Digitalisasi terus berkembang di berbagai sektor termasuk bisnis. Beberapa pekerjaan yang sebelumnya harus dilakukan oleh manusia, sekarang dapat digantikan oleh teknologi. Salah satunya manajemen sumber daya manusia di suatu perusahaan menggunakan Software HR.
Apa itu Software HR?
Software HR merupakan salah satu software yang didesain untuk mengelola SDM di suatu perusahaan.Â
Software HR dapat menunjang beberapa aktivitas seperti merekap absensi, perhitungan gaji, pengelolaan cuti atau shift, dan lain sebagainya.
HR Desk merupakan salah satu software HR terbaik yang dapat Anda pilih. Karena fiturnya yang lengkap, sistem pajak ter-update, dan aplikasinya yang user friendly. Pelajari lebih lanjut mengenai HR Desk disini https://eversaas.id/ atau buat janji temu dengan kami disini marketing@eversaas.id.
Perusahaan kecil sampai perusahaan besar dapat menggunakan Software HR untuk membantu HR dalam mengelola SDM di perusahaan tersebut. Namun sebelum menggunakan Software HR, ada beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan agar penggunaan Software HR dapat sesuai dengan kebutuhan dan berjalan lancar serta optimal.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum menggunakan Software HR
Penggunaan Software HR tentu bertujuan agar pekerjaan dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Namun dalam implementasinya memerlukan kesiapan baik dari internal ataupun ekternal perusahaan.
1. Biaya Investasi
Pemahaman biaya yang terlibat ketika ingin menggunakan Software HR sangat penting. Biaya tersebut termasuk biaya lisensi atau biaya pembelian Software HR, biaya selama implementasi Software HR berlangsung, biaya pelatihan karyawan, biaya pemeliharaan dan dukungan dari pihak eksternal seperti vendor.
Anda dapat menghitung total biaya kepemilikan (Total Cost Ownership) untuk beberapa tahun ke depan. Sehingga perusahaan Anda dapat membuat anggaran yang sesuai atau mengambil keputusan untuk menggunakan Software HR atau tidak. Jangan sampai perusahaan Anda rugi karena tidak mempertimbangkan biaya-biaya tersebut.
2. Pertumbuhan Perusahaan
Pertumbuhan perusahaan juga menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan, apakah penggunaan Software HR dapat mendukung pertumbuhan perusahaan ataukah sebaliknya dengan mempertimbangkan hal-hal berikut:
Skalabilitas
Anda perlu memastikan Software HR yang digunakan fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan seperti saat ingin menambah karyawan atau perusahaan cabang.
Fitur yang Mendukung Pertumbuhan Perusahaan
Anda dapat memilih Software HR dan vendor yang mendukung pertumbuhan perusahaan. Seperti fitur payroll dengan pajak terupdate, pengelolaan kehadiran yang lebih efektif, dan vendor yang siap membantu ketika terjadi masalah dalam penggunaan Software HR.
Kemampuan Prediktif
Anda dapat memastikan bahwa Software HR yang Anda pilih dapat membantu perusahaan dalam merencanakan kebutuhan karyawan di masa yang akan datang. Seperti HR Desk yang data-datanya saling terintegrasi, sehingga HR dapat dengan mudah melihat kehadiran dan kinerja dari karyawan.
3. Dapat Terintegrasi dengan Sistem Lain di Perusahaan
Hal ini menjadi bagian yang paling penting. Software HR yang digunakan harus memiliki kemampuan untuk terintegrasi dengan sistem lain yang digunakan di perusahaan. Sehingga memungkinkan untuk dilakukan pertukaran data dari berbagai divisi dan meningkatkan efisiensi operasional.
Anda perlu mempertimbangkan apakah Software HR yang Anda pilih dapat terintegrasi dengan sistem keuangan untuk meningkatkan efisiensi dalam penggajian. Terintegrasi dengan sistem keamanan agar informasi karyawan dapat terlindungi secara maksimal dan terintegrasi dengan Software lain yang digunakan perusahaan seperti sistem manajemen proyek, sistem manajemen penjualan, dan lainnya.
Pastikan juga Software HR yang Anda gunakan memiliki Application Programming Interface (API) yang kuat. Sehingga proses integrasi dengan Software lain di masa depan lebih mudah.
4. Kesiapan Internal Perusahaan
Selain mempertimbangkan biaya dan fitur Software HR yang digunakan, kesiapan internal perusahaan juga perlu dipertimbangkan untuk menghindari hambatan yang signifikan. Karena saat implementasi Software HR terjadi perubahaan pada proses kerja karyawan. Sehingga membutuhkan kolaborasi dan kesiapan dari berbagai divisi di perusahaan.
Anda dapat mempertimbangkan bagaimana kemampuan karyawan dalam menggunakan teknologi, kebijakan privasi dan keamanaan data, sosialisasi perubahan proses kerja, dan dukungan dari manajemen tingkat tinggi.
Kesimpulan
Penggunaan Software HR merupakan salah satu keputusan baik, namun memerlukan perencanaan dan pertimbangan yang matang. Dari proses perencanaan sampai proses implementasi berjalan.
