Eksistensi Commmunity Relation (ComRel) dalam sebuah Perusahaan

Community Relations atau hubungan komunitas pada dasarnya adalah kegiatan Public Relations. Dalam konteks Public Relations, tanggung jawab sosial korporasi itu diimplementasikan dalam program dan kegiatan Community Relations. Bisa juga dinyatakan, Community Relations merupakan bentuk tanggung jawab sosial korporat.

Komunitas sekitar perusahaan memiliki pengaruh besar dan langsung pada kinerja perusahaan secara keseluruhan. Makin baik hubungan dengan komunitas tersebut maka akan semakin baik pula citra perusahaan di mata komunitas. Dengan demikian, penyelenggaraan kepedulian yang baik kepada komunitas oleh suatu perusahaan adalah jalan terbaik perusahaan untuk menjaga citra positifnya di mata para stakeholdernya.

Untuk itu, seperti halmya setiap departemen atau divisi dalam sebuah organisasi, maka departemen atau divisi comrel pun harus memiliki rencana-rencana strategis (renstra) dalam upaya mencapai Visi besar organisasi.

Kali ini, penulis sedikit akan mengupas beberapa hal tentang Community Relation (comrel) berdasarkan pengalaman penulis, baik di organisasi non provit (NGO) maupun pada perusahaan komersil selama ini.

Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam membangun komunikasi dan menjaga harmonisasi hubungan organisasi dengan masyarakat (stake holder) di sekitarnya dapat dirumuskan dalam satu kerangka sebagai berikut.

A. Visi

Meskipun setiap organisasi atau perusahaan telah memiliki visi secara general, didalam unit kerja  pun tetap harus ada visi kecil (spesifik) sebagai harapan akhir dari kerja-kerja yang akan dilakukan. Misalnya, Visi  Community Relation PT. Bla Bla Bla adalah menjadi satu-satunya pintu solusi bagi setiap permasalahan antara perusahaan dengan komunitas-komunitas masyarakat disekitarnya.

B. Misi

1. Membangun pola komunikasi antara perusahaan dengan pemerintah dan komunitas layaknya sebagai sebagai sebuah keluarga besar
2. Mendorong komunitas-komunitas masyarakat untuk kreatif dan berdaya saing melalui kegiatan forum diskusi, pelatihan, event-event dan program kegiatan konstruktif lainnya.
3. Mengadakan komunikasi dan kerjasama yang proaktif (kemitraan) baik dengan pemerintah, ormas, LSM, swasta dan pihak lainnya yang bersifat mutualisme dan tidak mengikat.
4. Berfungsi   sebagai   dinamisator,   mediator,   stabilisator,   katalisator   dan komunikator bagi kepentingan perusahaan dan masyarakat luas.

C. Falsafah 

Falsafah dirumuskan untuk menjadi doktrin atau sugesti bagi anggota, misalnya "Di dunia ini tidak ada masalah yang tidak selesai"

D. Tujuan

1. Memberikan informasi pada komunitas  tentang  perusahaan, baik produk  yang  dihasilkan, pelayanan yang diberikan serta aktivitas yang dilakukan;
2. Meluruskan  kesalahpahaman dan menanggapi kritikan publik disertai upaya menggalang dukungan dan opini yang  positif;
3. Mengetahui sikap, pengetahuan  dan harapan komunitas;
4. Mendapatkan   pengakuan  dan partisiapasi yang  baik  dari  pemerintah setempat;
5. Membantu perkembangan ekonomi lokal dengan pola kemitraan.
6. Mengokohkan  eksistensi  keberadaan  PT. Blablabla  di Kabupaten  Kolaka  Provinsi  Sulawesi Tenggara

E. Struktur Organisasi

Demi efektifitas dan efisiensi kerja, maka struktur kerja di buat untuk memudahkan pertanggungjawaban dan pendelegasian tugas. Struktur dibuat berdasarkan kebutuhan perusahaan/orgamisasi. 

F. Peran Comrel

1. Memberi saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal dan eksternal yang mungkin mempengaruhi hubungan perusahaan dengan komunitas-komunitas di sekitarnya
2. Bekerja sebagai penghubung (liaison) antara manajemen dan publik-publiknya dan memberi laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiatan yang mempengaruhi hubungan publik dan perusahaan.
3. Membantu  perusahaan  agar para pengelola  (manajemen)  memandang  penting  relasi dengan komunitas agar terlibat dalam upaya pembangunan dan kemajuan komunitas, bukan karena  akan  mendatangkan  profit,  namun  merupakan tanggung jawab moral perusahaan.
4. Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik selalu memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan
5. Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang efektif
6. Menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik kepada perusahaan sehingga betul-betul tercipta hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan para stakeholdernya.

H. STRATEGI

Pertanyaan yang paling penting untuk dijawab dalam menjalankan kegiatan atau program community relations adalah: Apakah perusahaan itu kehadirannya mendapat sambutan baik atau tidak oleh komunitas-komunitas masyarakat disekitasnya? Untuk mendapatkan jawaban itu, beberapa hal yang mesti dilakukan:

• Comrel harus peka terhadap publiknya, yaitu dapat mengerti apa yang diinginkan oleh para stakeholdernya dan juga harus mengetahui apa yang menjadi keluhan stakeholdernya sehingga potensi kesalahpahaman antara perusahaan dengan masyarakat dapat di minimalisis dan bisa dilakukan penanganan yang tepat.
• Comrel mesti lebih tanggap menanggapi setiap keluhan public terhadap perusahaan dengan segera mengkomunkasikan kepada pihak manajemen agar dapat ditindaklanjuti dengan menemukan kesepakatan bersama yang dapat diterima baik oleh kedua belah pihak.
• Penanganan terhadap isu dilakukan dengan cara turun langsung ke lingkungan masyarakat untuk mendengarkan apa yang disampaikan masyarakat kepada perusahaan, dan, atau melakukan pertemuan rutin dengan tokoh-tokoh masyarakat yang telah di petakan sebelumnya oleh pihak comrel.

I.      MEMBACA EKSPEKTASI MASYARAKAT

Dari hubungan dengan perusahaan, komunitas tentu memiliki beberapa harapan. Berikut ini adalah harapan komunitas secara umum terhadap perusahaan:

1. Konstribusi terhadap kesejahteraan
2. Lapangan Kerja (karyawan dan kemitraan).
3. Peran keagamaan.
4. Peran dalam meningkatkan mutu pendidikan (extra kurikuler)
5. Jaminan ketertiban, keamanan.

I.       IMPLEMETASI POROGARAM

Implementasi pada dasarnya adalah himpunan kegiatan dan pilihan yang diperlukan untuk menjalankan rencana. pada fase inilah dibuat perencanaan kerja berikut dengan budget yang dibutuhkan untuk pelaksanaannya.

Sekian ulasan sederhana ini, semoga bermanfaat.