Panitia juga mesti memerhatikan siapa yang akan menjadi pembicara atau narasumber dalam rapat tersebut. Apakah narasumber itu dari dalam perusahaan atau dari luar?
Seyogianya dipastikan dan dikomunikasikan apa yang diharapkan dari narasumber, misalnya bahan-bahan presentasi. Penentuan narasumber disesuaikan dengan topik atau masalah yang akan dibahas.
Dalam rapat bisnis yang berlangsung sehari penuh, jangan lupa mengalokasikan waktu jeda atau istirahat. Misalnya waktu untuk rehat snack, sholat, makan siang, dan makan malam. Â Ini memberikan keluasaan bagi peserta rapat bisnis untuk "menuaikan kewajiban" dan "ambil nafas sejenak" setelah suntuk mengikuti rapat dalam waktu yang cukup lama.
Terakhir yang tidak kalah pentingnya adalah persiapan peralatan rapat. Misalnya layar (screen), LCD, laptop, dan sound system. Di samping peralatan ini tersedia, jangan lupa untuk diujicoba terlebih dahulu untuk memastikan semua peralatan tersebut dapat berfungsi dengan baik.
Dalam beberapa kasus, terkadang LCD tidak berfungsi dengan baik, microphone yang tiba-tiba mati karena lupa mengganti baterai, atau lainnya. Mempersiapkan dan memastikan peralatan-peralatan itu berfungsi dengan baik menjadi faktor penting dan menentukan kelancaran rapat bisnis.
Itulah beberapa hal yang perlu dipersiapkan dalam upaya menyukseskan jalannya rapat bisnis. Persiapan yang baik dan cermat adalah kunci keberhasilan sebuah rapat bisnis.
(I Ketut Suweca, 14 Desember 2022).
