Berapa Jam Sebaiknya Durasi Rapat Bisnis di Perusahaan?

Idealnya, durasi rapat di perusahaan itu, sekitar 1-2 jam. Lebih dari 2 jam, biasanya menjadi kurang efektif, juga inefisien.

Itu menurut pengalamanku di sebuah perusahaan milik pemerintah, ya.

Tapi ikhwal durasi itu tentu saja sangat tergantung pada tujuan rapat. Apakah untuk pengarahan (briefing), pelaporan, evaluasi rutin, koordinasi, penyelesaian masalah (problem solving), atau perencanaan bisnis?

Baca juga: Gondang Bolon Batak: Di Bawah Ancaman Musik Modern [Bagian 3]

Kalau rapat perencanaan bisnis, misalnya penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan, biasanya bisa sampai 2 hari. Lazim diadakan di luar kantor. Bisa di hotel, bungalow, atau villa di luar kota.

Saya tak hendak membicarakan durasi rapat perencanaan bisnis semacam itu di sini. Perlu artikel khusus untuk itu.

Saya hanya akan mendiskusikan durasi rapat-rapat lainnya yang telah disinggung di atas.

***

Baca juga: Poltak, Sebuah Novel Mosaik

Ya, berapa lama durasi rapat yang ideal? Dalam arti efektif dan efisien?

Saya akan coba berbagi berdasar pengalaman 12 tahun bergabung dalam satu perusahaan plat merah.

Berdasar pengalaman, rapat-rapat pengarahan, pelaporan, dan evaluasi rutin lazimnya bisa tuntas dalam satu jam. Sebab rapat-rapat semacam ini sudah spesifik dan jelas agendanya. Pengarahan cenderung searah (dari atasan ke bawahan). Begitu juga pelaporan hasil kerja (dari bawahan ke atasan). 

Sementara evaluasi rutin fokus pada gap antara rencana dan implementasi. Berikut penjelasan tentang penyebab. Lalu solusi praktis atau teknis untuk menutup gap negatif.

Misalnya, suatu waktu, dalam evaluasi kemajuan budidaya padi saya menemukan fakta target luas tanam per hari tak tercapai. Penyebabnya kelangkaan tenaga kerja. Solusi praktisnya, ya, sewa mesin tanam. 

Rapat-rapat koordinasi dan pemecahan masalah lazimnya bisa selesai dalam tempo 2 jam. Asalkan agendanya  spesifik dan bahan rapat sudah dibagikan 1-2 hari sebelumnya.

Durasi rapat koordinasi bisa sampai 2 jam karena melibatkan sejumlah divisi di bawah satu direktorat atau bahkan lintas-direktorat. Jadi harus memastikan setiap divisi paham job desc dan konsisten menjalankannya. Sebab jika tidak begitu, maka suatu divisi akan menjadi bottleneck dalam pelaksanaan program atau proyek.

Misalnya, saat menangani produksi padi, dalam rapat koordinasi, saya harus yakin divisi pemasaran sudah siap dengan permintaan pasar. Sebab jika tidak, maka hasil panen akan menjadi stok yang berisiko turun mutu.

Rapat penyelesaian masalah biasanya berat. Tapi bisa diselesaikan dalam dua jam. Syaratnya fokus pada satu masalah. Masalah lainnya bicarakan dalam rapat terpisah.

Ilustrasi rapat yang tak efektif dan tak efisien (Foto: istockphoto.com)

Suatu ketika, saat menangani perencanaan strategis, saya diminta untuk mencari solusi inefisiensi perusahaan yang sedang bleeding. Salah satu yang saya pikirkan adalah menutup hampir 50 persen kantor cabang yang tidak produktif. Stafnya digabung ke cabang-cabang produktif.

Dalam rapat dengan direksi, setelah melalui debat pro-kontra, usul itu dapat diterima dalam 2 jam rapat. Sebab disertai argumentasi dan perhitungan jumlah penghematan dari tunjangan, biaya operasional, dan overhead cost kantor.

***

Berdasar pengalaman, selain ditentukan tujuan rapat, durasi rapat juga sangat ditentukan kesiapan bahan rapat.  Entah itu butir-butir gagasan atau data dan analisisnya.

Intinya jangan melakukan suatu rapat jika bahannya belum siap. Juga jangan ikut rapat jika belum mempelajari bahannya.

Dengan begitu, rapat akan fokus pada bahan rapat. Sehingga tak akan bertele-tele tanpa ujung-pangkal.

Saya selalu menyiapkan bahan rapat yang menurut perkiraanku bisa selesai dibicarakan dalam tempo 2 jam. Atau jika diundang rapat, saya pasti baca dulu bahannya, dan sudah tahu mau ngomong apa.

Kepada teman-teman sekantor saya selalu ingatkan durasi rapat maksimal 2 jam. Dan kalau saya bikin rapat, selalu konsisten menutup rapat setelah 2 jam.  

Mengapa maksimal 2 jam? Karena menurut pengalamanku, memasuki jam ketiga efektivitas dan efisiensi rapat mulai merosot. Konsentrasi peserta rapat mulai buyar dan daya pikir juga mulai jenuh.

Setelah 2 jam, peserta rapat biasanya sudah mulai saling bisik, saling kirim pesan lewat HP, dan keluar-masuk ruangan.  Itu menjadikan jam ketiga dalam rapat berkurang efektivitas dan menjadi buang waktu (inefisiensi). Jam keempat pikiran peserta rapat sudah merantau ke luar ruangan.

Memang saya tak selalu bisa berharap rapat-rapat yang di-lead oleh divisi lain atau oleh direksi bisa disiplin maksimal 2 jam. Itu sangat tergantung pada kemampuan dan karakter pimpinan rapat. Ada yang tak siap, bertele-tele, suka curcol, dan melebar-lebarkan masalah. Hal-hal semacan itu membuat rapat berlarut-larut hingga peserta cemberut.

Saya tahu siapa direktur dan kepala divisi yang modelnya begitu. Karena itu kalau diundang rapat, saya selalu hadir dengan laptop terbuka. Memasuki jam ketiga rapat, saya akan mengerjakan tugas-tugas sendiri di laptop. Itu namanya praktek multi task by  accident.

***

Pengalamanku menunjukkan frekuensi dan durasi rapat bisa menjadi indikator kinerja perusahaan. Semakin sering dan semakin lama rapat-rapat, pertanda kinerja perusahaan sedang semakin "tidak baik-baik saja". 

Atau sebaliknya, perusahaan yang kondisinya "tidak baik-baik saja" akan semakin sering melakukan rapat yang durasinya berkepanjangan.

Logikanya sederhana.  Semakin sering dan lama rapat, semakin berkurang waktu staf untuk mengerjakan tugas pokok dan menjalankan fungsinya.  Akibatnya, bisa-bisa target kinerja tak tercapai. 

Bukan sekali dua kali saya menghabiskan satu hari kerja hanya untuk rapat-rapat divisi dan direksi. Sebagian membahas isu sederhana yang mestinya bisa dibereskan secara one on one atau sirkuler. Risiko dari rapat yang berlebihan seperti itu, pekerjaan inti jadi terbengkalai.  

Jadi, berhati-hatilah. Frekuensi dan durasi rapat yang terlalu tinggi bisa menjadi bottleneck kinerja perusahaan. 

Ini sekadar berbagi saja, ya. Mungkin tak berlaku untuk perusahaan lain. Sebab lain pemukiman lain sumurnya, lain perusahaan lain kulturnya. (eFTe)