Seperti yang kita ketahui, bahwa sumber daya manusia (SDM) merupakan aset yang penting dalam perusahaan. Kualitas SDM akan menentukan produktifitas perusahaan. Semakin baik kualitas dan loyalitas karyawan, maka semakin baik pula produktifitas perusahaan. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk dapat mengelola sumber daya manusia dengan baik menggunakan human resource management (HRM).
Manfaat HRM antara lain adalah menurunkan tingkat turnover karyawan, meningkatkan kepuasan karyawan, dan menarik tenaga kerja yang kompeten untuk bekerja di perusahaan Anda kelak. Selain itu juga merekap absensi, menghitung penggajian, dan memproses cuti atau perizinan, meskipun terdengar mudah, dapat menyita waktu yang cukup besar dan rawan kesalahan. Apalagi, jika Anda memiliki karyawan yang cukup banyak.
Maka dari itu solusinya adalah dengan menerapkan HRIS (Human Resource Information System) yang memiliki modul-modul yang dapat membantu pekerjaan HRM menjadi minim kesalahan.
Berikut beberapa alasan perusahaan membutuhkan HRIS.
1. Saving Cost & Time
Pekerjaan HR yang dikerjakan secara manual selain akan membuat pengeluaran perusahaan lebih besar karena harus membeli sederet alat-alat keperluan HR, juga kurang efisien karena banyak sekali waktu yang terbuang hanya untuk mengerjakan pekerjaan HR secara manual. Karena manual, tenaga manusianya juga pasti lebih banyak. Dengan banyaknya tenaga manusia, tentu saja menambah pengeluaran gaji karyawan yang dipekerjakan.
Divisi HR pasti sudah mengetahui bahwa proses payroll itu tidak semudah apa yang orang lain bayangkan. Sebelum memberikan gaji kepada karyawan, banyak aspek yang harus dihitung dahulu seperti pajak PPH, tunjangan, lembur, review jumlah kehadiran dll. Jika perhitungan ini dilakukan secara manual pastinya membutuhkan waktu yang lama dan rawan kesalahan.
Namun, akan berbeda jika menggunakan HRIS dalam proses payroll. Semua proses akan dihitung dan karyawan akan mendapatkan bayaran sesuai dengan apa yang telah mereka kerjakan.
2. Reduce Human Error
Pengelolaan informasi perusahaan terkait penggunaan HRIS pada umumnya dilakukan oleh divisi HR. Artinya, pengelola HR bertindak sebagai admin yang bertugas meng-input berbagai macam informasi yang relevan dengan perusahaan. Termasuk informasi personal karyawan yang pada umumnya di-input sesudah karyawan tersebut diterima secara resmi sebagai bagian dari perusahaan.
Apabila HRIS yang Anda pilih memiliki fitur mobile, artinya karyawan juga dapat menyimak informasi tersebut. Meski informasi yang dapat disimak melalui akun khusus karyawan dapat saja terbatas, paling tidak karyawan Anda dapat segera melakukan konfirmasi jika terdapat data yang kurang valid. Sebagai contoh data perihal nama lengkap karyawan yang bersangkutan, keterangan posisi atau jabatan, serta kesalahan dalam perhitungan gaji dapat segera dikonfirmasi. Dengan demikian, kesalahan informasi perusahaan yang tersimpan dalam database menjadi semakin minimal.
