Strategi Pengadaan Barang di Perusahaan Manufaktur yang Cermat

Pengadaan merupakan suatu kegiatan yang berkaitan dengan pemenuhan atau penyediaan sumber daya (barang atau jasa) pada suatu proyek tertentu (Setiadi, 2009). Pengadaan merupakan bagian dari perusahaan yang sering dilakukan untuk menambah nilai suatu barang  agar perusahaan bisa mendapatkan keuntungan. Pada beberapa perusahaan,  pengawasan  terhadap pengadaan  umumnya kurang baik, sehingga memungkinkan adanya kecurangan. Dengan adanya kecurangan ini, dapat menimbulkan pembengkakan biaya pada pengadaan, sehingga ujungnya juga dapat berpengaruh pada kinerja perusahaan.

***

Pengadaan di perusahaan atau  pabrik  dapat dilakukan dengan cara membeli secara tunai maupun kredit, pertukaran atau yang lainnya. Pengadaan mampu memberikan  kontribusi  yang besar  terhadap beberapa hal, di antaranya peningkatan kualitas, efisiensi biaya, dan peningkatan pelayanan terhadap konsumen. Pengadaan barang dan jasa harus pula dilihat jumlah dan keperluannya. Semua peraturan tentang pengadaan barang juga harus diterapkan.

Dalam  proses pengadaan, pabrik akan membuat suatu analisis resiko  terhadap kebutuhan  barang  maupun jasa. Setelah itu barulah perusahaan membuat strategi pengadaan  tepat, yang paling utama adalah penganggaran dan pemilihan vendor. Terakhir, perusahaan memutuskan kebijakan pengadaan yang tepat dan lebih efektif.

Dengan adanya pengadaan barang atau jasa ini  juga diharapkan mampu mendukung tujuan pabrik. Selain itu, strategi pengadaan harus disesuaikan dengan posisi keuangan perusahaan dan kebijakan yang berlaku. Dalam strategi pengadaan juga sangat diperlukan adanya Supply Chain Management atau SCM. SCM ini nantinya  akan memudahkan setiap fungsi  dalam pabrik  agar berjalan dengan baik.

Prosedur Pengadaan pada Perusahan Manufaktur

Prosedur ini disusun agar perusahaan mampu melakukan pengadaan barang yang tepat hemat biaya, sehingga kerugian dapat dihindari. Prosedur-prosedurnya ntara lain :

• Seleksi

Prosedur ini dilakukan untuk menentukan barang atau jasa apa yang benar-benar diperlukan perusahaan dan untuk menyesuaikan dengan anggaran yang telah disusun. Perusahaan dengan perputaran  kas lebih cepat akan lebih cepat pula dalam proses pengadaan barang. Hal ini menunjukkan bahwa penjualan perusahaan cukup stabil.

Proses seleksi dilakukan   setelah  dilakukan stock opname, untuk mengetahui jumlah persediaan yang ada di gudang.

• Verifikasi

Verifikasi merupakan  pemerikasaan dengan membandingkan data barang  yang akan dipesan dengan kebutuhan yang telah ditulis dalam daftar  pengadaan sebelumnya. Dalam proses pemesanan tersebut kemudian akan  dilakukan pemeriksaan apakah barang tersebut  sudah  dipesan sebelumnya ataukah  belum.  Jika barang   yang akan dibeli sudah tersedia di gudang,  maka harus dipertimbangkan apakah  perlu dilakukan pembelian atau tidak..

• Hunting

Bagian Pengadaan akan melakukan survey  atas barang yang dibutuhkan dalam daftar tersebut.  Hunting atau pencarian barang yang dibutuhkan bisa dilakukan melalui  pemasok yang ada pada daftar  atau dengan mencari beberapa   toko yang menyediaan barang yang dibutuhkan. 

Beberapa perusahaan biasanya memiliki pemasok tetap untuk memenuhi kebutuhan  produksi mereka. Perusahaan memilih pemasok bahan baku yang dianggap murah dan memiliki kualitas yang baik. Cara ini sebenarnya banyak dipilih perusahaan dibandingkan jika mereka  harus membeli sendiri secara terpisah di pasar. Suatu proses pengadan barang tentu memiliki tujuan tersendiri, tujuan tersebut akan dimanfaatkan dalam jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang. 

Kelangsungan usaha sangat bergantung dari  proses produksi dan pengadaan barang yang dilakukan. Bila usaha tetap berjalan, maka keberadaan perusahaan tidak akan tergantikan produsen lainnya. Bila pengadaan barang berjalan lancar maka akan memudahkan proses produksi maka penjualan kepada konsumen bisa dilakukan tepat waktu. Kapan konsumen membutuhkan barang akan dipenuhi oleh perusahaan tanpa harus menunggu barang di pasaran habis. Bagi perusahaan untuk mencegah terjadinya pergeseran produk oleh produsen lain, maka proses pengadaan barang ini memang perlu diperhatikan. Jangan sampai barang yang dibutuhkan untuk proses produksi tidak ada di gudang saat produksi akan dilaksanakan. 

***

Perusahaan dapat memilih vendor yang  memberikan  harga barang lebih rendah dari yang lainnya. Sekalipun banyak dilakukan inovasi  namun  jangan sampai   proses pengadaan barang yang dilakukan perusahaan mempengaruhi  kualitas produk yang dihasilkan. Berhemat boleh, asalkan cermat menentukan prioritas kebutuhan.

Referensi :

Sutedi, Adrian. 2012. Aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa dan Berbagai Permasalahannya.

Sinar Grafika.

Gasperz, V. 1997. Manajemen Kualitas: Penerapan Konsep-Konsep Kualitas dalam

Manajemen Bisnis Total, Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.

Handayani, F. 2006. Prosedur Barang dan Jasa. Digilib POLBAN