Selama pandemi beberapa kantor menerapkan kebijakan bekerja dari rumah (WFH) untuk menekan penularan Corona.Â
Sayangnya, pekerjaan yang dilakukan jarak jauh (remote) ini malah menyebabkan banyak pekerja stres bahkan mengalami burnout. Penyebabnya adalah jam kerja yang lebih panjang daripada ketika bekerja di kantor (WFO).Â
Memaksakan diri untuk terus bekerja, beban kerja yang berat, pekerjaan yang monoton atau kurangnya apresiasi dari atasan dapat membuat para pekerja mengalami kelelahan, baik fisik maupun mental.
Ada beragam cara untuk mengurangi stres sekaligus membuat produktivitas tetap terjaga. Salah satunya adalah dengan menerapkan metode time blocking.
Apa Itu "Time Blocking"?
Time blocking adalah teknik manajemen waktu yang membantu untuk menjadwalkan dan merencanakan pekerjaan dengan memblokir slot waktu tertentu sehingga akan lebih banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan secara lebih cepat dan meningkatkan produktivitas.
Time blocking akan sangat membantu kita dalam menyempurnakan keterampilan perencanaan.Â
Prinsip dari metode time blocking adalah penjadwalan yang konstan, pengorganisasian dan menentukan waktu yang tepat untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan sesuai dengan prioritasnya masing-masing.
Ada beberapa variasi dalam melakukan time blocking, antara lain task batching, day theming dan time boxing.Â
Penjelasan mengenai variasi-variasi dalam time blocking, Insya Allah akan saya jelaskan secara terpisah di artikel berikutnya agar tulisan ini tidak terlalu panjang.
Manfaat "Time Blocking"
Time blocking melatih kita untuk membuat perencanaan dan menetapkan tujuan sehari-hari. Kita akan belajar untuk menentukan dan menyortir mana aktivitas yang perlu diprioritaskan terlebih dulu, yang bisa ditunda pelaksanaannya dan yang tidak perlu dilakukan sama sekali.
Selain itu, time blocking juga memberi kesempatan bagi kita untuk mengambil jeda barang sejenak di sela-sela padatnya pekerjaan.
Dengan demikian jadwal harian kita lebih rapi dan teratur. Hal tersebut membantu kita tetap produktif namun hemat tenaga dan pikiran sehingga mengurangi stres.
Tahapan Melakukan "Time Blocking"
Pertama, tahap perencanaan (planning)
Di tahap ini kita bisa memulainya dengan mengurutkan aktivitas atau pekerjaan yang akan dilakukan berdasarkan prioritasnya.Â
Daftar pekerjaan (to do list) yang disusun sebaiknya dibatasi saja menjadi 3 sampai 5 pekerjaan yang paling penting dan mendesak. Dari daftar tersebut bisa juga dipecah lagi menjadi subsub tugas yang lebih kecil.
Kedua, tahap pemblokiran (blocking)Â
Kapan kita perlu melakukan time blocking dan berapa waktu yang dibutuhkan adalah pertanyaan dasar yang perlu dipertimbangkan ketika memasuki tahap ini.
Di tahap ini kita bisa mulai dengan mengenal lebih dulu ritme sirkadian atau jam biologis kita. Setiap orang ritme sirkadiannya berbeda-beda sehingga waktu-waktu produktifnya juga berbeda-beda. Ada yang lebih produktif di pagi hari (early bird type/morning person). Tapi ada juga yang lebih produktif di malam hari (night owl type/night person).
Ritme sirkadian sendiri adalah proses biologis yang berpatokan pada siklus 24 jam atau siklus pagi-malam, yang mempengaruhi sistem fungsional tubuh manusia. Ritme sirkadian akan mempengaruhi waktu ideal manusia dalam menjalankan rutinitasnya, seperti tidur, bangun, makan dan bekerja.Â
Supaya lebih jelas mengenai apa dan bagaimana ritme sirkadian bekerja, silakan klik di sini.
Selain itu, ada dua solusi lain yang cukup efektif untuk mendukung tahap pemblokiran ini, yaitu ritme ultradian dan teknik pomodoro.
Ritme ultradian menyebutkan bahwa otak manusia bekerja dalam 90 menit untuk mencapai titik fokus sehingga usahakan untuk menyelesaikan satu pekerjaan dalam waktu 90 menit.
Sementara dengan teknik pomodoro kita dapat membagi satu pekerjaan ke dalam beberapa sesi. Misalnya, satu pekerjaan yang diselesaikan dalam waktu 90 menit, dibagi menjadi 3 sesi dengan setiap sesi berlangsung selama 30 menit.Â
Dari 30 menit itu, gunakan waktu 25 menit untuk bekerja dan alokasikan 5 menit untuk istirahat. Begitu seterusnya hingga sesi 3.
Ketiga, tahap pelaksanaan (acting)
Lakukan pekerjaan sesuai dengan yang sudah direncanakan. Sediakan juga waktu setidaknya satu jam untuk menghadapi pekerjaan yang tak terduga atau dadakan.
Keempat, tahap revisi
Evaluasilah apakah semua sudah sesuai dengan yang direncanakan dan dikerjakan. Kemudian koreksi apakah semuanya sudah sesuai tujuan. Jika belum, introspeksi apa yang salah, apa yang masih kurang dan apa solusinya.
Catatan Penting Mengenai "Time Blocking"
1. Yang dimaksud dengan istirahat tidak melulu ishoma
Mengalokasikan sekitar 5-10 menit setiap habis menyelesaikan pekerjaan dengan jalan-jalan di pekarangan, melakukan peregangan, menyeduh teh atau kopi, makan camilan atau sekadar berdiam diri dan mengalihkan pandangan dari monitor laptop/komputer serta smartphone juga termasuk istirahat.
2. Atur notifikasi di Google Calendar
Ubah notifikasi jadi 0 menit sehingga notifikasi akan muncul seketika saat kegiatan sebelumnya sudah selesai
3. Realistis dalam membuat jadwal
Daftar pekerjaan atau to do list yang kita susun hendaknya dibuat secara realistis untuk mengantisipasi jika ada urusan mendadak, seperti rapat dadakan, email dari klien yang harus segera ditanggapi dan sebagainya.
Jangan dibuat terlalu kaku karena sebenarnya daftar pekerjaan itu untuk membantu kita fokus pada tujuan dan hal-hal penting agar jangan sampai terlewatkan atau tidak maksimal dalam menjalankannya. Tidak masalah kok kalau harus mengubah daftar pekerjaan yang sudah disusun jika memang itu yang dibutuhkan.
