja. Meski begitu, seluruh anggota keluarga pemohon paspor wajib hadir karena untuk proses wawancara, pemotretan, tanda tangan dan sidik jari yang tak bisa diwakilkan.Dari pengamatan saya di lapangan, ada beberapa yang sia-sia mengantri. Ini karena dokumen-dokumen asli tidak lengkap. Petugas akan menolak melakukan validasi dan si pemohon paspor diminta datang kembali. Artinya, harus mengantri laku di hari yang sama atau hari lain.
Untuk poin 2 (Pendaftaran Pemohon) dan 3 (Pembayaran) prosesnya lebih cepat dan antrian tak panjang. Tahap selanjutnya adalah mengantri untuk wawancara sekaligus tanda tangan, sidik jari dan potret. Setiap orang baik itu rombongan keluarga, masing-masing harus mengambil nomor antrian yang bisa diperoleh pada mesin pencetak nomor antrian. Anak-anak dibawah umur pun, tetap harus diambilkan nomor antrian.
Ada beberapa petugas wawancara dengan meja yang dilengkapi alat pemotret dan sidik jari. Proses wawancara lengkap dengan sidik jari, tanda tangan dan potret, memakan waktu  sekitar 3 sampai 5 menit. Perbedaan penanganan tiap orang inilah sehingga meja antrian pun tidak urut. Olah karena itu bagi rombongan keluarga, bersiap saja jika meja wawancara akan terpisah atau berjarak antara anak dengan orang tua (kecuali balita). Saran saya, untuk anggota keluarga yang sudah duduk di SD, sebaiknya di brief dulu oleh orang tua, keperluan pembuatan paspor. Sehingga saat di wawancara petugas, tidak perlu di dampinngi dan langsung menjawab pertanyaan petugas. Jika masih harus dijelaskan oleh orang tua, ini akan memperlambat proses karena petugas akan menunggu orang tuanya selesai lebih dulu agar bisa mendampingi anaknya.
Saat pemotretan ini memang yang paling menyebalkan karena kita tidak akan pernah tahu seperti apa wajah kita di layar monitor komputer. Jadi sebaiknya make-up, tatanan rambut sudah dirapikan saat mengantri sebelum wawancara. Memang begitu selesai di potret, petugas akan menunjukkan hasilnya. Jika puas, proses dilanjutkan. Jika tidak, pemotretan diulang. Tapi ini sangat jarang sekali mengingat antrian pemohon paspor cukup banyak. Selesai potret, pemohon diminta tanda tangan dan sidik jari.
Tahap terakhir adalah pengambilan paspor. Jika proses wawancara, foto dan lain-lain selesai sekitar jam 2 atau 3 siang hari, maka biasanya pemohon diminta datang kembali esok hari untuk pengambilan paspor. Namun, jika proses wawancara bisa dilakukan sebelum makan siang, paspor bisa jadi hari itu. Saat pengambilan paspor baru, petugas akan meminta kita untuk foto copy sebagai arsip. Sebaiknya kita juga menyimpan scan paspor baru untuk berjaga-jaga. Semoga tulisan ini bermanfaat buat pembaca!
Salam asik.
Ninok Hariyani