Pahami Dulu Beberapa Hal Ini, Sebelum Memutuskan Bekerja sebagai Purchasing Officer

Membuat dan melakukan release PO
Create PO adalah pekerjaan yang tidak sulit dibandingkan dengan proses yang lain, orang awan mungkin berfikiran bahwa purchase order adalah sebuah hal yang cukup sulit dan kompleks dalam pembuatannya, padahal pengalaman penulis untuk create PO adalah sesuatu yang termudah dari seluruh proses step pembelian. 

Jika perusahaan menggunakan sistem IT seperti SAP system misalnya, pihak operator cukup mengisi kolom yang mesti diisi sesuai dengan kesepakatan negosiasi dengan vendor pemenang, setelah semua terisi secara lengkap, dalam sistem sudah secara otomatis akan display purchase order yang telah dibuat oleh operator.

Namun apabila pembuatan dalam purchase order di perusahaan Anda masih menggunakan sistem manual form, yang terbuat dari software excel misalnya, tentu hal ini akan sangat fleksibel karena term & condition yang ada dalam form, bisa ditambah atau dikurangi sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. 

Akan tetapi walaupun sangat mudah untuk mengubah baik menambah dan mengurangi term & condition yang telah disepakati antara negosiasi dengan vendor, sebaiknya purchase order wajib mencantumkan beberapa informasi penting yang mesti termaktub dalam purchase order tersebut. yakni informasi tentang:

1. Unit Price yang telah disepakati antara perusahaan dan vendor
2. Satuan quantity yang digunakan
3. Jumlah ammount transaksi sebelum pajak maupun setelah pajak pertambahan nilai (PPN 10%) atau jika yang dibeli adalah jasa, maka ada pajak PPH yang harus dikalkulasikan dan termaktub dalam purchase order (PO)
4. Delivery term dalam PO, apakah sebuah jual beli dalam PO tersebut, menggunakan sistem Franco atau Loco? maka kesepakatan antara kedua belah pihak, harus tertulis dalam bentuk term & condition dalam PO
5. Payment term dalam PO, payment dalam PO bisa bermacam-macam, maka dari pada itu, penting dicantumkan dalam PO. Apakah pembayaran yang terjadi menggunakan down payment atau tidak? atau pembayaran dapat dilakukan pasca barang/jasa diterima oleh pihak pembeli? semua itu harus tertulis dalam PO
6. Delivery adress material barang/jasa, hal ini tampak sepele akan tetapi sangat berdampak besar bagi kepastian waktu material barang/jasa yang diterima Perusahaan. Seperti contoh sebuah perusahaan konstruksi contoh, sering kali purchasing officer sebuah perusahaan konstruksi di tempatkan dalam head office, akan tetapi material barang/jasa yang diperlukan adalah site project yang jauh dari dari kantor pusat. Maka dalam negosiasi penting sekali disebutkan site penerima dan alamat detil, karena kemungkinan pihak vendor diharuskan mengkalkulasi biaya pengiriman yang harus dikeluarkan ketika melakukan pengiriman barang/jasa.

Demikianlah sekelumit dalam pembuatan purchase order, yang mungkin akan bermanfaat bagi siapa saja praktisi dan pemangku posisi purchasing officer, hal ini penulis sampaikan berdasarkan pengalaman pekerjaan dari penulis sekitar tujuh tahun sebagai general purchasing dan procurement officer di perusahaan swasta manufaktur dan konstruksi.

Monitoring dan controlling semua purchase order (PO) yang sudah di release ke pihak Vendor
Monitoring purchase order (PO) dan kontroling PO adalah step lanjutan pasca seorang purchaser me-release sebuah purchase order, hal ini penting bahkan sangat menentukan bagi pihak purchaser, mengapa? 

Bagi pihak enduser, waktu kedatangan material barang/jasa adalah sebuah kepastian yang sangat ditunggu-tunggu oleh pihak User, apalagi material tersebut adalah material utama dan strategis bagi kelangsungan produksi di perusahaan manufaktur. 

Bagi seorang purchaser, waktu kedatangan material yang dipesan adalah bukan hanya sebagai pertaruhan jabatan, mungkin pula sebagai evaluasi dari pihak pimpinan procurement departement terhadap personilnya dalam memecahkan masalah-masalah dan tugas, yang dibebankan manager procurement.

Penulis sedang memastikan kedatangan Parts/Material yang dipesan ke Site pada tahun 2019 (Dokumentasi pribadi)

Bagi vendor, tentu adalah pertaruhan reputasi dan kapabilitasnya dipertaruhkan, karena ia sudah mengikatkan diri dalam kesepakatan dalam purchase order (PO) atau agreement pembelian yang ditanda-tangai di atas materai, yang jika tidak dilaksanakan, kemungkinan berkonsekuensi hukum bagi para pihak. 

Tentu jika terjadi delay atau hal-hal teknis di lapangan, perlu dilakukan konfirmasi kepada para pihak terkait. seperti material barang masih proses loading di gudang vendor, atau material barang/jasa yang dipesan masih dalam perjalanan menuju site yang dituju, dan lain sebagainya. Maka dari pada itu, purchasing officer berkewajiban memberikan informasi teknis tersebut, kepada para pihak di internal perusahaan.

Bagaimana cara seorang purchasing officer, untuk menghandle tugas dan tanggung jawab yang cukup berat tersebut di atas?