Tidak Ada Lagi yang Tidak Bisa "Siapkan Rapat": Rahasia Rapat yang Efektif

Manajemen Rapat ABS ( Asal Bapak Senang ) (Akan Berusaha Sempurna )

seringkali rapat menghabis kan banyak waktu, berulang ulang, membingungkan dan kadang berjalan tidak efektif. padahal rapat merupakan sarana bagi Pempinan untuk menginformasikan, merundingkan, atau memutuskan sesuatu atau meghasilkan sesuatu. kadang masih banyak juga pegawai yang tidak paham jika di minta oleh atasan menyiapkan rapat, sehingga rapat yang diselenggarakan tidak tercapai dengan baik. oleh karena itu, jika itu anda maka hal yang harus anda siapkan yaitu (4P) Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan Pengendalian. 

Perencanaan

Langkah pertama adalah membuat perencanaan rapat, langkah ini sangat penting karena dapat menentukan keberhasilan rapat yang akan dibuat. Perencanaan adalah proses mengidentifikasi dan memilih tujuan yang tepat dan langkah-langkah tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Ada dua hal yang penting yaitu: 1. Menetapkan tujuan rapat. 2. Menetapkan tindakan-tindakan yang dibutuhkan. untuk menetapkan 2 hal ini maka anda bisa berpatokan pada 5W1H (Why, What, Who, When, Where, How)

• Why ( Mengapa )

menetapkan alasan dan tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan rapat tersebut. Tuiuan ini perlu dibuat tertulis, jelas, dan singkat, agar rapat tersebut terarah dan pada akhir rapat dapat dievaluasi apakah tujuan rapat telah tercapai atau belum. Contoh tujuan rapat Membuat program kerja dan anggaran tahun 2004 (Januari sampai Desember). 

• What (Apa) 

menetapkan informasi dan data-data pendukunq apa yang dibutuhkan dalam rapat tersebut. Infomasi dan data-data ini harus disiapkan dengan lengkap sebelumnya, agar dapat dibuat keputusan rapat yang tepat. Misalnya: jika rapat mengenai program kerja dan anggaran perlu disiapkan Peraturan Perusahaan yang berkaitan dengan tarif-tarif (misalnya tarif kerja lembur, biaya konsumsi, biaya dinas keluar kota, tunjangan kesehatan karyawan dll) dan data-data yang dibutuhkan misalnya mengenai ramalan atau perkiraan penjualan, data-data mengenai program kerja dan anggaran tahun lalu beserta evaluasi keberhasilannya, pendapatan dan biaya operasitahun lalu dll. 

Dalam hal contoh di atas, agar rapat dapat berlangsung dengan efisien dan efektif, maka lebih baik apabila sebelum rapat berlangsung, telah disiapkan draft Program Kerja dan Anggaran, yang dibagikan kepada peserta rapat bersama dengan undangannya, sehingga peserta rapat dapat mempelajari sebelumnya. 

Hal lain yang harus ditentukan yaitu peralatan apa saia yang dibutuhkan dalam rapat tersebut, misalnya: speaker, komputer, overhead projector, LCD, layar, alat perekam dll. Hal ini penting agar alat-alat tersebut baiat dipersiapkan sebelumnya. Sebelum digunakan sebaiknya alat-alat tersebut dicoba terlebih dahulu apakah dapat berfungsi dengan baik atau tidak. Kalau tidak maka sebaiknya alat-alat tersebut diperbaiki atau diganti dengan yang lain. 

• who (siapa) yaitu 

menetapkan siapa saia orang yang akan terlibat dalam rapat; misalnya Siapa yang akan memimpin rapat, yang akan menjadi pembicara, yang akan menjadi peserta rapat atau yang diundang rapat, yang akan menjadi notulis dan menyiapkan segala keperluan pendukung rapat. 

1. Pemimpin Rapat : orang yang mengendalikan jalannya rapat, dan bertanggung jawab agar rapat dapat berjalan dengan efektif dan efisien

2. Pembicara : orang-orang yang akan mengungkapkan suatu gagasan, usulan, atau proposal yang telah dipersiapkan sebelumnya. Misalnya : pemimpin rapat adalah General Manager (GM), Production Manager, 'Finance Manager. Yang akan diundang rapat adalah GM, Marketing Manager, Operation/Production Manager, Finance Manager, dan para wakilnya. 

3. seksi peralatan : Yang akan menyiapkan segala keperluan rapat (undangal, daft3r hadir, ruangan dan perlengkapan rapat, konsumsi dll) 

4. sekretaris GM : menjadi notulis rapat

• When (kapan)

Menentukan waktu rapat yang paling tepat (meliputi tanggal, hari, dan jam pelaksanaan rapat, dan lamanya rapat tersebut (berapa jam atau berapa hari). Hal yang perlu dipertimbangkan dalam menetapkan waktu rapat adalah kita harus memilih waktu, dimana, dan sebanyak apa peserta rapat bisa hadir, apalagi jika rapat tersebut bertuiuan untuk memutuskan sesuatu yang harus memenuhi Ketentuan Quorum (jumlah minimum anggota yang harus hadir dalam rapat, agar keputusan rapat tersebut dianggap sah). 

Dalam menentukan waktu rapat juga perlu diperhatikan rencana kegiatan lain yang akan dilaksanakan agar tidak bersamaan dengan waktu rapat yang telah ditentukan. Apabila rapat sering dilakukan, atau dilakukan secara rutin, maka sebaiknya dibuat kesepakatan bersama diantara anggota organisasi untuk mengosongkan hari tertentu pada jam tertentu, untuk acara rapat. waktu mulai dan berakhirnya rapat harus ditentukan, usahakan waktunya jangan terlalu panjang. Jika waktunya panjang, dikarenakan acaranya banyak, sebaiknya ada waktu untuk istirahat.

• Where (Dimana) 

Menentukan tempat diadakannya rapat. Dalam menentukan tempat perlu diperhatikan pula acara atau kegiatan rapat tersebut, jika rapat membutuhkan konsentrasi yang tinggi dari para peserta rapat dan waktu yang cukup lama, misalnya 2 hari penuh, maka dapat saja diadakan di lokasi khusus misalnya di hotel di luar-kota, sehingga para peserta rapat tidak diganggu oleh urusan lainnya. Hal lain yang perlu diperhatikan yaitu banyaknya peserta rapat, karena akan menentukan ukuran. ruang yang dibutuhkan dan bentuk tata-letak meja serta kursi yang akan digunakan ( dalam hal ini menyesuaikan aturan protokoler).

• How (Bagaimana) 

Menentukan bagaimana cara menginformasikan dan memimpin rapat tersebut. 

cara menginformasikan rapat sebaiknya adalah dengan memberikan undangan rapat secara tertulis. Undangan sebaiknya berisi informasi yang lengkap yaitu: agenda rapat, tempat, waktu, susunan acara dan disertai dokumen pendukung agar peserta rapat dapat membaca dan mempersiapkap diri sebelumnya. Undangan rapat sebaiknya diberikan seminggu sebelumnya. Undangan jangan diberikan dalam waktu yang terlalu singkat, agar peserta rapat dapat merencanakan/mengatur kegiatannya dengan baik, namun jangan terlalu jauh waktunya, karena dikhawatirkan peserta rapat akan lupa. Untuk mencegah agar tidak lupa sebaiknya pada saat kita menerima undangan rapat, kita selalu mencatatnya dalam agenda kerja kita. 

cara memimpin rapat sebaiknya disesuaikan dengan kondisi peserta rapat. semakin baik persiapan yang dilakukan sebelum rapat, maka akan pemakin mudah dan cepat rapat ditaksanakan. Metode partisipatif adalah salah satu cara memimpin rapat yang paling baik. pada metode ini peserta rapat diberikan kesempatan mengemukakan saran dan pendapatnya, pendapat ini kemudian dievaluasi secara bersama-sama dan kemudian dibuat keputusan oleh pemimpin rapat.

Rumus untuk rapat yang sukses adalah (Julie-Ann Amos, 2003): Agenda + Partisipasi = Hasil

Pengorganisasian Rapat 

Langkah kedua adalah membuat pengorganisasian rapat, langkah ini juga penting karena dapat menentukan keberhasilan rapat. Dalam hal rapat organizing disini yaitu menentukan pembagian tugas yang harus dilakukan, agar tujuan rapat dapat tercapai secara efisien. Misalnya: menentukan apa saja tugas pemimpin rapat, tugas masing-masing pembicara, tugas sekretaris rapat dll. Tugas-tugas ini harus dikomunikasikan sebelumnya dengan jelas agar hasilnya tidak menyimpang dari yang diharapkan. 

Pengarahan Rapat 

Langkah ketiga adalah pengarahan, langkah ini juga penting karena dapat menentukan keberhasilan rapat. Sebelum membahas mengenai pengarahan dalam rapat, Memberikan pengarahan merupakan tugas dari pemimpin rapat. Pemimpin rapat diharapkan mampu mengarahkan, memberikan semangat pada peserta rapat agar ikut berpartisipasi dalam memberikan saran dan pendapat, dan membuat para anggota organisasi sadar akan perannya dalam mencapai tuiuan organisasi. Pada awal rapat sebaiknya pemimpin rapat memberitahu para peserta mengenai tujuan rapat tersebut, agar seluruh peserta fokus pada masalah yang akan dibahas dan tidak menyimpang dari tujuan rapat tersebut.

berikut arahan rapat yang efektif :

1. Sebelum dilangsungkan, rapat harus direncanakan dan dipersiapkan dengan baik. 

2. Setiap orang harus tahu maksud dan tujuan rapat. 

3. Waktu yang tersedia harus ditata dengan tepat. Jika ada beberapa agenda rapat yang akan dibicarakan, sebelum rapat dimulai sebaiknya pemimpin menentukan alokasi waktu yang akan digunakan untuk membahas masing-masing agenda. 

4. Para peserta harus didorong untuk berkomunikasi secara efektif. Pemimpin rapat sebaiknya mendorong setiap orang untuk berkata dengan singkat sehingga batas waktu untuk setiap agenda dapat tercapai, dan rapat dapat selesai pada waktu yang diinginkan. 

5. Rapat harus difasilitasi secara efektif. Seorang fasilitator yang ahli mampu membuat semua peserta rapat untuk memberikan kontiibusi, membuat setiap peserta tetap pada jalurnya, dan mengurangi pengulangan. 

6. Para peserta harus mengkaji ulang jalannya rapat. Mengkaji ulang jalannya rapat sebelum rapat tersebut ditutup, akan memberi manfaat. Peserta dapat memberikan umpan-balik untuk memperbaiki rapat selanjutnya. 

Setelah rapat selesai, sebelum rapat ditutup, jangan lupa membuat kesimpulan hasil rapat tersebut (termasuk kesepakatan yang telah dibuat dalam rapat), mengingatkan peserta rapat akan tindakan, tugas, dan tanggung-jawab yang telah disetujui dan akan dilaksanakan oleh peserta rapat, dan jangan lupa'mengucapkan terima-kasih atas partisipasi peserta lapat. Kesimpulan hasil rapat perlu dibacakan kepada peserta rapat agar mereka rnengetahuinya dan dapat mengkoreksi jika ada hal-hal yang tidak sesuai. Kesimpulan yang telah dibacakan, dikoreksi, dan disepakati akan ditulis dalam notulen rapat sebagai hasil rapat tersebut.

Pengendalian Rapat 

Langka ini yang paling penting karena tanpa pengendalian semua yang telah dilakukan dalam rapat dapat menjaditidak ada gunanya.

Dalam hal rapat, setelah rapat selesai dilaksanakan, pemimpin rapat perlu segera mengevaluasi keberhasilan rapat tersebut dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan (yang telah dicantumkan dalam agenda rapat) dan segera melaksanakan tindakan sebagai berikut: 

1. Menugaskan sekretaris untuk segera membuat notulen rapat. (notulen rapat ini sebaiknya singkat, padat, dan jelas) 

2. Memeriksa notulen rapat yang telah dibuat oleh sekretaris, mengkoreksi hal-hal yang kurang tepat, dan menandatanganinya. 

3. Membagikan notulen rapat tersebut kepada peserta rapat, termasuk orang yang diundang rapat namun tidak hadir rapat, agar mereka dapat mengetahui hal-hal yang dibahas dan diputuskan dalam rapat 

4. Memeriksa hal-hal apa yang masih belum tuntas dibahas dalam rapat tersebut dan perlu dibahas dalam rapat berikutnya. 

5. Menindak-lanjuti hal-hal yang telah diputuskan dalam rapat tersebut, misalnya: menghubungi orang yang harus dihubungi, melaksanakan hal-hal yang harus dilaksanakan dll. 

Pemimpin rapat juga perlu melakukan umpan balik (feed back, yaitu mengevaluasi jalannya rapat tersebut dan merencanakan hal-hal yang perlu diperbaiki berkenaan dengan kegiatan rapat berikutnya: 

1. Bagaimana persiapan rapat yang dilakukan? Apakah sudah baik? 

2. Apakah cara menentukan waktu rapat tersebut sudah tepat? 

3. Apakah jumlah yang hadir sesuai dengan yang diharapkan? 

4. Bagaimana partisipasi para peserta rapat? 

5. Bagaimana alokasi waktu rapat? 

6. Apakah rapat tersebut sudah efektif dan efisien?  

contoh format yang di buat

Berikut adalah contoh naskah persiapan rapat di lingkungan pemerintahan,  Naskah Persiapan Rapat Koordinasi Penanganan Banjir

Tujuan Rapat (Why):  
Membahas dan merumuskan langkah-langkah koordinasi antar instansi dalam penanganan banjir yang terjadi di wilayah Kabupaten ABC.

Kebutuhan Rapat (What):
- Data terkini tentang kondisi banjir dan daerah terdampak.
- Rencana penanganan darurat dari masing-masing instansi.
- Peta wilayah terdampak dan lokasi penampungan sementara.
- Peralatan: laptop, proyektor, layar presentasi, dan mikrofon.

Peserta Rapat (Who):
- Pemimpin Rapat: Bupati Kabupaten ABC.
- Pembicara: Kepala BPBD, Kepala Dinas Sosial, Kepala Dinas Kesehatan, Kepala Dinas Pekerjaan Umum.
- Peserta: Perwakilan dari instansi terkait, camat, dan kepala desa daerah terdampak.
- Sekretaris Rapat: Sekretaris Daerah Kabupaten ABC.

Waktu Rapat (When):  
- Tanggal: 5 Mei 2024
- Waktu: 13.00 - 16.00 WIB
- Durasi: 3 jam

Lokasi Rapat (Where):  
Ruang Rapat Utama, Kantor Bupati Kabupaten ABC.

Cara Pelaksanaan Rapat (How):  
- Menginformasikan undangan rapat melalui surat resmi dan email dua minggu sebelumnya.
- Memimpin rapat dengan metode diskusi terbuka, memastikan setiap peserta dapat menyampaikan masukan dan laporan.
- Menggunakan peta wilayah untuk memvisualisasikan daerah terdampak dan rencana penanganan.
- Mencatat keputusan dan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh masing-masing instansi.

Agenda Rapat:
1. Pembukaan oleh Bupati Kabupaten ABC.
2. Laporan kondisi terkini banjir oleh Kepala BPBD.
3. Rencana penanganan darurat oleh Kepala Dinas Sosial.
4. Kebutuhan fasilitas kesehatan dan obat-obatan oleh Kepala Dinas Kesehatan.
5. Pembahasan rencana perbaikan infrastruktur oleh Kepala Dinas Pekerjaan Umum.
6. Koordinasi penyaluran bantuan dan logistik.
7. Diskusi dan penentuan langkah koordinasi antar instansi.
8. Penutupan dan kesimpulan.

Pengorganisasian Rapat:
Pembagian Tugas:

- Pemimpin Rapat (Bupati Kabupaten ABC):Mengendalikan jalannya rapat.
- Pembicara:
  - Kepala BPBD (15 menit): Laporan kondisi terkini banjir.
  - Kepala Dinas Sosial (10 menit): Rencana penanganan darurat.
  - Kepala Dinas Kesehatan (10 menit): Kebutuhan fasilitas kesehatan.
  - Kepala Dinas Pekerjaan Umum (15 menit): Rencana perbaikan infrastruktur.
- Sekretaris Rapat (Sekretaris Daerah Kabupaten ABC): Mencatat jalannya rapat dan membuat notulen.
- Tim Teknis: Menyiapkan peralatan seperti proyektor dan mikrofon (30 menit sebelum rapat).
- Tim Konsumsi: Menyiapkan makanan dan minuman (1 jam sebelum rapat).

Pengarahan Rapat:

1. Perencanaan (5 menit): Pemimpin rapat memastikan semua persiapan telah dilakukan.
2. Penjelasan Tujuan (5 menit): Bupati menjelaskan tujuan rapat kepada peserta.
3. Alokasi Waktu:
   - Pembukaan oleh Bupati (5 menit)
   - Laporan Kepala BPBD (15 menit)
   - Rencana Kepala Dinas Sosial (10 menit)
   - Kebutuhan Kepala Dinas Kesehatan (10 menit)
   - Rencana Kepala Dinas Pekerjaan Umum (15 menit)
   - Diskusi dan Koordinasi (45 menit)
   - Penutupan (5 menit)
4. Komunikasi Efektif (Selama diskusi): Dorong peserta untuk menyampaikan pendapat secara jelas dan singkat.
5. Fasilitasi Diskusi (45 menit): Gunakan teknik fasilitasi untuk memastikan setiap peserta dapat berkontribusi.
6. Evaluasi Rapat (5 menit): Lakukan evaluasi singkat sebelum rapat ditutup.

Pengendalian Rapat:

1. Notulen Rapat: Sekretaris rapat menyusun notulen yang mencakup keputusan dan tindak lanjut (30 menit setelah rapat).
2. Pemeriksaan Notulen: Bupati memeriksa dan menyetujui notulen (1 hari setelah rapat).
3. Distribusi Notulen: Bagikan notulen kepada peserta rapat dan pihak terkait (2 hari setelah rapat).
4. Evaluasi Keberhasilan: Evaluasi apakah tujuan rapat tercapai (1 minggu setelah rapat).
5. Tindak Lanjut: Pastikan tindak lanjut dilaksanakan oleh instansi yang bertanggung jawab (sesuai timeline yang disepakati).

Umpan Balik:  
Setelah rapat, lakukan evaluasi umum tentang efektivitas rapat dan rencanakan perbaikan untuk rapat koordinasi selanjutnya (1 minggu setelah rapat).

Kesimpulan

Dalam rangka meningkatkan efektivitas dan produktivitas rapat, sangat penting bagi pembaca untuk memahami langkah-langkah kunci dalam persiapan rapat, termasuk perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Kesuksesan rapat bukan hanya tergantung pada jalannya diskusi, tetapi juga pada seberapa baik rapat tersebut dipersiapkan dan diorganisir. Oleh karena itu, setiap individu yang terlibat dalam penyelenggaraan rapat harus memastikan bahwa semua aspek telah direncanakan dengan matang, mulai dari tujuan rapat hingga tindak lanjut yang diperlukan. Kesadaran akan pentingnya persiapan rapat yang baik dapat membantu mengoptimalkan waktu, sumber daya, dan mencapai hasil yang diinginkan. Dengan demikian, penting bagi pembaca untuk memahami dan menerapkan langkah-langkah tersebut dalam praktik penyelenggaraan rapat di lingkungan kerja .

Referensi

Amos, Julie-Ann., Essentials 80/20 Managemenf, Aturan Pareto, alih bahasa oleh Bangun, Anna. W., Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta, 2003. 

Jones, Gareth. R; George, Jennifer M.; Hill, Charles W.L., Contemporary Management, 2no Edition. McGraw-Hill International Edition, Boston, 2000. 

Smith, Jane., How to be a befter time manager (Mengelola waktu secara efisien), alih bahasa oleh Wahyudi, Hari. Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta, 2002. 

Weihrich,..Heinz., and Harold Koontz, Management a Global perspective, 1Oth Edition. McGraw-Hill International Edition, 1999.