Dalam menjalankan bisnis, pelaku usaha harus siap menghadapi kebutuhan mendadak yang nggak pernah diprediksi sebelumnya. Untuk membayar semua kebutuhan mendadak tersebut, pihak perusahaan bisa menggunakan dana di dalam petty cash.
- Lebih cepat dalam Proses Pembayaran
Fungsi yang terakhir dari petty cash adalah agar perusahaan lebih cepat dalam proses pembayaran. Hal ini berlaku bagi sejumlah barang yang dibeli dengan dana yang tidak banyak, jadi daripada harus repot-repot membuat cek terlebih dahulu, pihak perusahaan bisa menggunakan dana yang ada di petty cash.
E. Pengelolaan dan Sistem Pencatatan Petty Cash
Berdasarkan buku yang berjudul "Akuntansi Pajak" yang ditulis oleh Dr. Waluyo, MSc, M.M., Akt, terdapat dua metode yang dapat digunakan untuk mengelola kas kecil, yaitu :
1. Impress Method
Sistem imprest adalah metode untuk memegang kas kecil dengan menggunakan jumlah dana dan waktu tertentu, atau secara lebih detail yaitu suatu dana kas kecil yang ditetapkan besarnya dan secara periodik diisi kembali sebesar yang telah dipergunakan. Sistem ini dikenal pula sebagai international system.
Beberapa ketentuan pokok dalam menentukan sistem imprest ini yaitu sebagai berikut.
- Kas kecil disediakan khusus untuk keperluan pembayaran-pembayaran yang kecil jumlahnya dan tidak praktis bila digunakan dengan menggunakan cek.
- Dana yang disediakan dalam kas kecil telah ditentukan jumlahnya.
- Pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil hanya bisa dilakukan jika ada perintah pengeluaran kas yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
- Pengisian kembali kas kecil hanyalah untuk jumlah kas kecil yang telah digunakan, sehingga setelah dilakukan pengisian kembali dana kas kecil akan kembali pada jumlah sebelumnya.
- Pada waktu meminta pengisian kembali kasir kas kecil akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran.
Pada metode imprest, jumlah pada akun kas kecil selalu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana petty cash. Kasir kas kecil selalu menguangkan cek ke bank, yang digunakan untuk membayar pengeluaran kecil. Selain itu, setiap melakukan pembayaran, kasir membuat bukti pengeluaran. Pencatatan pengeluaran dilakukan saat pengisian kembali.
Contoh :
PT Mustika pada tanggal 1 Maret 2020 membentuk dana kecil sebesar Rp 1.000.000. Pengeluaran kas kecil sampai dengan 16 Maret 2020 sebesar Rp 800.000 dengan rincian berikut:
Transport Expense      Rp 450.000
