Dorongan tersebut bisa termuat didalam ketetapan/peraturan yang mengaturnya dengan memasukkan pasal peralihan. Misalnya dalam masa peralihan untuk keperluan sosialisasi dan ujicoba dibutuhkan waktu maksimal 6 bulan. Baru setelah itu sistem akan dipergunakan secara penuh untuk menggantikan sistem/metode yang lama.
"Mengkomunikasikan dan mengintegrasikan perubahan internal dengan pihak eksternal yang akan menerima dampak dari perubahan"
Hal yang pasti dari adanya perubahan adalah membuat pihak eksternal merasakan dampak positifnya. Hal ini seperti misalnya adanya perubahan mekanisme pelayanan yang sebelumnya harus hadir langsung dengan bertatap muka kemudian bisa dengan cara online. Hal ini akan mempercepat proses penyelesaian suatu proses persetujuan atau legalisasi terhadap dokumen izin, pelaporan dll.
Selain dampak positif dalam proses perubahan ini ada juga tuntutan supaya pengguna layanan dapat mulai belajar untuk mempergunakan teknologi informasi dan komunikasi minimal bisa berkomunikasi dengan melalui email dengan perangkat komputer dan smartphone. Karena produk dokumen tersebut adalah digital, maka dokumen yang original dan sudah tervalidasi adalah dokumen digital dengan format pdf dan bukan hasil cetakannya.Â
Dengan ini maka pengguna layanan dapat melakukan download dan kemudian menyimpannya di hardisk atau sistem memory perangkatnya. Saat inipun sudah tersedia media penyimpanan dokumen digital melalui cloud. Dengan banyaknya sistem penyimpanan ini maka dapat diminimalisir terjadinya kerusakan/kehilangan dokumen yang sangat berharga bagi pemiliknya.
Khusus untuk tata naskah dinas korenspondensi saat ini kendala yang muncul pada metode pengirimannya. Saat ini belum ada akun email resmi kedinasan bagi seluruh instansi pusat maupun daerah. Akun email resmi persuratan ini seharusnya dibuat oleh Kementerian Komunikasi dan Informasi dan kemudian diumumkan secara nasional dan menjadi satu-satunya alamat surat resmi dan bisa dipertanggungjawabkan bagi instansi tersebut dan instansi lainnya. Dengan adanya hal ini maka pengiriman dokumen yang selama ini menggunakan kurir dan jasa pos akan berubah secara total. Bayangkan waktu dan biaya yang akan terpangkas sangat jauh dengan metode yang saat ini dilaksanakan. Hal ini tentu saja sangat efektif dan efisien dan dapat menghemat pengeluaran negara secara signifikan.
Perubahan didalam sebuah institusi pemerintahan adalah suatu keniscayaan. Karena dengan melakukan perubahan yang dilakukan secara bertahap / gradual akan meningkatkan kinerja organisasi. Karena saat ini setiap organisasi harus mengikuti dinamika yang ada di dalam masyarakat bahkan dinamika yang berlangsung di dunia ini. Dengan telah berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi pada titik tertentu akan merubah karakter dan kultur yang ada didalam organisasi.Â
Organisasi jaman sekarang dituntut untuk lebih efisien, lebih cepat dan lebih praktis dari sebelumnya. Demikian juga organisasi didalam pemerintahan dituntut hal yang sama terlebih di dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sehingga kalau hal ini dilaksanakan dengan konsisten maka mekanisme birokrasi yang ada saat ini dapat menjadi penggerak utama dalam menjalanakan roda pemerintahan dalam suatu negara. Sebaliknya kalau tidak dikelola dengan baik birokrasi hanya akan menjadi beban terhadap terlaksananya pengelolaan administrasi di dalam kepemerintahan.
Manajemen perubahan yang dilakukan terhadap sistem dan metode kerja pada institusi pemerintah harus benar-benar dilakukan dengan sebaik-baiknya, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan pengembangannya. Manajemen perubahan yang baik akan menghasilkan output berupa perubahan sistem kerja dalam suatu kantor institusi pemerintah secara smooth dan dapat menjamin sistem yang baru tersebut dapat berjalan dengan sempurna dan dapat dinikmati dan berhasil guna bagi pelaksana maupun pengguna. Sebaliknya manajemen perubahan yang kurang dikelola dengan baik akan menyebabkan proses transformasi dan perubahan berjalan lambat dan bahkan bisa mandek. Hal ini akan menyebabkan kerugian yang besar baik dari sisi waktu maupun biaya yang dikeluarkan.
Dengan semangat ini maka ASN sebagai abdi masyarakat dan negara mempunyai kewajiban untuk terus berinovasi dalam membuat perubahan yang positif di didalam organisasi tempat ASN tersebut mengabdikan dirinya.
Semoga Indonesia berubah menjadi semakin baik !
