Pertama, pastikan apa tujuan rapat
Pertanyaan utamanya, apakah tujuan Anda menyelenggarakan rapat? Apakah rapat itu untuk mengambil keputusan tertentu, menyampaikan informasi baru, atau memberikan pengarahan atau briefing kepada karyawan?
Tujuan rapat harus jelas sehingga proses rapat mengarah kepada tujuan dimaksud. Rapat tanpa arah atau tujuan hanya akan membuang-buang energi percuma.
Kedua, siapkan agenda rapat
Apakah agenda atau susunan acara rapat yang akan diselenggarakan? Tidak cukup hanya dengan menentukan tujuan rapat, agenda rapat pun mesti jelas.Â
Agenda rapat mengacu pada tujuan rapat. Dengan kata lain, tujuan rapat diurai ke dalam agenda yang menjelaskan dengan rinci tahapan-tahapan rapat.
Misalnya, agenda menyangkut pukul berapa registrasi, berapa lama acara pembukaan, apa saja materi presentasi dan berapa lama waktunya. Lalu, berapa lama waktu yang disediakan untuk pembahasan atau diskusi, dan apa saja materi bahasannya sebelum penutupan.
Terkait agenda ini, harus dipastikan siapa saja yang akan terlibat dalam rapat dan apa peran masing-masing dari mereka.Â
Rapat memang mesti memastikan hanya yang berkepentingan saja yang hadir, bukan sembarang orang dalam perusahaan yang tidak ada sangkut-pautnya dengan materi yang dibahas.
Ketiga, pastikan waktu dan tujuan tercapai
