Management Proyek - Part 01

Proyek adalah suatu kegiatan untuk mencapai tujuan yang spesifik dan unik yang telah ditetapkan waktu awal pengerjaan dan waktu selesainya berikut dengan Batasan sumber Daya yang digunakan.

Tujuan dari Management Proyek adalah memberikan kepuasan Pelanggan dengan membuat sesuai dengan yang diinginkan client, menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan durasi proyek, dan mencapai target profit yang telah ditentukan pada masa persiapan proyek melalui pelaksanaan proyek yang baik dalam pemanfaatan sumber daya seperti tenaga kerja, material, dana, keahlian dan informasi secara ekonomis, efektif dan efisien.

Ukuran sukses keberhasilan dari Management Proyek adalah Proyek selesai sesuai dengan tepat Jadwal, tepat Biaya, tepat Kualitas dan tepat Safety, untuk mencapai hal itu perlu tertanam di mindset seluruh Site Management bahwa :

• Memiliki kesadaran diri sebagai leader dalam proyek sesuai dengan tingkatan jabatannya.
• Menjaga dan memastikan kualitas sesuai dengan yang telah diperjanjikan.
• Menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan jadwal
• Selesaikan pekerjaan sesuai dengan Anggaran yang telah ditetapkan.
• Dapatkan kepuasan pelanggan.
• Pekerjaan tidak dikatakan sukses kalau ada kecelakaan kerja

Apabila hal diatas itu sudah tertanam dalam diri site management maka pengendalian masalah yang tepat dan cepat pada saat pelaksanaan dan meminimalkan pekerjaan yang cacat atau rusak, pasti bisa direalisasikan bukan hanya menjadi slogan saja.

Permasalahan yang sering ditemukan dalam pelaksanaan sebuah proyek adalah diantaranya :

• Kontrak yang tidak clear, yang disebabkan salahsatunya adalah malas membaca kontrak sehingga terkadang banyak klausal-klausal yang tidak cocok/ bertentangan dengan penawaran sehingga yang seharusnya menjadi SOW Client menjadi SOWnya Kontraktor.
• Sumber Daya yang ditetapkan dalam anggaran kurang mencerminkan sebagai Sumber Daya yang dibutuhkan untuk penyelesaian proyek, hal ini bisa terjadi pada saat estimasi awal atau ada SOW yang menjadi tanggungjawab kontraktor yang belum dihitung.
• Cost/ Biaya; Proyek selesai tepat waktu tapi biaya yang dihabiskan diatas Anggaran Pelaksanaan yang ditetapkan bahkan ada yang melewati kontrak, sehingga hal ini dapat merugikan kontraktor karena pada akhir kontraktor tidak dapat mengklaimkan hal ini kepada client dikarenakan tidak cukup bukti, atau kelebihan tersebut terjadi akibat karena kesalahan internal.
• Construction Schedule; kecermatan dalam menindaklanjuti schedule, yang terkadang merugikan kontraktor itu sendiri, misalnya secara schedule pekerjaan "A" ini belum masuk, tapi karena pekerjaan "A" ini adalah pekerjaan yang bisa dikerjakan saat itu, maka dikerjakanlah walaupun harus menambah sumber daya. Permasalahan akan timbul disaat pekerjaan "A" ini selesai pekerjanya harus diberdayakan ditempat lain dengan kompetensi yang dibutuhkan berbeda karena pekerjaan dengan kompetensi yang sama dengan pekerjaan "A" belum masuk schedulenya, sehingga ini akan mempengaruhi produktivitas dari pekerja tersebut,
• Manpower; Indisipliner Tenaga kerja, Low Productivity
• Quality; banyak pekerjaan ulang/ rework, karenakan pekerjaan tidak dikerjakan oleh orang yang kompeten atau pengawasan pada saat pekerjaan ini dikerjakan tidak optimal.
• Safety; adanya kecelakaan kerja

Sadari, pahami dan terima bahwa permasalahan proyek itu hampir ditemukan pada seluruh proyek tapi tidak serta merta hal ini dapat diatasi secara mudah walaupun permasalahan proyek ini sifatnya rutin.

Solusi dari Permasalahan tersebut adalah

• Penempatan SDM sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan.
• Menetapkan Gap Kompetensi dari Kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang dimiliki 
• Melaksanakan Improvement Program agar Karyawan tersebut dalam melaksanakan tugas sesuai dengan fungsi tugas dan jabatannya masing-masing.

Action Plan yang harus dilakukan :

1. Membuat Human Value Asset Mapping, menyusun pemetaan individu melalui Kinerja (Performance) dan Potensi (Potential)
   • Penetapan Performance bisa didapatkan dari Hasil Penilaian Kinerja selama 1 tahun atau rata-rata kinerja selama beberapa tahun.
   • Potensi didapatkan dengan membandingkan Job Requirement dengan Competency dari masing-masing individu.
2. Tetapkan Metode Pengembangan SDM yang akan diterapkan terhadap masing-masing Individu.
   • Mentoring, memberikan panduan dan nasehat berdasarkan pengalaman masa lalu. Jadi seorang mentor itu harus benar-benar ahli didalam pekerjaan tersebut, sehingga bimbingan dan pendampingan teknis sampai mentee menguasai teknis pekerjaan dan mencapai sasaran dan target yang telah ditetapkan.
   • Training, mengajarkan berdasarkan pengetahuan dan keterampilan khusus, jadi seorang trainer ini juga harus benar-benar menguasai sehingga tidak hanya sekedar teori tapi sedikitnya bisa memberikan gambaran yang sebenarnya.
   • Konsultan, memberikan saran tentang cara menemukan solusi
   • Konseling, mendengarkan dan menyembuhkan isu emosional dan masa lalu yang menyakitkan seperti trauma, depresi, stress dll.
   • Coaching adalah kemitraan coach dan coachee untuk menggali dan mengembangkan potensi coachee utk berkembang dan mencapai kinerja lebih baik. Coaching dilakukan melalui proses menstimulasi dan memprovokasi coachee, sehingga seluruh potensi baik pemikiran, ide, gagasan, solusi terbaik datang dari coachee. Coachee memiliki kesadaran dan komitmen serta keyakinan  baru untuk berkembang dan meningkatkan kinerja, serta bertanggung jawab dan akuntabel menjalankan rencana tindakan yang telah disepakati untuk mencapai hasil atau kinerja yang lebih baik.

Dunia kerja Proyek saat ini untuk Level Site Manager, Chief Supervisor, Supervisor sampai Leader didominasi oleh Generasi X, dimana dari                         mereka kebanyakan secara Kompetensi untuk Keterampilan, sangat luar biasa, keterampilan memasang tidak perlu diragukan kali karena                           mereka terlahir dari dari level paling bawah Helper. Namun dari segi pengetahuan Management sangat kurang terutama                         dari sisi perencanaan dan Organizing serta Laporan juga Evaluasi, didukung dengan tuntutan pekerjaan bahwa pekerjaan ini harus selesai                               cepat, maka semakin terlupakan untuk Manajemen ini.

Untuk situasi yang ada diatas, pendekatan Pengembangan kami rekomendasikan dan akan membuat mereka nyaman adalah pendekatan                       Coaching. Kenapa demikian, karena dengan pengalaman yang dimilikinya, kita sebagai pemimpin kalau menerapkan Directive/ Telling,                             mereka akan merasa digurui apalagi secara pengalaman dan usia si pemimpin itu lebih muda. Bandingkan kalau kepada mereka kita terapkan metode coaching, bawahan akan merasanya lebih nyaman karena dimintai pendapatnya dan didengarkan serta ikut serta membuat action plan, pasti bawahan tersebut akan lebih bertanggungjawab dan berkomitmen terhadap penyelesaian pekerjaan tersebut.

Dalam prakteknya, seorang atasan atau pemimpin telah melakukan coaching dan mentoring sesuai kebutuhan dan situasi nya. Atasan atau           pemimpin yang baik tahu kapan saatnya memberikan coaching, dan kapan saatnya memberikan mentoring.