Administrasi Sarana dan Prasarana

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Penulis : Kiran Giovany Sitompul (200101078 )

Mahasiswa Institut Agama Kristen Negeri Tarutung 

Dosen Pengampu : Helena Turnip M.Pd

 

Pendahuluan

Administrasi sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu komponen yang secara langsung atau tidak langsung digunakan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas pendidikan yang ada di Indonesia. Dengan perkembangan zaman diusahakan sarana dan prasarana dalam suatu organisasi bertambah tujuannya agar peserta didik nantinya tidak gaptek di dalam dunia globalisasi.

Pengelola/administrator bidang saran dan prasarana mempunyai keduduan yang sangat strategis untuk itu menambah pengetahuan dari personal tata usaha sekolah dan guru akan pentingnya pemahaman administrasi sarana dan prasarana dalam pendidikan, serta kurangnya kesadaran dan minat dari mereka untuk mengetahui dan memahami pentingnya pengetahuan terhadap administrasi sarana dan prasarana merupakan alasan penulis membuat artikel ini, sehingga pihak-pihak yang terkait dapat mengetahui perannya dalam adminitrasi sarana dan prasarana.

Pembahasan

A. Pengertian Administrasi Sarana Dan Prasarana

      Istilah administrasi sarana dan prasarana dan fasilitas organisasi memiliki arti yang berbeda tetapi dalam sering digunakan secara bersamaan. Namun adanya sarana atau fasilitas organisasi tanpa adanya prasarana maka sarana atau fasilitas tersebut tidak mungkin dapat dioperasikan. Prasarana berhubungan dengan tempat, ruangan, lahan, kawasan, tanah lapang dan sebagainya. Adapun sarana atau fasilitas umumnya berupa peralatan, perabotan, transportasi, jaringan dan sebagainya. Kemudian apa yang dimaksud dengan sarana dan prasarana?

• Berdasarkan PP Mendiknas No. 24 Tahun 2007, Tentang Standar Sarana dan Prasarana dinyatakan, sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, Adapun prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah. Sarana, antara lain berupa meja, kursi, serta alat media pembelajaran. Adapun prasarana antara lain berupa gedung, ruang kelas, halaman, taman, lapangan, jembatan, jalan menuju sekolah, dan lain-lain.
• Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Adapun prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses/usaha, pembangunan, proyek).
• Association of Facilities Managers (AFM), mengartikan administrasi sarana dan prasarana sebagai pengelolaan aset dan bangunan bersama dengan fasilitas layanan dan orang-orang yang tergabung di dalamnya, ini memiliki implikasi dalam hal desain awal, pemeliharaan, administrasi sehari-hari dan pengendalian tenaga kerja, energi dan sumber daya terkait.
• Dalam definisi yang luas British Institue of Facilities Management (BIFM), menggunakan istilah manajemen sarana dan prasarana atau manajemen fasilitas, merupakan usaha mengambil kontrol, nilai tambah, mendukung bisnis, memastikan bahwa ruang dan lingkungan kerja tidak menghalangi dan dapat meningkatkan produktivitas kegiatan inti.

     Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa administrasi sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan penataan terhadap proses usaha kerjasama antara dua orang atau lebih dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan prasarana organisasi secara efektif dan efisien.

 

B. Proses Administrasi Sarana Dan Prasarana

     Pertambahan sarana dan prasarana yang semakin besar, menimbulkan permasalahan baru dalam pengelolaannya. Oleh karena sarana dan prasarana organisasi merupakan harta milik/kekayaan organisasi maka perlu adanya kegiatan penataan/pengelolaan yang baik. Kegiatan pengelolaan berawal sejak analisis perencanaan kebutuhan, pengadaan, pendistribusian, pendayagunaan atau pemanfaatan, pemeliharaan, inventarisasi, dan penghapusan.

a). Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, penghitungan dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan sarana dan prasarana atau perbekalan, penggunaan, pengorganisasian, maupun pengendalian perbekalan.

 b). Pengadaan

Menurut Rugaiyah dan Atik Sismiati pengadaan adalah proses kegiatan mengadakan sarana dan prasarana yang dapat dilakukan dengan cara-cara membeli, menyumbang, hibah, dan lain-lain (Rugalyah, 2011:65). Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam konteks organisasi, pengadaan merupakan segala kegiatan yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang kegiatan organisasi agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

c). Penerimaan dan pendistribusian

Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. 

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/pemegang yang satu kepada instansi/pemegang yang lain. Dalam lingkungan yang sempit seperti sekolah, maka kegiatan ini dapat berwujud penyaluran atau kegiatan membagi/mengeluarkan barang sesuai kebutuhan guru/seksi bagian dalam instant tersebut untuk keperluan kegiatan belajar mengajar serta perkantoran. 

Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya; ketepatan sasaran penyampaiannya, dan ketepatan kondisi barang yang di salurkan.

d). Pendayagunaan, pemanfaatan

Penggunaan sarana dan prasarana adalah manfaat segala jenis barang yang sesuai dengan kebutuhan secara efektif dan efisien. Dalam pemanfaatan sarana harus mempertimbangkan hal sebagai berikut:

1). Tujuan yang akan di capai

2). Tersedia sarana dan prasarana penunjang

3). Karakteristik pengguna

4). Pemeliharaan

e). Perbaikan

Perawatan dan pemeliharaan adalah kegiatan yang berupa upaya untuk meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam kondisi yang siap pakai dan berfungsi dengan baik. Perawatan merupakan usaha preventif atau pencegahan agar sarama dan prasarana tidak rusak dan tetap terpelihara. Perawatan juga dimaksudkan untuk melakukan kalibrasi pengaturan, penyetelan atau perbaikan peralatan sarana dan prasarana yang sudah terlanjur rusak sehingga bisa dipergunakan lagi.

f). Inventarisasi, pelaporan

Inventarisasi adalah suatu kegiatan yang meliputi pendaftaran, pencatatan dalam daftar, penyusunan atau pengaturan barang-barang milik negara atau daerah serta melaporkan pemakaian barang-barang kepada pejabat yang berwenang secara teratur dan tertib menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku sehingga mempermudah dalam penyajian data kekayaan negara baik barang-barang terap maupun barang-barang bergerak. Kegiatan pencatatan sampai dengan pelaporan ini disebut inventarisai, sedangkan barang sebagai obyek yang dicatat yang berupa benda/barang tahan lama disebut barang inventaris

g). Penghapusan

Penghapusan merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk menghilangkan atau memusnahkan barang dari daftar inventaris sarpras kantor karena barang tidak layak pakai dan sudah tidak memiliki nilai gunas dimana biaya pemeliharaan dari sarpras kantor lebih besar dari biaya penghapusan sarpras kantor yang dilakukan oleh tim penghapusan/orang yang ditunjuk berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlalu, yang memiliki tujuan umum untuk membebaskan ruang dari penumpukan barang.

     

C. Peran Guru Dalam Proses Administrasi Sarana Dan Prasarana

     Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah terdapat dalam UU No. 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) " Setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektal, sosial, emosional, dan kejiwaan peserta didik '' (Mohammad Syaifuddin, 2007 2.36).

Adapun peran guru dalam proses administrasi sarana dan prasarana yaitu terlibat dalam perencanaan pengadaan alat bantu pengajaran, terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang dipakai oleh guru dan pengawasan dalam penggunaan alat praktek siswa.

D. Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Fungsi adalah sekelompok kegiatan yang sejenis dilihat dari sifat dan pelaksanaannya. Fungsi administrasi sarana dan prasarana/manajemen logistik menurut Subagyo, M.S (1990: 10), dengan menggunakan istilah fungsi manajemen logistik, adalah:

• Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan. Fungsi perencanaan mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman, pedoman. pengukuran, dan penyelenggaraan bidang logistik.
• Fungsi penganggaran. Fungsi penganggaran terdiri atas kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar mata uang, dan jumlah biaya.
• Fungsi pengadaan Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan- kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan, penentua kebutuhan maupun penganggaran
• Fungsi penyimpanan dan penyaluran. Fungsi penyimpanan dan penyaluran merupakan pelaksanaan kegiatan mulai dari penerimaan, penyimpanan, dan penyaluran peralatan/sarana yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansi-instansi/unit-unit pelaksana.
• Fungsi pemeliharaan. Fungsi pemeliharaan adalah suatu usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil sarana dan prasarana.
• Fungsi penghapusan. Fungsi penghapusan yaitu kegiatan-kegiatan dan usaha- usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban berdasarkan peraturan yang berlaku.
• Fungsi pengendalian. Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan secara keseluruhan.