Studi Kelayakan Bisnis Aspek Manajemen

Perencaan di buat oleh sekelompok tenaga ahli dalam perusahaan, oleh karena itu di dalam perusahaan dibentuk semacam biro atau bagian khusus seperti biro perencanaan

• Fungsi utama dalam kegunaan perencanaan manajemen suatu organisasi:
• Penerjemah kebijakan umum
• Berupa perkiraan yang bersifat ramalan
• Berfungsi ekonomi
• Memastikan suatu kegiatan
• Alat koordinasi
• Alat/sarana pengawasan
• Memperingan biaya
• Mengarahkan perhatian pada tujuan
• Mengurangi ketidak pastian serta perubahan pada waktu mendatang
• Sarana untuk mengadakan pengawasan
• Macam-macam Perencanaan
• Dilihat dari sisi jangka waktu
• Perencanaan jangka panjang, waktu sekitar 20--30 tahun ke depan, Negara kita menggunakan waktu 25 tahun untuk setiap tahap perencaan jangka panjangnya
• Perencanaan jangka menengah, waktu sekitar 3 -- 5 tahun ke depan. Negara kita menggunakan waktu 5 tahunan untuk setiap perencaaan jangka menengah yang disebut dengan pembanguna lima tahun
• Perencanaan jangka pendek, menjangkau waktu paling lama satu tahun
• Dari sisi tingkat manajemen
• Perencanaan strategis, lebih berfokus pada bagaimana manajemen puncak menentukan visi, misi, falsafah dan strategi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam jangka panjang
• Perencanaan operasional, berfungsi untuk memperjelas makna suatu strategi utama dengan identifikasi rincian yang sifatnya spesifik dan berjangka pendek, yang memiliki program-program kerja yang diimplementasikan dalam brntuk kegiatan usaha sehari-hari
• Program Kerja

Yaitu operasionalisasi perencanaan jangka pendek, yang secara tehnis dipakai dalam rangka mengoptimalisasi sumberdaya organisasi. Teknik yang sudah umum dipakai, terutama dalam rangka mengoptimalisasi sumber daya organisasi yang akan digunakan, antara lain :

• Gantt Chart dan Gantt Milestone Chart,
•  PERT ( program evaluation and review technique),
• PKT ( pola kerja terpadu)
• PIP ( performance improvement planning )
• APP ( analisis persoalan potensial )
•  Anggaran

Anggaran adalah rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk periode tertentu di masa yang akan datang. Dalam perencanaan anggaran dikenal 4 macam system, yaitu:

• System anggaran tradisional, Disusun berdasarkan jenis pengeluarannya . macam-macam anggaran yang umum dengan menggunakan system anggaran tradisional dalam suatu perusahaan kecil dalam bidang manufaktur ;
• Anggaran produksi
• Anggaran bahan baku
• Anggaran tenaga kerjaanggaran biaya overhead pabrik ( BOP)
• Anggaran variable
• Anggaran modal
• Anggrana piutang
• Anggaran kas
• System anggaran hasil karya, Disusun berdasarkan sasaran yang ingin di capai. Dalam komponen biaya ini, telah diperhitungkan biaya-biaya seperti gaji, sewa gedung dan pembelian bahan baku
• System anggaran PPBS ( planning programming budgedting system ), Biasanya diterapkan pada perusahaan besar dan modern, termasuk dalam APBN yang dikelola pemerintah. Sistem ini merupakan system terpadu dan berorientasi pada program untuk membantu pimpinan membuat keputusan mengenai alokasi sumber-sumber yang serba terbatas melalui cara pemilihan alternative berdasarkan skala prioritas dan berupaya untuk pencapaian tujuan yang sudah ditentukan, komponen yang perlu diperhatikan ;
• Tujuan/sasaran yang harus dicapai
• Kelangkaan/keterbatasan sumber daya
• Cara/metode yang akan di tempuh
• System anggaran ZBB ( zero base budgeting), Merupakan pengembangan system PPBS yang mengacu kepada pendekatan manajemen berdasarkan sasaran .

Secara garis besar terdapat empat langkah dasar perencanaan yang dapat dipakai untuk semua kegiatan perencanaan pada semua jenjang organisasi. Langkah tersebut adalah :

• Menetapkan sasaran.

Kegiatan perencanaan dimulai dengan memutuskan apa yang ingin dicapai organisasi. Tanpa sasaran yang jelas, sumber daya yang dimiliki organisasi akan menyebar terlalu luas. Dengan menetapkan prioritas dan merinci sasaran secara jelas, organisasi dapat mengarahkan sumber agar lebih efektif.

• Merumuskan posisi organisasi pada saat ini.

Jika sasaran telah ditetapkan , pimpinan harus mengetahui dimana saat ini organisasi berada dan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan tersebut , sumber daya apa yang dimiliki pada saat ini. Rencana baru dapat disusun jika organisasi telah mengetahui posisinya pada saat ini. Untuk ini di dalam organisasi harus terdapat suasana keterbukaan agar informasi mengalir dengan lancar terutama data keuangan dan statistik.

• Mengidentifikasi faktor faktor pendukung dan penghambat menuju sasaran.

Selanjutnya perlu diketahui faktor faktor, baik internal maupun eksternal , yang diperkirakan dapat membantu dan menghambat organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Diakui jauh lebih mudah mengetahui apa yang akan terjadi pada saat ini,dibandingkan dengan meramalkan persoalan atau peluang yang akan terjadi di masa datang. Betapa pun sulitnya melihat ke depan adalah unsur utama yang paling sulit dalam perencanaan.

• Menyusun langkah langkah untuk mencapai sasaran.

Langkah terakhir dalam kegiatan perencanaan adalah mengembangkan berbagai kemungkinan alternatif atau langkah yang diambil untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan ,mengevaluasi alternatif alternatif ini, dan memilih mana yang dianggap paling baik , cocok dan memuaskan.

• PENGORGANISASIAN ( ORGANIZING )

Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

• Langkah pengorganisasian
• Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan organisasi agar sesuai dengan misi dan visinya
• Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang
• Mengkombinasikan pekerjaan anggota organisasi dengan cara yang logis dan efisien
• Menetapkan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis
• Memantau efektvitas organisasi dan mengambil langkah-langkagh penyesuaian untuk mempertahannkan atau menngkatkan efektivitas
• Asas organisasi
• Perumusan tujuan organisasi
• Departemenisasi
• Pembagian kerja
• Koordinasi
• Pelimpahan wewenang
• Rentang kendali
• Jenang organisasi
• Kesatuan perintah
• Fleksibel
• Sruktur organisasi, Ada empat elemen dalam struktur organisasi, yaitu:
• Spesialisasi aktivitas
• Standarrisasi aktivitas
• Koordinasi aktivitas
• Besar unit kerja
• Factor penentu struktur organisasi, Ada beberapa factor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan struktur organisasi, yaitu:
• Strategi dan struktur organisasi
• Teknologi sebagai penentu struktur
• Manusia sebagai penentu struktur
• Ukuran dan struktur
• Bentuk organisasi
• Organisasi garis, yaitu bentuk struktur organisasi yang paling sederhana. Ciri-cirinya: 1) jumlah karyawan relatif sedikit, 2) organisasi relatif kecil, 3) karyawan saling mengenal dan akrab, 4) spesialisasi kerja masih relatif rendah.
• Organisasi fungsional, ciri-cirinya adalah setiap atasan mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan yang ada, sepanjang perintah tersebut masih ada hubungannya dengan fungsi yang dimiliki atasan.
• Organisasi garis dan staf
• Organisasi gabungan, struktur organisasi ini merupakan bentuk dari kombinasi struktur organisasi yang telah dibahas sebelumnya, sehingga bentuk strukturnya dapat berupa gabungan dari organisasi dan staf, garis dan fungsional, fungsional dan staf atau  kombinasi ketiganya.
• Organisasi matriks, biasanya struktur ini digunakan pada organisasi yang memiliki pekerjaan yang relatif besar, dengan permasalahan yang cukup komplek. Kondisi semacam ini diperlukan penanganan yang tepat, baik dari segi waktu, tenaga maupun biaya yang dibutuhkan. Dalam struktur organisasi ini, bawahan bisa memiliki atasan yang lebih dari satu orang atasan, sehingga mereka dibawah dua jalur wewenang, dengan kata lain mempunyai dua rantai perintah, yang satu bersifat vertikal, dan yang lainnya horizontal.
• Prestasi organisasi
• Konsep yang disarankan oleh peter drucker, salah seorang penulis manajemen yang sangat popular menyatakan bahwa prestasi manajer dapat diukur dalam dua bentuk konsep yaitu
• Efisiensi, berarti: melakukan kerja dengan benar
• Efektivitas, berarti melakukan kerja yang benar
• PENGGERAKAN ( ACTUATING )

Aspek penggerakan (actuating) / pengkoordinasi yang juga merupakan bagian dari manajemen, hendaknya diperkirakan juga apakah dalam manajemen proyek maupun manajemen implementasi bisnis, kelak dapat berjalan baik, sehingga ia dapat dinyatakan layak. Menyusun agar penggerakan ini dapat berjalan dengan baik, hendaknya dikaji dari beberapa sisi, seperti: fungsi penggerakan yang harus terpenuhi, serta sikap dan perilaku seorang pemimpin yang hendaknya memiliki kriteria agar ia dapat menggerakkan bawahannya. Agar actuating dapat berjalan dengan baik, maka perlu dperhatikan beberapa sisi, yaitu:

• Fungsi penggerakan, Fungsi penggerakan yang pokok dalam manajemen adalah ;
• Mempengaruhi seseorang supaya bersedia menjadi pengikut
• Melakukan daya tolak pada seseorang
• Membuat seseorang atau orang-orang suka mengerjakan tugas dengan lebih baik
• Mendapatkan, memelihara dan memupuk kesetiaan pada pimpinan, tugas dan organisasi tempat mereka bekerja
• Menanamkan, memelihara dan memupuk rasa tanggung jawab seseorang atau orang-orang terhadap Tuhanya Negara dan masyarakat
• Kepemimpinan, Adalah sebagai suatu proses mengenaii pengarahan dan usaha untuk mempertahankan kegiatan yang berhubungan dengan orang kelompok Menurut chapman yang dikutip Dale Timpe lima landasan kepemimpinan yang kokoh adalah ;
• Cara berkomunikasi
• Pemberian motivasi
• Kemampuan memimpin
• Pengambilan keputusan
• Kekuasaan yang positif
• Fungsi kepemimpinan
• Kepemimpinan harus melibatkan orang lain.
• Kepemimpinan melibatkan distribusi yang tidak merata atas kekuasaan antara pemimpin dan yang dipimpin.
• Kepemimpinan secara sah dapat memberikan hak kepada pemimpin tidak saja berupa pengarahan akan tetapi juga pengaruh.
• Kepemimpinan meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya.
• Gaya kepemimpinan:
• Otokratis. Kepemimpinan seperti ini menggunakan metode pendekatan kekuasaan dalam mencapai keputusan dan pengembangan strukturnya. Jadi kekuasaan lah yang sangat dominan diterapkan.
• Demokrasi. Gaya ini ditandai adanya suatu struktur yang pengembangannya menggunakan pendekatan pengambilan keputusan yang kooperatif. Di bawah kepemimpinan demokratis cenderung bermoral tinggi dapat bekerjasama, mengutamakan mutu kerja dan dapat mengarahkan diri sendiri.
• Gaya kepemimpinan kendali bebas. Pemimpin memberikan kekuasan penuh terhadap bawahan, struktur organisasi bersifat longgar dan pemimpin bersifat pasif.
• Ciri-ciri Pemimpin yang Baik
• Adapun untuk menjadi seorang pemimpn deperlukan beberapa ciri pendukung, yang mana menjad seorang pemmpin tidak hanya banyak bicara, sedikit bekerja. Ciri-ciri pemimpin yang baik tersebut adalah sebagai berkut:
• Kembangkan setiap karyawan, Setiap pemimpin yang bak selalu mengembangkan karyawannya. Dengan SDM yang kuat, tujuan yang akan dicapai perusahaan pun akan lebih mudah dicapai. Sebab itulah pemimpin yang hebat selalu mengembangkan karyawannya.
• Sikap positif yang menginspirasi, Pemimpin harus selalu memilki sikap positf. Ini penting agar dalam sebuah tim tetap termotivasi. Menciptakan suasana positif juga sangat baik untuk meningkatkan produktivitas dalam sebuah tim.
• Mampu mendelegasi, deligas merupakan tugas yang sangat penting bagi pemimpin. Pemimpin harus bisa mendelegasikan tuganya pada orang yang tepat. agar pemimpin belajar untuk ,mempercayai timnya. Selain itu agar pemimpin bisa fokus mengerjakan tugas yang lebih penting.
• Komunikasi, kemampuan komunikasi sangat penting bagi seorang pemimpin. Sehingga pesan yang disampaikan bisa jelas. Kemampuan komunkasi yang jelas ini juga penting agar pemimpin bisa menyelaraskan semua anggota timnya menuju tujuan yang diinginkan.
• Cepat menangani masalah, ketika muncul masalah segera seorang pemimpin mencari jalan pemecahannya. Agar masalah itu cepat tertangani dan mendapat solusinya. Sehigga masalah yang muncul tak sampai berlarut-larut.
• Humoris, seorang pemimpin yang hebat itu biasanya juga dilengkapi dengan sense of humor yang baik. Mereka bisa membuat timnya tetap tertawa sekalipun sedang dilanda masalah. Ini penting agar masalah yang timbul tidak menjadi beban, namun tetap diselesaikan dengan hati tenang
• Percaya diri, pemimpin yang baik itu punya rasa percaya diri yang baik. Disaat genting sekalipun, seorang pemimpin dapat mengangkat moral timnya sehingga masalah yang muncul dapat diatasi dengan baik.
• Etika manajer

Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka. Ricky W. Griffin dalam bukunya yang berjudul Business mengklasifikasikan etika manajerial ke dalam tiga kategori:

• Perilaku terhadap karyawan.
• Kategori ini meliputi aspek perekrutan, pemecatan, kondisi upah dan kerja, serta privasi dan respek. Pedoman etis dan hukum mengemukakan bahwa keputusan perekrutan dan pemecatan harus didasarkan hanya pada kemampuan untuk melakukan pekerjaan. Perilaku yang secara umum dianggap tidak etis dalam kategori ini misalnya mengurangi upah pekerja karena tahu pekerja itu tidak bisa mengeluh lantaran takut kehilangan pekerjaannya.
• Perilaku terhadap organisasi.
• Permasalahan etika juga terjadi dalam hubungan pekerja dengan organisasinya. Masalah yang terjadi terutama menyangkut tentang kejujuran, konflik kepentingan, dan kerahasiaan. Masalah kejujuran yang sering terjadi di antaranya menggelembungkan anggaran atau mencuri barang milik perusahaan. Konflik kepentingan terjadi ketika seorang individu melakukan tindakan untuk menguntungkan diri sendiri, namun merugikan atasannya. Misalnya, menerima suap.  Sementara itu, masalah pelanggaran etika yang berhubungan dengan kerahasiaan di antaranya menjual atau membocorkan rahasia perusahaan kepada pihak lain.
• Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya.
• Seorang manajer juga harus menjalankan etika ketika berhubungan dengan agen-agen ekonomi lain seperti pelanggan, pesaing, pemegang saham, pemasok, distributor, dan serikat buruh.
• PENGENDALIAN ( CONTROLLING ),
• Ada banyak sebutan bagi pengawasan /pengendalian (controlling), antara lain evaluating, apprasing, atau correcting. Pengawasana dapat didefinisikan sebagai proses untuk "menjamin" bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.
• Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan :
• Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
• Fungsi pokok pengendalian adalah sebagai berikut:
• Mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan atau kesalahan dengan melakukan pengendalian secara rutin disertai adanya ketegasan-ketegasan dalam pengawasan
• Meperbaiki berbagai penympangan yang terjadi
• Mendinamisasaikan organisasi
• Mempertebal rasa tanggung jawab
• Prinsip-prinsip Pengendalian