Oleh Nofri Andeska Putra
Dalam dunia yang semakin kompleks dan dinamis, peran humas (hubungan masyarakat) menjadi semakin vital bagi sebuah organisasi. Humas ibarat nahkoda yang mengemudikan kapal organisasi untuk berlayar di lautan komunikasi yang penuh gejolak. Namun, untuk dapat menjalankan peran ini dengan baik, humas harus memiliki kemampuan analisis yang mumpuni dan pemahaman yang mendalam tentang masalah yang dihadapi. Bayangkan seorang nahkoda yang berlayar tanpa memahami arus laut, arah angin, atau potensi bahaya yang menghadang. Betapa mudahnya kapal tersebut terombang-ambing dan akhirnya kandas di tengah lautan. Demikian pula halnya dengan humas. Tanpa upaya analisis yang cermat dan pemahaman yang komprehensif, setiap langkah yang diambil hanya akan menjadi usaha sia-sia yang membuang sumber daya.
Pentingnya analisis dan pemahaman masalah secara mendalam ini ditekankan oleh Gregory (2010) dalam bukunya "Planning and Managing Public Relations Campaigns, A Strategic Approach". Ia menyatakan bahwa langkah awal dan paling krusial dalam proses perencanaan strategis humas adalah melakukan analisis situasi atau masalah yang dihadapi. Tanpa analisis yang cermat, humas hanya akan merencanakan program secara membabi buta, tanpa memahami akar permasalahan yang sebenarnya. Proses analisis situasi ini melibatkan upaya untuk mengidentifikasi dan memahami berbagai faktor internal dan eksternal yang dapat memengaruhi keberhasilan program humas.
Salah satu aspek krusial dalam analisis situasi adalah kemampuan humas untuk memahami persepsi dan ekspektasi dari berbagai kelompok publik yang terlibat. Hal ini sejalan dengan prinsip-prinsip manajemen humas yang dikemukakan oleh Cutlip, Center, dan Broom (2006) dalam bukunya "Effective Public Relations". Mereka menekankan pentingnya mendengarkan suara publik dan membangun komunikasi dua arah yang saling menguntungkan, sehingga humas dapat merancang strategi yang lebih efektif dan diterima oleh semua pihak. Sebagai contoh, dalam kasus penanganan isu lingkungan, humas perlu memahami pandangan masyarakat sekitar, aktivis lingkungan, pemerintah, serta pihak-pihak lain yang terlibat. Dengan demikian, solusi yang direncanakan tidak hanya memenuhi kepentingan organisasi semata, melainkan juga mempertimbangkan kepentingan masyarakat luas. Pentingnya pemahaman terhadap persepsi dan ekspektasi publik ini juga ditekankan oleh Oliver (2010) dalam bukunya "Public Relations Strategy". Ia menyatakan bahwa humas harus mampu mengidentifikasi dan menganalisis berbagai kelompok publik yang memiliki kepentingan terhadap organisasi, serta memahami kebutuhan, harapan, dan pandangan mereka. Dengan pemahaman ini, humas dapat merancang strategi komunikasi yang lebih tepat sasaran dan efektif dalam membangun hubungan yang harmonis dengan publiknya.
Selain itu, Austin dan Pinkleton (2015) dalam bukunya "Strategic Public Relations Management: Planning and Managing Effective Communication Campaigns" menyoroti pentingnya mempertimbangkan aspek politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang berlaku di lingkungan sekitar organisasi. Hal ini memungkinkan humas untuk mengantisipasi tantangan dan memanfaatkan peluang yang ada secara optimal. Sebagai contoh, dalam merencanakan kampanye penghijauan dan pelestarian lingkungan, humas perlu memahami faktor-faktor seperti kebijakan pemerintah terkait lingkungan, tingkat kesadaran dan perilaku masyarakat terhadap isu lingkungan, dampak ekonomi dari program penghijauan, serta keterlibatan pemangku kepentingan seperti aktivis lingkungan dan perusahaan swasta. Tujuannya agar humas dapat merancang strategi yang lebih efektif, seperti memilih program yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan memanfaatkan saluran komunikasi yang tepat untuk menjangkau audiens yang luas.
Gregory (2010) juga menekankan pentingnya melibatkan berbagai pihak dan sumber informasi yang relevan, seperti penelitian, survei, analisis media, serta diskusi dengan pemangku kepentingan. Agar humas dapat memperoleh gambaran yang utuh dan akurat tentang masalah yang dihadapi. Selain itu, humas juga perlu memiliki keterampilan analisis yang mumpuni, seperti kemampuan mengolah data, mengidentifikasi tren, dan memetakan hubungan antara berbagai faktor. Sebagaimana dikatakan oleh Smith (2021) dalam bukunya "Strategic Planning for Public Relations", humas harus mampu "membaca" lingkungan organisasi secara cermat dan menginterpretasikan temuan-temuan dengan bijaksana. Tentunya, upaya ini membutuhkan alokasi sumber daya yang memadai dari organisasi. Sehingga humas perlu didukung dengan anggaran, sumber daya manusia yang berkualitas, serta akses terhadap berbagai sumber informasi yang diperlukan. Tanpa dukungan ini, proses analisis akan menjadi terbatas dan berpotensi menghambat keberhasilan program humas yang direncanakan. Meskipun proses analisis tersebut membutuhkan upaya yang besar, namun manfaatnya jauh lebih besar.
Proses analisis situasi merupakan kunci keberhasilan sebuah kampanye atau program humas. Tanpa pemahaman yang utuh tentang masalah yang dihadapi, serta faktor-faktor yang memengaruhinya, setiap upaya yang dilakukan hanya akan menjadi sia-sia dan tidak efektif. Salah satu metode yang direkomendasikan oleh Gregory (2010) dalam melakukan analisis situasi adalah melalui riset dan audit komunikasi. Riset ini dapat melibatkan berbagai teknik seperti survei, focus group discussion, wawancara mendalam, serta analisis isi media. Melalui riset ini, humas dapat mengumpulkan data dan informasi yang akurat tentang persepsi, sikap, harapan, serta perilaku dari publik sasaran. Selain riset, pentingnya melakukan audit komunikasi untuk menganalisis situasi. Audit komunikasi ini melibatkan evaluasi terhadap seluruh aspek komunikasi organisasi, baik internal maupun eksternal. Hal ini mencakup analisis terhadap pesan, saluran, media, serta keefektifan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Melalui audit komunikasi, humas dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam praktik komunikasi organisasi, serta menemukan peluang untuk perbaikan dan pengembangan.
Dalam proses analisis situasi, humas perlu menggunakan berbagai metode dan alat analisis untuk memperoleh pemahaman yang mendalam tentang masalah yang dihadapi. Misalnya, melakukan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), analisis isu, analisis risiko, serta analisis lingkungan internal dan eksternal organisasi. Melalui analisis yang cermat, humas dapat mengidentifikasi peluang dan ancaman yang dihadapi organisasi, serta kekuatan dan kelemahan yang dimiliki. Sehingga humas dapat merumuskan strategi yang lebih efektif dan berkelanjutan untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Sebagai contoh, dalam menghadapi krisis reputasi akibat skandal korupsi, humas dapat melakukan analisis SWOT untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi, serta peluang dan ancaman yang ada. Berdasarkan analisis ini, humas dapat merumuskan strategi untuk memperbaiki citra organisasi, seperti kampanye transparansi, program tanggung jawab sosial, atau restrukturisasi manajemen.
Dalam kegiatan tersebut, penting untuk melibatkan pimpinan organisasi dalam setiap proses perencanaan strategis humas. Dukungan dari pimpinan organisasi sangat dibutuhkan agar program dan strategi yang direncanakan dapat diimplementasikan secara efektif. Selain itu, keterlibatan pimpinan juga dapat memberikan perspektif yang lebih luas dan strategis dalam proses analisis situasi. Sehingga humas dapat menyusun perencanaan yang solid, realistis, dan sesuai dengan kebutuhan serta konteks organisasi. Hasilnya, program dan strategi humas akan lebih efektif dalam mencapai tujuan organisasi, baik dalam membangun citra positif, mengelola isu dan krisis, maupun memelihara hubungan yang baik dengan publiknya.
