Covid19 lagi... Covid19 lagi...
Mohon maaf sebelumnya penulis sampaikan kepada para pembaca, bila tulisan ini masih mengulas seputar dampak Covid19. Bukan bermaksud untuk menjenuhkan mata akan topik yang itu-itu saja, namun lebih kepada berbagi pengalaman terkini dan sepertinya masih dirasakan oleh sebagian kita hingga saat ini.
Akhir-akhir ini, para pegawai khususnya pekerja kantoran pasti sangat akrab dengan kegiatan perkantoran yang bernama rapat virtual. Sebuah kebiasaan baru yang terjadi imbas Covid19, di mana semula duduk di meja rapat bersama rekan kerja membahas kerjaan sembari disuguhi kudapan, beralih menjadi duduk sendirian di depan layar sembari berbicara dengan menatap wajah secara virtual. Tanpa kudapan.
Baru kemarin pula, Sabtu, 25 Juli 2020, ada berita yang cukup mencengangkan khususnya bagi penulis yang adalah kaum Adam. Mengutip berita, dituliskan bahwa ketika seorang wartawan Brazil sedang melakukan video call dengan orang lain, istrinya lewat dengan kondisi telanjang alias tanpa busana.Â
Otomatis ini terekam di layar orang yang diajak bicara dan sudah tentu menyedot perhatian dan konsentrasi seketika buyar. Apalagi di situ tercatat bahwa lawan bicaranya juga seorang laki-laki seperti penulis. Dari mungkin yang awalnya mata mengantuk menjadi segar kembali, hehe...
Terhadap kejadian tersebut, kita sepakat bahwa itu tidak etis dan tidak seharusnya terjadi. Kejadian itu pun bisa terjadi ketika rapat virtual yang melibatkan banyak orang. Bahkan soalnya bisa melebihi dari itu.
- Kendala internet;
Rapat bisa terganggu bahkan terhenti di tengah jalan ketika kuota habis.
Oleh karena pelaksanaan rapat virtual mengandalkan penggunaan internet, maka ketersediaan kuota sudah pasti menjadi prioritas.Selain itu, pengaruh sinyal jelek juga bisa membuat putus nyambung selama rapat. Internet memang telah menjadi kebutuhan primer saat- saat ini.Â
- Baterai habis;
Operasional gawai yang kita gunakan dikendalikan sepenuhnya oleh ketersediaan daya pada baterai. Bila daya baterai habis, gawai akan ikut mati, dan berakibat pada terputusnya keikutsertaan kita dalam rapat.
- Gangguan latar belakang;
Kejadian yang dipaparkan di atas adalah contoh kasus ini. Gangguan latar belakang. Terkadang ini di luar kendali, karena ada faktor orang lain di dalamnya.
Sedikit banyak situasi asing yang tertampil di layar akan memengaruhi konsentrasi kita sewaktu rapat.Â
- Suara tidak diinginkan;
peserta hadir dan ada satu dua yang mic rapat tidak dalam keadaan mute (unmute), maka suara yang timbul di sekitar peserta dengan mic unmute tersebut akan terekam di mic dan didengar oleh semua peserta.
Selama rapat virtual (contoh menggunakan aplikasi zoom meeting), ketika seluruhPusat perhatian pun langsung berganti, dari awalnya peserta yang bertugas berbicara, menjadi peserta yang mic-nya unmute tersebut. Sedikit mengganggu jalannya rapat.
- Suara tertimpa
Soal yang kelima adalah ketika peserta menyampaikan pendapat secara bersamaan. Ketika itu, banyak suara terdengar, saling menimpa, bahkan menimbulkan kebisingan. Ini membuat pendapat yang diutarakan menjadi tidak fokus didengarkan.
Nah, ada soal pasti ada jawaban. Dirangkum berdasarkan pengalaman penulis selama mengikuti rapat virtual. Berikut mereka:
- Pastikan kuota mencukupi dan sinyal kuat;
Untuk mengatasi habisnya kuota di tengah rapat, perlu dipastikan kuota mencukupi sampai rapat selesai diikuti. Kita cek dahulu sisa kuota yang ada, bila sekiranya kurang, segeralah beli kuota paket yang baru.Â
Sedangkan untuk jeleknya sinyal, lekaslah berpindah tempat ke lokasi yang lebih terbuka, agar perangkat elektronik kita semisal smartphone atau laptop bisa mendapatkan sinyal internet yang kuat.Â
- Isi daya baterai;
Sebelum rapat, pastikan daya baterai dalam kondisi penuh, sehingga gawai kuat digunakan sampai rapat selesai. Bila memang rapatnya berlangsung sangat lama, bisa diantisipasi dengan menggunakan charger gawai tersebut.Â
- Amankan situasi sekitar rapat;
Pastikan keadaan di sekitar kita sepi akan kehadiran orang. Bila perlu, ikutilah rapat di dalam kamar yang sinyalnya mendukung tentunya. Sehingga, latar belakang orang lalu lalang yang tampak di layar orang menjadi dapat terhindarkan.
Bisa pula dengan cara mematikan mode video dan mengaktifkan mode gambar untuk sementara waktu.
- Jalankan aturan rapat;
Guna meredam suara yang tidak diinginkan, buatlah dan jalankan aturan dalam rapat yang mewajibkan para peserta yang tidak sedang berbicara untuk mematikan mic-nya. Mematikan mic juga dapat dilakukan sepihak oleh host rapat virtual tersebut.
- Etika berbicara
Pemimpin rapat dapat mengatur siapa-siapa yang diberi kesempatan untuk berbicara secara bergantian. Selain itu, kesadaran tiap-tiap peserta juga sangat diperlukan. Kesadaran untuk berbicara setelah orang lain selesai berbicara.
Semoga jawaban atas soal-soal seputar rapat virtual ini bermanfaat bagi para pembaca, sehingga rapat yang diikuti berjalan lancar, tidak ada gangguan di depan layar, dan konsentrasi tidak menjadi buyar.
...
Jakarta,
27 Juli 2020
Sang Babu Rakyat