Pertama-tama adalah undangan: siapa yang akan diundang dan berapa jumlah undangannya. Hal ini sangat berkaitan dengan ruangan, kursi, meja, akomodasi, dan fasilitas lainnya. Penyediaan fasilitas itu tentu saja harus disesuaikan dengan jumlah undangan yang diharapkan hadir.
Dalam hal pengiriman surat undangan, sebaiknya seminggu atau paling lambat tiga hari menjelang rapat, disertai dengan susunan acara dan bahan-bahan yang akan dibahas di dalam rapat bisnis tersebut.
Selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah waktu dan tempat rapat. Hendaknya hal ini benar-benar dipastikan sebelum undangan rapat diedarkan. Hal ini penting untuk meminimalisasi kemungkinan terjadinya perubahan waktu dan tempat rapat setelah undangan diedarkan.
Satu hal yang tidak kalah pentingnya adalah mengenai lama waktu rapat. Apakah rapat akan diselenggarakan selama 1,5 jam, 2 jam, 4 jam, atau lebih?
Lama waktu rapat mesti ditetapkan agar semua yang hadir, terutama pemimpin rapat, bisa memanfaatkan waktu yang tersedia dengan sebaik-baiknya. Rapat menjadi fokus dan tidak bertele-tele dan membuang-buang waktu percuma.
Harus diingat, para peserta rapat mungkin saja punya agenda lain setelah rapat bisnis tersebut selesai. Jangan sampai rapat berlangsung jauh lewat waktu sehingga mengakibatkan para peserta terdistraksi pikirannya dan mengalami kesulitan dalam me-manage waktu untuk agenda mereka berikutnya.
Untuk rapat yang relatif besar dan penting, biasanya ada ditunjuk seorang ketua panitia penyenggara beserta susunan lengkap kepanitiannya.
Ketua panitia akan memberikan laporan atas pelaksanaan rapat dimaksud pada bagian awal dari pelaksanaan rapat. Jadi, di samping mempersiapkan rapat, ketua panitia harus mempersiapkan laporan yang memuat berbagai hal tentang rapat, antara lain yang menyangkut maksud dan tujuan rapat, waktu dan tempat rapat, sumber dana rapat, dan sebagainya.
Untuk memperlancar jalannya rapat, ditentukan pula pembaca acara (master of ceremony-MC)-nya. Pastikan siapa MC yang ditugaskan untuk memandu hingga rapat berakhir sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Pembawa acara hendaknya memahami dengan baik agenda rapat bisnis sehingga bisa bekerja secara optimal.
Di samping MC, jangan lupa memastikan pembaca doa. Terkadang hal ini dilupakan dalam mengagendakan sebuah rapat. Pada saat rapat dimulai, panitia baru ngeh kalau pembaca doa tidak atau lupa disiapkan. Jadi, hendaknya petugas pembaca doa disiapkan sekaligus dengan teks doa yang akan dibaca.
