WFH, Apa yang Diperlukan?

Saat ini, saya rasa bukan masanya lagi kita meributkan atau mengeluhkan terus COVID-19 atau menghitung berapa jumlah korban yang (akan) berjatuhan. Biarlah penanganan COVID-19 kita percayakan kepada mereka yang kompeten dan ahli.

Tugas kita adalah ikut mendukung mereka yang sedang konsen menelusur COVID-19 hingga ditemukan cara pembasmiannya dan juga mereka yang sedang merawat dan membantu para korban. Termasuk mendukung langkah-langkah positif yang sedang diambil oleh pemerintah. 

Di antaranya dengan ikut mencegah agar penyebaran SARS-CoV-2 yang menjadi biang COVID-19 tidak semakin merebak, dan juga dengan tidak membuat susasana menjadi semakin keruh dengan ikut membuat atau menyebarkan informasi-informasi yang tidak benar ataupun praduga-praduga yang tidak beralasan. 

Termasuk mengganti atau melekatkan tagar-tagar yang lebih positif dalam postingan-postingan kita terutama di sosial media seperti dengan #IndonesiaTegarMenghadapiCorona, #IndonesiaBersatuMelawanCorona dan sebagainya.  

Tidak kalah pentingnya juga adalah bagaimana kita tetap survive sembari mencari solusi, termasuk dalam menyelesaikan pekerjaan yang biasa kita kerjakan di kantor dan saat-saat ini mesti kita boyong ke rumah.

Memang tidak semua pekerjaan kantor dapat diboyong ke rumah. Bahkan mungkin ada yang mesti tetap ngantor untuk menjaga kelancaran. Namun, dengan berkah kemajuan teknologi saat ini, saya rasa, sebagian besar pekerjaan dan urusan kantor bisa diselesaikan juga meski kita harus hadir ke kantor atau dengan melakukannya dari rumah.

Sektor Perdagangan dan Pelayanan Publik

Untuk kantor atau perusahaan yang tidak berhubungan dengan pelayanan konsumen atau publik secara langsung, penerapan Work of Home (WFH) saya rasa akan tidak terlalu bermasalah.

Di sini saya tidak sedang membahas bagian produksi, karena tentu saja pilihannya hanya ada dua, tetap jalan atau diliburkan, untuk produk yang pengolahannya tidak manual dan atau tidak bisa dibawa pulang.

Sebelum kita membahasnya lebih lanjut, kita mesti memahami dulu kenapa WFH mesti dilakukan. Tidak lain WFH adalah salah satu cara untuk meminimalisasi terjadinya kerumunan dan interaksi langsung dengan sesama sebagai salah satu solusi untuk mencegah semakin luasnya penyebaran virus, baik di kantor itu sendiri maupun terutama di jalan-jalan, saat menuju ke kantor atau pulang dari kantor terutama bagi para pengguna transportasi umum, di mana interaksi yang terjadi bisa dengan siapa saja yang tidak bisa dipastikan kondisi kesehatannya.

Bagi kantor atau perusahaan yang kegiatannya secara langsung berhubungan dengan konsumen atau publik, beberapa hal dapat diminimalisasi untuk menghindari kerumunan dan terjadinya interaksi langsung. 

Misalnya pembayaran, yang semula tunai bisa dialihkan menjadi non tunai. Dokumen-dokumen yang bisa dikirim secara digital, atau dikonversi menjadi digital, dapat dialihkan juga.

Kegiatan pelayanan pun bisa dibagi-bagi. Misalnya pengisian formulir atau pengajuan order, dapat disediakan berkasnya yang dapat diambil kapan saja dan diisi sebelumnya. 

Terlebih jika pelayanan ini bisa dilakukan secara online. Demikian juga bukti transaksi. Hingga, jika memang masih diperlukan, waktu interaksi langsung menjadi lebih singkat. Seperti pengambilan/pengantaran barang.

Komunikasi dan Koordinasi

Bagi kantor atau perusahaan yang (akan) memberlakukan WFH, selain memastikan ketersediaan perlengkapan dan kebutuhan kerja di rumah bagi yang akan melakukan WFH, seperti komputer atau laptop juga internet, hal yang terpenting diperhatikan adalah tentang komunikasi dan koordinasi. 

Komunikasi dan koordinasi  yang biasa dilakukan secara langsung dengan sesama tim ataupun yang bersifat lintas divisi, mesti dapat tetap dijaga kelancarannya seiring penerapan WFH. 

Karena kekeliruan yang terjadi baik pada komunikasi maupun koordinasi dapat mengakibatkan kekacauan di mana WFH akan berjalan dengan tidak terarah bahkan sia-sia.

Lalu, apa saja yang diperlukan untuk menjaga komunikasi dan koordinasi tetap berjalan? 

Untuk melakukan komunikasi dan koordinasi saat WFH, model seperti telpon, chatting, video call dan email masih tetap bisa digunakan. Namun memperhatikan sifatnya yang terbatas hanya dua arah atau hanya untuk beberapa orang atau bersifat tidak langsung, selain menggunakan model-model tersebut, untuk komunikasi dan koordinasi dengan jumlah peserta yang cukup besar dan bersifat langsung, kita bisa menggunakan juga layanan konferensi atau meeting  seperti yang disediakan oleh Skype. 

Biasanya, pada layanan konferensi atau rapat online, tersedia juga fasilitas berbagi layar dan dokumen yang sangat membantu. Skype sendiri dapat dijalankan baik melalui komputer atau laptop dan juga tablet maupun ponsel. selain Skype, tersedia juga aplikasi serupa seperti Zoom dan Google Hangout.

suasana rapat online. gambar: business.it

Remote Access

Dalam menggarap pekerjaan kantor, biasanya kita juga menggunakan aplikasi khusus selain aplikasi umum seperti MS Office ataupun Open Office. Baik aplikasi marketing, accounting ataupun hrm. 

Beberapa kantor dan perusahaan memang telah menggunakan aplikasi berbasis web yang bisa diakses dari manapun. Namun, banyak juga kantor dan perusahaan yang menggunakan aplikasi khusus yang hanya dapat diakses dari dalam (jaringan) kantor. Hal ini tentu menjadi kendala juga saat WFH.

Menyiasati hal ini, kantor atau perusahaan bisa menyediakan layanan remote access ke komputer yang ada di dalam kantor. Baik ke komputer yang sudah ada dan digunakan sehari-hari ataupun dengan menyediakannya secara khusus. 

Tentu dengan pengaturan dan koordinasi yang diperlukan, misalnya secara bergantian atau dibuka hanya untuk beberapa orang saja yang dinilai sangat penting dan tinggi urgensi pekerjaannya.

Sebenarnya remote access sendiri sudah banyak digunakan, terutama bagi mereka yang bekerja di bidang IT misalnya guna mengakses komputer server atau mengakses komputer karyawan di cabang lain yang memerlukan bantuan jarak jauh.

Aplikasi atau layanan umum yang dapat digunakan untuk melakukan remote accsess misalnya TeamViewer, AnyDesk, Chrome Desktop ataupun  Remote Desktop Protocol (RDP) yang disediakan oleh komputer Windows. Dengan remote access kita bisa menggunakan komputer lain layaknya menggunakan komputer sendiri.

Remote access sendiri saat ini sudah bisa dilakukan tidak hanya dari komputer atau laptop namun juga bisa melalui tablet dan ponsel.

remote access menggunakan AnyDesk. gambar diambil dari anydesk.com

Demikian beberapa hal berkenaan dengan WFH. Hal lain yang sangat penting untuk diperhatikan dan dipersiapkan adalah mental dan kedisiplinan.

Bagaiamana pun bekerja dari rumah berbeda dengan bekerja di kantor.

Kendala seperti gangguan jaringan internet saat berkomunikasi dan berkoordinasi ataupun mengakses data, tidak adanya pengawasan langsung dari atasan, riweuh-nya suasana rumah dengan hingar-bingar anak-anak yang sedang bermain, dan sebagainya, membutuhkan mental dan kedisiplinan yang tinggi.

Namun, jika kita bisa bersikap rileks, WFH pun tentu menjadi sangat mengasyikkan. Salam!