Untuk memaksimalkan hasil bagi mahasiswa, fakultas, staf, dan komunitas yang lebih luas, lembaga pendidikan tinggi harus berkelanjutan dan efisien secara finansial. Menarik hubungan antara tujuan keuangan dan misi lembaga berfungsi sebagai seruan yang kuat untuk mendukung perubahan transformatif. Dua tindakan terkait dapat membantu, yaitu:
- Tekankan dampak misi atas dampak finansial dalam pengiriman pesan ke kampus. Berbagi dampak dan keberhasilan --- misalnya, ketika bantuan keuangan tambahan telah dialokasikan kepada mahasiswa yang memenuhi syarat untuk mendukung keberhasilan mereka, fokuslah pada dampak tingkat ketekunan yang ditingkatkan daripada peningkatan pendapatan dari retensi mahasiswa.
- Komunikasikan sketsa kecil tapi berdampak. Misalnya, menyoroti pendanaan penelitian tambahan yang diperoleh karena investasi strategis pada penulis hibah. Kisah-kisah semacam itu mempersonalisasikan perubahan bagi komunitas.
CFO dan rektor dari universitas negeri unggulan sama-sama menyadari perlunya perubahan. Biaya operasional mereka melebihi pendapatan usaha mereka, dan pendanaan dari negara turun drastis di tengah tekanan anggaran. Meskipun universitas belum dalam kesulitan, para pemimpinnya ingin bertindak sebelum keadaan menjadi lebih buruk. Akan tetapi, para pemimpin menyadari bahwa universitas telah melakukan beberapa inisiatif besar selama beberapa tahun sebelumnya, dan komunitas waspada terhadap upaya signifikan lainnya. Untuk membantu menyatukan apa yang sebelumnya merupakan upaya yang lebih tertutup, universitas mengaitkan transformasi keuangan dengan inisiatif sebelumnya yang terkait dengan misi pengajaran dan penelitian. Para pemimpin menghubungkan setiap area peluang yang dijelajahi --- seperti penelitian, kesuksesan siswa, dan pengoptimalan pemasaran --- dengan bagaimana hal itu memungkinkan "pengembalian misi" yang lebih besar bagi universitas.
Pada akhirnya, melalui komunitas yang berkumpul di sekitar tujuan bersama mereka untuk mengajar, penelitian, dan kepentingan publik, komunitas mengembangkan inisiatif untuk menghasilkan dan menerapkan ide-ide inovatif untuk mendukung institusi tersebut. Manfaat bagi universitas adalah memungkinkan investasi dalam kegiatan misi penting untuk mendukung pertumbuhan penelitian, bimbingan dan kesejahteraan mahasiswa.
Menanggapi krisis Covid-19, banyak universitas beralih ke penghematan biaya sebagai peluang langsung untuk meningkatkan prospek keuangan jangka pendek mereka. Meskipun hal itu diperlukan, langkah-langkah pengurangan biaya sering kali dapat menyebabkan penurunan semangat kerja karyawan, dan, dalam kasus terburuk, dapat memengaruhi hasil mahasiswa. Menargetkan pertumbuhan strategis, dalam beberapa cara, dapat membantu memberikan inspirasi bagi komunitas, memperluas dampak misi lembaga, dan membangun universitas yang lebih tangguh secara finansial. Berikut beberapa cara tersebut, yaitu:
- Tinjau hasil siswa dan kegiatan yang menghasilkan pendapatan dan operasi. Lakukan tinjauan komprehensif dan analisis temuan untuk memahami peluang untuk tumbuh. Area utama untuk dijelajahi termasuk portofolio program, pengembalian dana abadi, dan dukungan dan layanan siswa (pameran).
- Pastikan pengiriman pesan kepada komunitas berfokus pada ambisi pertumbuhan strategis serta efisiensi. Pemangku kepentingan universitas membutuhkan inspirasi untuk membantu mereka mengatasi kesulitan keuangan. Area pertumbuhan dapat memberikan pandangan optimis untuk membantu masyarakat melalui perubahan yang dibutuhkan.
Dalam beberapa tahun terakhir, tidak sedikit universitas menghadapi penurunan surplus dengan penurunan pendaftaran dan retensi yang dipasangkan dengan kenaikan biaya yang stabil, dan diperburuk oleh pandemi Covid-19. Para pemimpin ingin memperkuat situasi keuangan universitas untuk investasi berbasis misi di masa depan sambil mendiversifikasi basis mahasiswanya melalui pertumbuhan yang ditargetkan. Tetapi implementasi sebelumnya dari pengukuran biaya telah menemui hambatan yang signifikan dari fakultas dan staf universitas.
Pimpinan universitas menyadari bahwa mereka perlu menerapkan pendekatan komprehensif yang berfokus tidak hanya pada biaya tetapi juga pendapatan; selain secara transparan membingkai kebutuhan untuk menghemat biaya untuk mengejar prioritas masa depan, mereka menyoroti rencana rinci untuk menghasilkan pendapatan strategis. Presiden mengumpulkan komunitas untuk upaya semua-tangan-di-dedikasikan untuk menyelesaikan kesenjangan keuangan sambil mempertahankan pengalaman siswa. Mereka melembagakan proses yang jelas untuk mengevaluasi ide-ide yang dihasilkan oleh komunitas dan memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat. Pada akhirnya, melalui pembingkaian ulang tentang apa yang dimaksud dengan "mengutamakan masyarakat" dan memberikan inisiatif inspiratif kepada anggota masyarakat di samping upaya yang lebih menantang, pengurus yayasan dan pimpinan kampus dapat menerapkan keputusan dengan dukungan pemangku kepentingan.
Sepanjang pandemi Covid-19, banyak institusi mengandalkan upaya jangka pendek yang dapat membantu mereka bertahan dari krisis, tetapi tidak akan mengubah lintasan jangka panjang mereka. Transformasi yang efektif membangun kapasitas untuk perubahan berkelanjutan dan perbaikan berkelanjutan daripada menerapkan perubahan jangka pendek untuk bertahan dari krisis. Beberapa hal yang dapat dialkukan adalah sebagi berikut:
- Bentuk tim transformasi pusat. Gunakan tim ini untuk memberikan dukungan untuk mengatasi hambatan dan akuntabilitas untuk mencapai tujuan; jalankan irama teratur untuk memastikan eksekusi tepat waktu.
- Detailkan proses pengambilan keputusan yang transparan dan obyektif. Rincikan dengan jelas informasi apa yang diperlukan untuk mengevaluasi sebuah ide dan mengkomunikasikan bagaimana kepemimpinan akan menggunakan informasi ini untuk menentukan apa yang akan bergerak maju. Kejelasan membangun kepercayaan dalam komunitas seputar proses yang adil dan obyektif yang dapat diikuti semua orang.
- Meningkatkan kapabilitas organisasi. Berinvestasilah dalam mengembangkan kapasitas individu dan kolektif melalui pelatihan khusus yang bertujuan untuk memperluas bangku talenta dan memastikan transformasi yang bertahan lama.
Para pemimpin harus mampu mendorong transformasi untuk mengubah model operasi secara mendasar. Selanjutnya, universitas berfokus pada keberlanjutan dan membentuk tim untuk membantu mempertahankan kebiasaan dan prosedur baru. Tim pelaksana pusat tidak hanya terus mendorong transformasi ke depan tetapi juga mengadaptasi proses untuk bagian lain dari organisasi, misalnya, mengevaluasi permintaan anggaran baru, sehingga memperluas dampak dan menanamkan perubahan di seluruh organisasi.
Penulis,
Merza Gamal
Author of Change Management & Cultural Transformation
Former AVP Corporate Culture at Biggest Bank Syariah
