Tantangan Transformasi Digital di Institusi Pemerintah

Sebelum dibahas lebih lanjut ada baiknya kalau kita bersama melakukan evaluasi terhadap sistem yang saat ini masih dipergunakan didalam dunia administrasi perkantoran dan layanan publik di instansi pemerintah. Penggunaan kertas, tinta, stempel dan bahan cetakan masih mendominasi unsur-unsur yang merupakan output dalam bidang tersebut. 

Kalau melihat lebih dalam lagi, perangkat yang saat ini tersedia seperti komputer masih dianggap sebagai pengganti mesin ketik konvensional dalam proses penciptaan tata naskah dinas misalnya. Hasil dari penciptaan tata naskah dinas tadi kemudian harus di print/dicetak kemudian harus dilakukan legalisasi berupa tandatangan basah dan pembubuhan stempel. Hasil cetakan yang sudah dilegalisasi harus diperbanyak untuk meneruskan informasi dalam tata naskah dinas tadi kepada pihak yang ditembuskan dan juga untuk pertinggal/arsip. 

Setelah itu harus dikirimkan secara konvensional melalui jasa pos/kurir kepada alamat yang dituju dengan tanda terima basah. Dokumen pertinggal akan diarsipkan dengan dibuat klasifikasi arsip terlebih dahulu dan diletakkan didalam boks arsip yang kemudian akan di simpan di ruang arsip. Selain itu dokumen basah tadi juga dilakukan scanning untuk back up apabila terjadi kerusakan/kehilangan.

Mari bersama-sama kita bayangkan dan evaluasi. Naskah dinas yang dihasilkan oleh komputer melalui aplikasi word ataupun spreadsheet adalah merupakan dokumen digital. Kemudian dokumen tadi dicetak dan ditandatangani basah, setelah itu digitalkan lagi dengan melalui proses pemindaian/scanning.  Jelas hal ini merupakan langkah yang tidak efisien, membuang tenaga, waktu dan anggaran.

Saat ini sudah ada teknologi untuk mengesahkan/melegalkan tata naskah dinas dengan menggunakan tandatangan elektronik. Sehingga dokumen yang dihasilkan dalam bentuk digital tersebut tidak perlu dicetak dan hanya perlu disahkan/dilegalkan dengan menggunakan tandatangan elektronik. Dokumen digital yang sudah legal dalam format pdf tersebut bisa langsung dikirimkan ke tujuan dengan menggunakan email resmi kedinasan dengan tanda terima secara elektronik. 

File pertinggal/arsip akan disimpan di dalam server dengan menggunakan media penyimpanan digital yang sangat kecil, sangat jauh apabila dibandingkan dengan penyimpanan dokumen basah. Dengan teknologi informasi dan komunikasi saat ini sangat memungkinkan dokumen legal tersebut untuk dilakukan klasifikasi, ditempatkan di folder yang sesuai, dihitung jangka waktu retensinya, diunggah atau dicari kembali dll. Hal tersebut dapat dilakukan dengan waktu yang relatif sangat cepat dan dapat dilakukan dimana saja asalkan terhubung dengan internet dan mendapatkan hak akses sesuai dengan kewenangannya.

Sistem bahkan dapat dengan mudah melakukan generate nomor atau identitas dokumen digital pada saat sudah disahkan/dilegalkan. Hal ini dapat meniadakan terjadinya nomor/identitas dokumen yang ganda ataupun kesalahan penulisan format. Sistem juga akan mampu untuk menyimpan format standar sebagai panduan dalam penciptaan naskah dinas, lengkap dengan bentuk huruf, ukuran, spasi, kop surat dan standar yang lainnya. Hal ini akan membuat seluruh dokumen tata naskah digital menjadi seragam dan sesuai dengan format baku yang sudah ditetapkan.

Dengan perubahan metode penciptaan naskah dinas kedinasan seperti ini akan memudahkan kerja dari pelaksana maupun penggunanya dan pada akhirnya dapat mampu meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan. Hasil dari dokumen tata naskah digital ini bisa berbentuk : tata naskah dinas umum (surat dinas/korespondensi resmi) dan khusus, tata naskah yang dipergunakan dalam proses pro Justitia, dokumen perizinan, dokumen pelaporan, ijazah dan sertifikat, dan kebutuhan tata naskah dinas lainnya yang dibutuhkan.

Menurut pengalaman penulis dalam melakukan implementasi perubahan metode penyusunan/penciptaan tata naskah dinas digital terjadi kendala antara lain sebagai berikut :

• Sistem aplikasi yang dibangun belum memenuhi aspek kebutuhan penyusunan/penciptaan tata naskah dinas.

Kendala ini muncul saat pertama kali sistem tersebut selesai dibangun dan kemudian dilakukan ujicoba secara terbatas untuk evaluasi. Peserta yang dilibatkan dalam melakukan evaluasi adalah penyusun/pencipta tata naskah dinas atau disebut dengan user. Disini user akan memberikan feedback kepada perancang sistem dan melaporkan setiap detil kesalahan ataupun bug yang terjadi. Juga terkait tampilan dan menu yang interaktif yang dapat mempermudah user. Dengan masukan ini, perbaikan dan pengembangan sistem yang dilakukan akan membuat sistem menjadi lebih ringan dan user friendly.

• Penolakan dari pengguna/user karena sudah familiar dan nyaman dengan sistem yang lama.  Metode yang sudah mapan dan bertahan bertahun-tahun seringkali akan membuat sesorang merasa sangat nyaman walaupun metode yang dilakukan selama ini kurang memberikan kemudahan, efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaannya. Dan bahkan hal karena sudah bertahun-tahun dilaksanakan akhirnya sudah menjadi ciri khas/kultur dari suatu organisasi/institusi. Organisasi/institusi ini biasanya bersumber dari individu yang masih menggunakan atau terbiasa dan masih nyaman apabila menggunakan tanda tangan basah, memeriksa dan melakukan koreksi naskah dinas dengan melihat dan mencoret-coret draft pada kertas. Akan tetapi ada satu titik dimana dengan semakin banyaknya naskah dinas yang harus diperiksa dan disahkan/ditandatangani akan menyita waktu dan membuat kinerja akan menjadi lambat dan tidak efisien.

Dengan menggunakan sistem aplikasi yang tepat seharusnya pekerjaan tersebut dapat lebih terbantu dan dapat mempercepat proses. Karena proses pemeriksaan, koreksi dan tandatangan melalui aplikasi. Khusus untuk proses penandatanganan cukup memasukkan passphrase kedalam aplikasi dan melakukan generate pada menu sehingga dokumen tersebut secara sah dan legal tercipta. Akan tetapi karena keengganan biasanya yang bersangkutan akan berdalih bahwa tidak terbiasa dan menyulitkan dalam pelaksanaannya.

Untuk mengatasi hal ini adalah dengan cara melakukan training dan pendampingan secara intensif kepada user dengan tetap memberikan motivasi untuk segera menggunakan sistem tersebut. Selain itu dorongan dari top manajemen di sebuah kantor atau institusi dapat mempercepat keberhasilan sistem tersebut untuk diimplemantasikan seratus persen.