Tidak Ada Lagi yang Tidak Bisa "Siapkan Rapat": Rahasia Rapat yang Efektif

5. Rapat harus difasilitasi secara efektif. Seorang fasilitator yang ahli mampu membuat semua peserta rapat untuk memberikan kontiibusi, membuat setiap peserta tetap pada jalurnya, dan mengurangi pengulangan. 

6. Para peserta harus mengkaji ulang jalannya rapat. Mengkaji ulang jalannya rapat sebelum rapat tersebut ditutup, akan memberi manfaat. Peserta dapat memberikan umpan-balik untuk memperbaiki rapat selanjutnya. 

Setelah rapat selesai, sebelum rapat ditutup, jangan lupa membuat kesimpulan hasil rapat tersebut (termasuk kesepakatan yang telah dibuat dalam rapat), mengingatkan peserta rapat akan tindakan, tugas, dan tanggung-jawab yang telah disetujui dan akan dilaksanakan oleh peserta rapat, dan jangan lupa'mengucapkan terima-kasih atas partisipasi peserta lapat. Kesimpulan hasil rapat perlu dibacakan kepada peserta rapat agar mereka rnengetahuinya dan dapat mengkoreksi jika ada hal-hal yang tidak sesuai. Kesimpulan yang telah dibacakan, dikoreksi, dan disepakati akan ditulis dalam notulen rapat sebagai hasil rapat tersebut.

Pengendalian Rapat 

Langka ini yang paling penting karena tanpa pengendalian semua yang telah dilakukan dalam rapat dapat menjaditidak ada gunanya.

Dalam hal rapat, setelah rapat selesai dilaksanakan, pemimpin rapat perlu segera mengevaluasi keberhasilan rapat tersebut dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan (yang telah dicantumkan dalam agenda rapat) dan segera melaksanakan tindakan sebagai berikut: 

1. Menugaskan sekretaris untuk segera membuat notulen rapat. (notulen rapat ini sebaiknya singkat, padat, dan jelas) 

2. Memeriksa notulen rapat yang telah dibuat oleh sekretaris, mengkoreksi hal-hal yang kurang tepat, dan menandatanganinya. 

3. Membagikan notulen rapat tersebut kepada peserta rapat, termasuk orang yang diundang rapat namun tidak hadir rapat, agar mereka dapat mengetahui hal-hal yang dibahas dan diputuskan dalam rapat 

4. Memeriksa hal-hal apa yang masih belum tuntas dibahas dalam rapat tersebut dan perlu dibahas dalam rapat berikutnya. 

5. Menindak-lanjuti hal-hal yang telah diputuskan dalam rapat tersebut, misalnya: menghubungi orang yang harus dihubungi, melaksanakan hal-hal yang harus dilaksanakan dll. 

Pemimpin rapat juga perlu melakukan umpan balik (feed back, yaitu mengevaluasi jalannya rapat tersebut dan merencanakan hal-hal yang perlu diperbaiki berkenaan dengan kegiatan rapat berikutnya: