Ya, benar, rapat mesti diarahkan dengan ketaatan pada waktu yang ditentukan sebelumnya. Jika tidak, rapat akan cenderung molor dan pembicaraan tidak fokus. Jadi, waktu yang tersedia benar-benar difokuskan untuk membahas topik yang sudah direncanakan.
Di samping soal ketepatan waktu, pertanyaan yang penting adalah: apakah goal rapat sudah dicapai di akhir rapat? Seperti diurai di atas, ada beberapa tujuan rapat, di antaranya memberi briefing, menyampaian informasi penting, mengambil keputusan, memecahkan masalah perusahaan, dan lainnya. Apakah tujuan tersebut  tercapai?
Misalkan saja tujuannya adalah briefing. Apakah briefing atau pengarahan dari pimpinan atau pihak yang ditentukan telah terselenggara dengan baik? Apakah peserta sudah memahami apa isi briefing tersebut?
Misalkan lagi, tujuan rapat adalah memecahkan masalah perusahaan. Pertanyaan yang diajukan, apakah masalah yang dibahas sudah berhasil dipecahkan di akhir rapat? Adakah sudah diputuskan jalan keluar dari permasalahaan yang ada?
Jadi, hendaknya dipastikan bahwa tujuan rapat yang direncanakan di awal sudah dicapai. Jika pun karena sesuatu hal, masih terjadi kendala atau ketidaksepakatan, maka mesti diagendakan lagi dalam rapat berikutnya. Akan tetapi, mesti diupayakan terwujud jalan keluar agar rapat tidak berlarut-larut dan memakan waktu lebih lama lagi.
Keempat, tegaskan tentang tindak lanjut
Banyak rapat berhenti usai rapat. Artinya, apa yang diarahkan atau disepakati di dalam rapat tidak ditindaklanjuti setelahnya. Tidak ada usaha mengeksekusi hasil keputusan rapat oleh para pihak yang terkait.
Apa yang sudah diputuskan atau disepakati di dalam rapat hendaknya dilaksanakan. Mesti ada komitmen untuk mengeksekusi setelahnya. Jika tidak, maka rapat yang sudah dilaksanakan akan sia-sia belaka, hanya menghabiskan tenaga, pikiran, waktu, sumber daya lainnya.
Terkait ini, di akhir rapat seyogianya pemimpin rapat menggarisbawahi atau menegaskan kembali apa yang disepakati dan siapa saja yang terlibat dan berperan dalam mengeksekusi keputusan rapat dan kapan waktu pelaksanaan, termasuk deadline-nya. Â
Demikianlah, rapat yang efektif berangkat dari jawaban atas pertanyaan ini: apa tujuannya, siapa yang terlibat, bagaimana agendanya, apa hasilnya, siapa yang menindaklanjutinya.
(I Ketut Suweca, 11 November 2021).
