Bagaimana Cara Membuat Rapat Menjadi Lebih Efektif?

Dalam sebulan terakhir, berapa kali Anda terlibat di dalam rapat? 

Apakah Anda merasa bahwa rapat yang Anda ikuti atau selenggarakan itu ada hasilnya? 

Antara lain, ada informasi penting atau baru  yang disampaikan, ada keputusan bersama yang dicapai, ada masalah yang dipecahkan, atau ada perjanjian yang berhasil ditandatangani? 

Dan, waktu yang digunakan benar-benar efektif?

Ngobrol Ngalor-ngidul?

Jika Anda mengatakan 'ya' terhadap pertanyaan itu, bisa diyakini bahwa rapat (meeting) yang Anda ikuti atau laksanakan memang efektif. 

Rapat yang efektif adalah rapat yang mencapai tujuannya, tidak sekadar menghabiskan waktu percuma.

Pada suatu kesempatan saya pernah mendengar salah seorang sahabat mengeluh bahwa di instansinya sering ada rapat. Akan tetapi, menurutnya, terkadang rapat yang dilakukan itu sama sekali tidak penting, tidak bedanya dengan ngobrol ngalor-ngidul.

"Saya sering kesal, karena rapat yang nggak jelas itu hanya membuang-buang waktu. Ada banyak pekerjaan yang sebenarnya bisa saya selesaikan, tetapi waktu saya akhirnya terbuang sia-sia di dalam rapat yang tiada juntrungnya itu," keluhnya.

Sehubungan dengan hal itu, setiap kali akan menyelenggarakan rapat, hendaknya diperhatikan dan dipersiapkan beberapa hal penting yang berkenaan dengannya.

Pertama, pastikan apa tujuan rapat

Pertanyaan utamanya, apakah tujuan Anda menyelenggarakan rapat? Apakah rapat itu untuk mengambil keputusan tertentu, menyampaikan informasi baru, atau memberikan pengarahan atau briefing kepada karyawan?

Tujuan rapat harus jelas sehingga proses rapat mengarah kepada tujuan dimaksud. Rapat tanpa arah atau tujuan hanya akan membuang-buang energi percuma.

Kedua, siapkan agenda rapat

Apakah agenda atau susunan acara rapat yang akan diselenggarakan? Tidak cukup hanya dengan menentukan tujuan rapat, agenda rapat pun mesti jelas. 

Agenda rapat mengacu pada tujuan rapat. Dengan kata lain, tujuan rapat diurai ke dalam agenda yang menjelaskan dengan rinci tahapan-tahapan rapat.

Ilustrasi rapat yang efektif | Sumber gambar: careercontessa.com)

Misalnya, agenda menyangkut pukul berapa registrasi, berapa lama acara pembukaan, apa saja materi presentasi dan berapa lama waktunya. Lalu, berapa lama waktu yang disediakan untuk pembahasan atau diskusi, dan apa saja materi bahasannya sebelum penutupan.

Terkait agenda ini, harus dipastikan siapa saja yang akan terlibat dalam rapat dan apa peran masing-masing dari mereka. 

Rapat memang mesti memastikan hanya yang berkepentingan saja yang hadir, bukan sembarang orang dalam perusahaan yang tidak ada sangkut-pautnya dengan materi yang dibahas.

Ketiga, pastikan waktu dan tujuan tercapai

Ya, benar, rapat mesti diarahkan dengan ketaatan pada waktu yang ditentukan sebelumnya. Jika tidak, rapat akan cenderung molor dan pembicaraan tidak fokus. Jadi, waktu yang tersedia benar-benar difokuskan untuk membahas topik yang sudah direncanakan.

Di samping soal ketepatan waktu, pertanyaan yang penting adalah: apakah goal rapat sudah dicapai di akhir rapat? Seperti diurai di atas, ada beberapa tujuan rapat, di antaranya memberi briefing, menyampaian informasi penting, mengambil keputusan, memecahkan masalah perusahaan, dan lainnya. Apakah tujuan tersebut  tercapai?

Misalkan saja tujuannya adalah briefing. Apakah briefing atau pengarahan dari pimpinan atau pihak yang ditentukan telah terselenggara dengan baik? Apakah peserta sudah memahami apa isi briefing tersebut?

Misalkan lagi, tujuan rapat adalah memecahkan masalah perusahaan. Pertanyaan yang diajukan, apakah masalah yang dibahas sudah berhasil dipecahkan di akhir rapat? Adakah sudah diputuskan jalan keluar dari permasalahaan yang ada?

Jadi, hendaknya dipastikan bahwa tujuan rapat yang direncanakan di awal sudah dicapai. Jika pun karena sesuatu hal, masih terjadi kendala atau ketidaksepakatan, maka mesti diagendakan lagi dalam rapat berikutnya. Akan tetapi, mesti diupayakan terwujud jalan keluar agar rapat tidak berlarut-larut dan memakan waktu lebih lama lagi.

Keempat, tegaskan tentang tindak lanjut

Banyak rapat berhenti usai rapat. Artinya, apa yang diarahkan atau disepakati di dalam rapat tidak ditindaklanjuti setelahnya. Tidak ada usaha mengeksekusi hasil keputusan rapat oleh para pihak yang terkait.

Apa yang sudah diputuskan atau disepakati di dalam rapat hendaknya dilaksanakan. Mesti ada komitmen untuk mengeksekusi setelahnya. Jika tidak, maka rapat yang sudah dilaksanakan akan sia-sia belaka, hanya menghabiskan tenaga, pikiran, waktu, sumber daya lainnya.

Terkait ini, di akhir rapat seyogianya pemimpin rapat menggarisbawahi atau menegaskan kembali apa yang disepakati dan siapa saja yang terlibat dan berperan dalam mengeksekusi keputusan rapat dan kapan waktu pelaksanaan, termasuk deadline-nya.  

Demikianlah, rapat yang efektif berangkat dari jawaban atas pertanyaan ini: apa tujuannya, siapa yang terlibat, bagaimana agendanya, apa hasilnya, siapa yang menindaklanjutinya.

(I Ketut Suweca, 11 November 2021).