Indonesia akan segera memiliki ibukota baru. Ibukota yang telah disepakati terletak di Pulau Kalimantan, tepatnya di Kalimantan Timur. Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional (PPN / Bappenas) memastikan bahwa pembangunan ibu kota negara (IKN) baru di Kalimantan Timur tetap dilaksanakan. Bahkan, proses pembangunannya masuk dalam rencana kerja pemerintah (RKP) tahun 2021.
Awalnya saya berpikir bahwa proyek infrastruktur ibu kota negara Indonesia hanya akan dilakukan oleh pemerintah Indonesia. Namun ternyata ada banyak sekali tawaran dari luar negeri seperti China, Jepang, Amerika Serikat, dll. Tentunya hal ini adalah kabar baik bagi kita. Apalagi seperti yang kita tahu bahwa negara-negara tersebut adalah negara yang berteknologi maju. Salah satunya negara China, beberapa bulan yang lalu kita dihebohkan dengan video mega proyek pembangunan rumah sakit darurat di kota Wuhan, negara China. Video tersebut merupakan siaran langung yang hanya dilakukan selama 6 hari, dibangun seluas 25 ribu meter persegi dan memiliki 57 lantai.
Luar biasa hebat teknologi yang dipakai oleh negara China. Seluruh peralatan terbaik dikerahkan demi pembangunan yang cepat dan maksimal. Ratusan truk, traktor, buldoser dan ekskavator bergerak selama 24 jam non stop demi mewujudkan proyek.
Setelah mempelajari mata kuliah Manajemen Proyek, saya menjadi lebih paham bagaimana proses pembangunan proyek yang sebaiknya terjadi. Bagaimana jika proyek infratruktur ibu kota baru dilakukan dengan berkolaborasi bersama negara China?
Menurut saya, apabila proyek infrastruktur dimulai pada tahun 2021 berkolaborasi dengan China dan dengan skenario New Normal semakin membaik, maka semuanya jalnnya proyek infrastruktur akan semakin membaik. Pihak manajerial dari pemerintahan Indonesi juga tentunya memiliki keahlian yang sangat baik, hal ini dapat dilihat dari PMBOK (Project Management Book of Knowledge). Berikut hal-hal yang dapat dilakukan oleh kolaborasi pemerintah Indonesia dengan China dalam proyek Infrastruktur selama proses manajemen proyek berdasarkan PMBOK:
1. Initiating
Tahap initiating dilakukan apabila telah mendapatkan proyek sudah mendapatkan beberapa dokumen seperti SPK (Surat Perintah Kerja) dimana ketika sponsor memberikan mandat kepada manajer proyek. Dalam proses Initiating akan menghasilkan dua dokumen penting yaitu Project Charter dan Stakeholder Register. Manajer proyek dapat menerapkan Project Integration Management, input yang dibutuhkan adalah project statement of work (SOW) dokumen mengenai produk yang akan dihasilkan, Business Case yaitu okumen yang berisi informasi bisnis dalam proyek, Persetujuan (MOU), Standar Pemerintah dan sejarah aset organisasi. Output dari Project Integration Management adalah Project Charter. Perbedaan bahasa yang mungkin terlihat sangat jelas dalam proyek ini. Oleh karena itu, kemungkinan besar bahasa yang digunakan dalam berbagai dokumen seperti Project Charter adalah bahasa Inggris.
Project Charter berisi kebutuhan proyek seperti manajer proyek, latar belakang kebutuhan pembangunan infrastruktur terkait pelaksanaan proyek, target yang ingin dicapai, penjelasan mengenai solusi atau infrastruktur yang akan didirikan, kriteria sukses dalam suatu produk, kendala-kendala yang akan dihadapi, tanggung jawab dan aktivitas baik dari pelaksana proyek maupun customer, anggaran dan durasi. Target durasi yang ingin dicapai oleh pemerintah Indonesia adalah selama 4 tahun yaitu mulai tahun 2021 hingga 2024. Project Charter diperlukan untuk mendefinisikan kebutuhan proyek, kemudian manajer proyek dapat menerapkan Project Stakeholder Management. Output dari project stakeholder management nantinya adalah stakeholder register.
Stakeholder berisi tentang daftar-daftar pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu proyek. Data mengenai stakeholder sangat penting untuk mendapatkan masukkan pada tahap perencanaan. Beberapa hal yang perlu dicatat mengenai stakeho lder yaitu: identitas diri, posisi dalam organisasi, tingkat kekuasaan (power) tingkat kepentingan (interest), ekspektasi dan strategi penanganan. Pada proyek AMS (Asset Management System), stakeholder dalam proyek ini adalah sponsor, karyawan PT. Industri Telekomunikasi Indonesia, konsumen, mitra, venor, dll.
- Sponsor dalam proyek ini adalah pemerintah Indonesia dan China.
- Tim proyek adalah karyawan pemerintah Indonesia dan China.
- Pengguna dari infrastruktur ibukota baru adalah masyarakat Indonesia.
- Pemasok alat dari pemerintah Indonesia dan China.
2. Planning
Tahap Planning memiliki target yaitu menghasilkan dokumen perencanaan proyek atau project management plan. Manajer proyek melakukan perencanaan berisi project scope dan mendefinisikan aktivitas untuk menyelesaikan suatu proyek. Project Scope Management adalah kegiatan untuk mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan proyek.
Hasil dari proses sebelumnya yaitu project charter dan stakeholder akan menjadi input dalam proses Planning. Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara scope pengelolaan dalam proyek. Proses utama dalam project management plan adalah merangkum kebutuhan dan kegiatan klien, memastikan batasan pekerjaan, serta membuat uraian pekerjaan seperti:
- Merincikan unit-unit pekerjaan
Unit-unit pekerjaan dalam proyek yakni infrastruktur di bidang IT dan  infrastruktur di bidang fisik seperti bangunan perkantoran, istana presiden, dan sebagainya. Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan selama menjalankan proyek. Seperti peralatan truk, buldoser, dan sebagainya. Setiap orang sudah memiliki job desknya masing-masing sesuai dengan jabatan dan tanggung jawabnya.
- Menentukan urutan pekerjaan
Dari sekian banyak unit pekerjaan, manajer proyek harus mengurutkan pekerjaan terlebih dahulu agar semua rencana tersusun dengan jelas dan sistematis. Manajer proyek dapat menerapkan Project Time Management, akrena setiap aktivitas memiliki waktu terterntu yang berdampak pada biaya yang diperlukan dalam aktivitas tersebut.
- Estimasi durasi
Pada proyek infrastruktur ibu kota negara, kepala Bappenas merencanakan  bahwa proyek ini akan berlangsung selama 3 tahun yaitu dimulai dari tahun 2021 hingga tahun 2024. Namun dengan adanya bantuan dari negara China, saya rasa durasi akan menjadi lebih cepat yaitu kurang dari 3 tahun.
- Finalisasi jadwal proyek
Merencanakan finalisasi jadwal proyek dengan baik yaitu mengenai kegiatan, tanggal dan jam dilakukannya pekerjaan.
- Estimasi biaya untuk masing-masing kegiatan
Menentukan estimasi biaya di setiap kegiatan agar tidak mengalami over budget. Manajer proyek dapat menerapkan Project Cost Management untuk dapat meng-handle semua biaya yang dibutuhkan selama proyek. Estimasi biaya harus dilakukan secara menyeluruh. Seperti misalnya gaji karyawan tidak hanya bagi karyawan lokal (dari Indonesia) melainkan juga dari karyawan China.
- Menentukan standar mutu yang disepakati
Standar mutu disepakati bersama dengan stakeholders terutama pemerintah Indonesia berharap agar infrastruktur yang dimiliki di ibu kota baru tidak kalah dengan infrastruktur yang ada di ibu kota sebelumnya. Bahkan, infrastruktur di ibu kota baru harus jauh lebih baik dan lebih canggih dibandingkan dengan ibu kota yang sebelumnya. Segala hal dalam proyek harus memiliki standar yang sesuai dengan kesepakatan bersama. Manajer proyek dapat menerapkan Project Quality Management agar dapat memanajemen kualitas proyek..
- Perencanaan komunikasi antar stakeholder
Merencanakan komunikasi antar stakeholder selama era new normal menerapkan work from home dan komunikasi tanpa bertemu. Manajer dapat menerapkan Project Communication Management dengan menyesuaikan kondisi selama New Normal. Namun apabila skenario New Normal akan diperbaharui tahun depan menjadi lebih baik, maka pertemuan secara langsung dapat dilakukan.
- Perencanaan manajemen resiko.
Manajer proyek merencanakan manajemen resiko yang terjadi selama proyek dengan menerapkan Project Risk Management.
3. Executing
Pada tahap ini, tugas pemerintah Indonesia dan China adalah memfasilitasi dan mengawasi tim agar dapat bekerja sesuai dengan dokumen perencanaan tertutama agar tidak behind schedule dan over budget. Apabila terdapat perubahan atau perbedaan antara pelaksanaan dan perencanaan, maka disarankan untuk melakukan analisis dampak terhadap biaya, waktu, mutu dan resiko. Beberapa tugas manajer proyek dalam tahap ini yaitu:
- Mengevaluasi jalannnya proses pelaksanaan kegiatan,
Jalannya proses pelaksanaan proyek sangat lambat apabila tidak dilakukan evaluasi secara rutin.
- Meningkatkan kinerja tim dan mengelola tim
Manajer proyek dapat menerapkan Project Human Resource Management untuk meningkatkan kinerja tim dan mengelola tim.
- Melaksanakan pembelian dan pengadaan barang dan jasa
Manajer proyek dapat menerapkan Project Procurement Management untuk memperlengkapi keperluan proyek. Namun dengan melakukan kolaborasi bersama China, pengadaan barang dan jasa tidak hanya dari Indonesia, namun juga dari negara China.
- Distribusi informasi dan laporan kepada stakeholder
Perbedaan yang dirasakan adalah bahasa, distribusi informasi dilakukan dengan menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa Internasional yang dipakai selama menjalankan proyek.
- Melakukan tindakan-tindakan untuk mengelola ekspektasi stakeholder
Melaksanakan proyek dengan pengendalian jadwal, anggaran dan pengawaan mutu yang dilakukan oleh manager proyek.
4. Monitoring and Controlling
Selain melakukan perencanaan, mengawasi dan memotivasi tim, tugas seorang manajer proyek adalah melakukan pengawasan dan pemantauan. Tujuan utama dalam tahap pengawasan adalah memastikan agar pelaksanaan proyek tidak jauh menyimpang dari rencana. Terutama dari sisi waktu, biaya, mutu, dan ruang lingkup lainnya. Beberapa poin penting dalam proses monitoring and controlling yaitu:
- Mengontrol perubahan
Banyak sekali keperluan yang dibutuhkan dalam proyek infrastruktur. Maka kemungkinan terjadi resiko juga sangat tinggi. Oleh karena itu, manajer proyek infrastruktur ibu kota negara harus mampu mengontrol segala perubahan yang dialami
- Merekomendasikan tindakan perbaikan atau pencegahan untuk mengantisipasi kemungkinan masalah
Apabila terjadi masalah, tindakan perbaikan pasti akan direkomendasikan pada stakeholder lainnya. Begitupula dengan pencegahan resiko lainnya harus didiskusikan terlebih dahulu dengan stakeholder.
- Pemantauan kegiatan-kegiatan proyek yang sedang berlangsung
Jika skenario new normal masih diberlakukan, maka sebagian besar pemantauan kegiatan proyek dilakukan secara tidak langsung (online). Apabila dalam situasi yang sangat penting dan terdesak, sehingga harus dilakukan pemantauan secara langsung, maka harus menerapkan protokol kesehatan. Namun jika skenario semakin membaik, maka manajer proyek dapat melakukan pemantauan secara langsung. Dilakukan pengendalian sejak tahap perencanaan hingga proses eksekusi selesai dilaksanakan dalam proyek.
5. Closing
Closing adalah proses penyelesaian seluruh aktivitas dalam pengembangan proyek yang telah dikerjakan agar ada serah - terima antara pemimpin proyek dan stakeholders dan sebagai pernyataan bahwa proyek telah selesai dikerjakan dan kontrak kerja pun telah selesai. Tahap closing untuk mengakhiri proyek dimana manager proyek akan mendokumentasikan seluruh arsip proyek dan catatan hasil pembelajaran selama menjalankan proyek. Aktivitas - aktivitas yang penting dalam tahap ini yaitu:
- Memastikan persetujuan resmi dari sponsor atau klien terkait penyelesaian pekerjaan
Setelah selesai mengerjakan proyek, manajer proyek harus memastikan persetujun secara resmi dengan pihak sponsor, klien, dan stakeholder lainnya.
- Mengadakan evaluasi akhir proyek
Evaluasi dilakukan bersama dengan tim proyek maupun stakeholder lainnya. Hal ini dilakukan agar tim dapat meningkatkan kualitas diri dalam mengerjakan proyek selanjutnya.
- Mengkaji apakah metodologi manajemen proyek perlu diperbaiki
Merapikan arsip dan dokumentasi proyek
- Memberi masukan kepada manajemen proyek
Memberi masukkan kepada manajemen perusahaan terkait hal-hal yang dirasakan bermanfaat selama proyek dijalankan,
- Menyelesaikan kewajiban dengan pihak-pihak terutama pihak pemasok (supplier / vendor), outsourcing, dan sebagainya.Â
Kewajiban dengan pihak pemasok dapat berupa urusan keuangan, dokumen, dan sebagainya.
Menurut saya, dengan melakukan kolaborasi proyek infrastruktur pemerintah Indonesia dengan China, proyek infrastruktur yang dibangun untuk ibukota baru akan lebih baik . Selain itu, hubungan bilateral kedua negara akan terjalin semakin baik. Bagaimana menurut kalian mengenai tawaran bantuan dari negara China dalam proyek infrastruktur Ibu kota negara Indonesia?
