Pahami Dulu Beberapa Hal Ini, Sebelum Memutuskan Bekerja sebagai Purchasing Officer

Pada artikel ini, penulis ingin membagikan sedikit pengalaman penulis kepada para pembaca serta siapa pun yang tertarik dalam posisi purchaser dalam sebuah organisasi bisnis/perusahaan, guna membantu mereka untuk mengenali serta membantu pekerjaan seorang purchasing officer menghadapi beberapa kendala yang mungkin akan dihadapi.

Jabatan posisi purchasing officer adalah satu posisi yang bergengsi serta cukup riskan bagi mereka yang mengetahui peran serta tanggung jawab yang mesti mereka emban.

Sebagai contoh dalam sebuah organisasi bisnis perusahaan manufaktur, peran dari purchaser, sangat berperan dalam menurunkan cost perusahaan. Betapa tidak? 

Lumrah dalam organisasi bisnis seluruh pembelian bahan baku atau material, spare parts, material elektrikal, material tools dan seluruh kebutuhan yang harus dipenuhi, dari divisi-divisi yang ada dalam organisasi bisnis perusahaan manufaktur, sehingga perlu dilakukan melalui purchasing.

Penulis sedang berada di lokasi Project tahun 2020 (Dokumentasi pribadi)

Maka tidak mengherankan bahwa, dalam posisi sebagai seorang purchaser, Anda akan menerima beberapa tekanan/pressure, yang mungkin akan Anda hadapi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab tersebut. 

Beberapa ini adalah gambaran secara umum ruang lingkup pekerjaan dan tanggung-jawab seorang purchasing officer yang harus Anda ketahui serta dipahami secara baik, agar dapat menjalankan dengan baik, bertanggung jawab, akuntabel serta transparan antara lain:

Memastikan material request atau purchase request dari pihak enduser sudah disetujui oleh top manajemen
Hal yang utama adalah seorang purchaser adalah memastikan pengajuan material request disetujui terlebih dahulu pihak top manajemen, jika organisasi bisnis yang menggunakan sistem IT SAP, maka tanda sebuah material request telah di-approved atau tidak lain adalah dengan pengecekan inbox dalam personal in charge purchaser. Akan tetapi jika perusahaan tidak menggunakan sistem dalam operasionalnya, sebagai mana lumrahnya, maka seorang purchaser harus terlebih dahulu menerima form material yang sudah di-approved dan juga yang telah ditanda-tangani seluruh top manajemen. 

Manajemen di sini bukanlah seluruh kepala divisi atau departemen, akan tetapi sesuai dengan kebutuhan dan struktur organisasi bisnis yang sedang berjalan dalam sebuah perusahaan, seperti contoh seorang user dari unit maintenance misalnya.

Jka ia ingin mengajukan pembelian material parts atau tools yang menjadi keperluan kerjanya, maka ia harus membuat material request, yang harus ditanda-tangani oleh Kepala Unit Mekanik, Kepala Departemen Maintenance, kemudian Kepala Pabrik/Manajer Pabrik. 

Jadi sebuah material request benar telah di-approved, jika sudah disetujui oleh manajemen berdasarkan struktur garis lurus dari organisasi bisnis yang berlaku.

Negosiasi penawaran harga vendor (quotation vendor) yang telah dikirimkan kepada purchaser
Setelah material request dari pihak enduser diterima oleh pihak purchaser, atau jika sebuah organisasi bisnis menggunakan IT sistem dalam operasionalnya, contoh jika MR atau MRQ sudah di-approved oleh pihak manajemen, maka MR yang disetujui tersebut, akan masuk ke inbox dari purhaser.

Maka efektifnya sejak MR masuk dalam inbox tersebut, purchaser harus secara cepat dan efisien melakukan permintaan penawaran atau permintaan quotation ke vendor-vendor potensial, baik itu dilakukan melalui pesan elektronik seperti email, WhatsApp atau pesan elektronik lainnya seperti fax dan lain sebagainya. 

Akan tetapi berkenaan dengan perkembangan teknologi yang amat pesat saat ini, hubungan komunikasi menjadi semakin cepat dan mudah, seperti aplikasi WhatsApp misalnya, bisa digunakan untuk melakukan konfirmasi dan kumunikasi yang cepat serta murah, dibandingkan dengan fax yang relatif mahal.

Perkembangan sistem komunikasi IT, bisa dimanfaatkan guna mempermudah pekerjaan komunikasi pihak purchasing officer saat ini. Sehingga penulis menyarankan pula tidak alergi terhadap aplikasi komunikasi yang up to date, dikarenakan perkembangan yang sangat cepat, maka akan terjadi perubahan gaya komunikasi atau cara berinteraksi antara pihak purchasing officer dengan pihak eksternal, akan tetapi tetap menghormati etika dan gaya sopan-santun serta adat istiadat yang berlaku jika berkenaan dengan pekerjaan. 

Negosiasi quotation yang diterima oleh vendor, penulis menyarankan agar setiap purchaser didampingi oleh atasan dari unitnya serta didampingi oleh internal control auditor, karena hal tersebut untuk mengakomodasi dari akuntabilitas dan transparansi dalam negosiasi dan tender penawaran yang dilakukan oleh setiap purchaser. 

Dan yang kedua untuk mencegah conflict of interest antara purchaser dan pihak vendor, sehingga jika terjadi ketidakwajaran, pihak personal internal dapat mencegah hal tersebut, dengan pengawasan dari negosiasi tender dan negosiasi penawaran yang terbuka dan transparan di internal purchasing unit.

Mencari vendor potensial yang perlu diberikan kesempatan untuk memberikan penawaran harga
Dalam unit di bawah procurement departemen, terdapat unit khusus yang bertugas untuk mencari vendor-vendor potensial yang mungkin di masa yang akan datang, dapat diberikan kesempatan oleh pihak purchaser. 

Tugas unit ini biasanya disebut oleh sourching vendor unit, ia adalah unit yang banyak tidaknya personil di unit tersebut, tergantung dari besar dan kecilnya organisasi suatu perusahaan. 

Adapun tugas dari unit khusus ini adalah mencari, menemukan serta melakukan survei kelayakan dari vendor yang telah disurvei. Dalam melakukan survei dan verifikasi yang dilakukan unit sourching vendor mereka akan melakukan kunjungan ke site vendor baik pabrikasi site, factory site.

Sebuah vendor adapun sampai ke head quarter sebuah vendor, ini dilakukan agar sebuah vendor dapat diketahui layak atau tidaknya sebuah perusahaan, dan dokumen formal yang dibutuhkan juga perlu dilihat serta izin dan perizinan yang berlaku, untuk mengetahui kepatuhan sebuah calon vendor.

Main bussines sebuah calon vendor harus dipelajari secara lengkap oleh sourching officer, ketika melakukan survei dan studi kelayakan sebuah calon vendor. 

Setelah diketahui bahwa, sebuah calon vendor memenuhi semua kriteria kapasitas dan kapabilitasnya, maka sourching officer berkewajiban untuk menginformasikan kepada seluruh purchaser bahwa sebuah calon vendor layak untuk dipertimbangkan untuk diberikan kesempatan memberikan quotation di masa yang akan datang, jika terdapat material request/service request dari pihak enduser.

Purchaser wajib memberikan kesempatan bagi potensial vendor tersebut, selain dari vendor existing yang selama ini telah men-supply material barang yang sama. Ini dimaksudkan agar semakin banyak pilihan vendor yang ada, akan memudahkan pihak purchaser sendiri, selain itu dengan semakin banyaknya pilihan vendor, akan membuat semakin competitive harga di antara vendor dengan sendirinya. Karena pihak vendor akan tetap menginginkan dan mempertahankan order yang selama ini didapat dari existing customer. 

Ini secara alamiah akan menguntungkan pihak purchaser, karena offerance yang ditawarkan ke pasar seakan "seorang gadis yang diperebutkan oleh banyak pemuda", dengan sendirinya kompetisi harga di antara vendor akan terjadi.

Penulis sedang melakukan pengecekan spesifikasi penawaran serta detil item quotation tahun 2019 di sebuah Perusahaan swasta (Dokumentasi pribadi)

Memastikan bersama pihak terkait, barang/jasa yang akan dibeli sudah sesuai spesifikasi teknis serta sesuai dengan kebutuhan Enduser
Penulis menekankan kepada purchaser, bahwa sebelum dilakukan release PO, sebaiknya pihak terkait seperti enduser sudah dipastikan approved pada spesifikasi penawaran yang diterima pihak purchaser. 

Sering kali seorang purchaser yang tidak berpengalaman menganggap remeh proses ini. Dikarenakan sering menganggap remeh, alhasil cenderung sembrono dan terburu-buru dalam membuat keputusan, sehingga tanpa sadar telah terjebak dalam pekerjaan sia-sia, karena jika ternyata material yang dibeli, memiliki spesifikasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan. 

Dalam hal seperti ini, suka atau tidak suka, warehouse dan user harus melakukan penolakan material barang yang dikirim oleh pihak vendor tersebut, tentu jika hal tersebut terjadi, bukan saja kerugian bagi pihak vendor, akan tetapi kerugian terjadi bagi seluruh pihak. 

Dari pihak vendor, sangat jelas bahwa vendor memiliki kerugian dari penolakan tersebut, karena biaya pengiriman sudah terlanjur dikeluarkan oleh pihak vendor, selain itu ongkos bongkar-muat, biaya-biaya tak terduga yang terjadi selama pengiriman berlangsung.

Selain itu dari sisi pihak enduser, kerugian terjadi dikarenakan terjadinya penundaan pemakaian material barang/parts, yang seharusnya di schedulekan pada waktu tertentu, terpaksa harus delay atau mundur pada waktu yang lebih lama. 

Bagaimana material itu merupakan material bahan baku utama? Tentu perhitungan akan jauh lebih besar lagi, dari mulai terhentinya jadwal produksi, delay pengiriman produk barang jadi akan pasti terjadi, karena terhentinya pasokan bahan baku utama, belum lagi claim yang akan diterima oleh pihak Perusahaan, yang mungkin akan ditempuh pihak customer (sebagai akibat delay pengiriman barang jadi).

Banyak potensi kerugian yang mungkin akan terjadi, sebagai akibat dari kesalahan yang tampak sepele, akan tetapi amat sangat menentukan bagi kelangsungan dan kerjasama pihak perusahaan dengan vendor, pihak perusahaan dengan customer dan banyak pihak lainnya. 

Maka dari pada itu, penulis menekankan penting proses check and recheck sebuah material terutama spesifikasinya, sebelum dilakukan proses lebih lanjut.

Membuat dan melakukan release PO
Create PO adalah pekerjaan yang tidak sulit dibandingkan dengan proses yang lain, orang awan mungkin berfikiran bahwa purchase order adalah sebuah hal yang cukup sulit dan kompleks dalam pembuatannya, padahal pengalaman penulis untuk create PO adalah sesuatu yang termudah dari seluruh proses step pembelian. 

Jika perusahaan menggunakan sistem IT seperti SAP system misalnya, pihak operator cukup mengisi kolom yang mesti diisi sesuai dengan kesepakatan negosiasi dengan vendor pemenang, setelah semua terisi secara lengkap, dalam sistem sudah secara otomatis akan display purchase order yang telah dibuat oleh operator.

Namun apabila pembuatan dalam purchase order di perusahaan Anda masih menggunakan sistem manual form, yang terbuat dari software excel misalnya, tentu hal ini akan sangat fleksibel karena term & condition yang ada dalam form, bisa ditambah atau dikurangi sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. 

Akan tetapi walaupun sangat mudah untuk mengubah baik menambah dan mengurangi term & condition yang telah disepakati antara negosiasi dengan vendor, sebaiknya purchase order wajib mencantumkan beberapa informasi penting yang mesti termaktub dalam purchase order tersebut. yakni informasi tentang:

1. Unit Price yang telah disepakati antara perusahaan dan vendor
2. Satuan quantity yang digunakan
3. Jumlah ammount transaksi sebelum pajak maupun setelah pajak pertambahan nilai (PPN 10%) atau jika yang dibeli adalah jasa, maka ada pajak PPH yang harus dikalkulasikan dan termaktub dalam purchase order (PO)
4. Delivery term dalam PO, apakah sebuah jual beli dalam PO tersebut, menggunakan sistem Franco atau Loco? maka kesepakatan antara kedua belah pihak, harus tertulis dalam bentuk term & condition dalam PO
5. Payment term dalam PO, payment dalam PO bisa bermacam-macam, maka dari pada itu, penting dicantumkan dalam PO. Apakah pembayaran yang terjadi menggunakan down payment atau tidak? atau pembayaran dapat dilakukan pasca barang/jasa diterima oleh pihak pembeli? semua itu harus tertulis dalam PO
6. Delivery adress material barang/jasa, hal ini tampak sepele akan tetapi sangat berdampak besar bagi kepastian waktu material barang/jasa yang diterima Perusahaan. Seperti contoh sebuah perusahaan konstruksi contoh, sering kali purchasing officer sebuah perusahaan konstruksi di tempatkan dalam head office, akan tetapi material barang/jasa yang diperlukan adalah site project yang jauh dari dari kantor pusat. Maka dalam negosiasi penting sekali disebutkan site penerima dan alamat detil, karena kemungkinan pihak vendor diharuskan mengkalkulasi biaya pengiriman yang harus dikeluarkan ketika melakukan pengiriman barang/jasa.

Demikianlah sekelumit dalam pembuatan purchase order, yang mungkin akan bermanfaat bagi siapa saja praktisi dan pemangku posisi purchasing officer, hal ini penulis sampaikan berdasarkan pengalaman pekerjaan dari penulis sekitar tujuh tahun sebagai general purchasing dan procurement officer di perusahaan swasta manufaktur dan konstruksi.

Monitoring dan controlling semua purchase order (PO) yang sudah di release ke pihak Vendor
Monitoring purchase order (PO) dan kontroling PO adalah step lanjutan pasca seorang purchaser me-release sebuah purchase order, hal ini penting bahkan sangat menentukan bagi pihak purchaser, mengapa? 

Bagi pihak enduser, waktu kedatangan material barang/jasa adalah sebuah kepastian yang sangat ditunggu-tunggu oleh pihak User, apalagi material tersebut adalah material utama dan strategis bagi kelangsungan produksi di perusahaan manufaktur. 

Bagi seorang purchaser, waktu kedatangan material yang dipesan adalah bukan hanya sebagai pertaruhan jabatan, mungkin pula sebagai evaluasi dari pihak pimpinan procurement departement terhadap personilnya dalam memecahkan masalah-masalah dan tugas, yang dibebankan manager procurement.

Penulis sedang memastikan kedatangan Parts/Material yang dipesan ke Site pada tahun 2019 (Dokumentasi pribadi)

Bagi vendor, tentu adalah pertaruhan reputasi dan kapabilitasnya dipertaruhkan, karena ia sudah mengikatkan diri dalam kesepakatan dalam purchase order (PO) atau agreement pembelian yang ditanda-tangai di atas materai, yang jika tidak dilaksanakan, kemungkinan berkonsekuensi hukum bagi para pihak. 

Tentu jika terjadi delay atau hal-hal teknis di lapangan, perlu dilakukan konfirmasi kepada para pihak terkait. seperti material barang masih proses loading di gudang vendor, atau material barang/jasa yang dipesan masih dalam perjalanan menuju site yang dituju, dan lain sebagainya. Maka dari pada itu, purchasing officer berkewajiban memberikan informasi teknis tersebut, kepada para pihak di internal perusahaan.

Bagaimana cara seorang purchasing officer, untuk menghandle tugas dan tanggung jawab yang cukup berat tersebut di atas?

Ada beberapa cara yang dapat ditempuh dan mungkin perlu dilakukan, jika Anda seorang purchasing officer, antara lain:

1. Kenali SOP & IK yang berlaku dalam Perusahaan Anda, pengenalan SOP dan Instruk Kerja (IK) yang berlaku di sebuah perusahaan adalah keharusan bagi purchasing officer. Jangan sampai Anda tidak mengerti dan memahami jobs description dan peraturan yang berlaku di perusahan tempat di mana Anda bekerja. Bahkan penulis menyarankan bagi purchasing officer baru bergabung di sebuah perusahaan, sebaiknya punya pengetahuan general tentang tugas dan tanggung jawab purchasing serta tanggung-jawab, etik yang melekat pada dirinya.
2. Kenali dan pahami lebih jauh serta detil main bussines perusahaan di mana Anda bekerja, pepatah mengatakan "Tak kenal maka tak sayang" memang ada benarnya juga menurut hemat penulis, sebelum kita gabung dalam sebuah organisasi bisnis, tentu kita sudah mempunyai gambaran bahwa, produk apakah yang dihasilkan sebuah perusahaan ini? Apakah produk-produk tersebut dipasarkan secara lokal, nasional atau regional? Jika memang bergerak di industri jasa misalnya, apa jasa yang ditawarkan perusahaan tersebut? Customer mana yang disasar oleh perusahaan tersebut? Pertanyan-pertanyaan tersebut, sebaiknya purchasing officer dapat mencari tahu dan informasi baik dalam media internet, lewat media sosial atau lewat teman, yang kebetulan bekerja di perusahaan tersebut. Hal tersebut akan menggambarkan Anda bahwa, Anda adalah orang cukup memahami scoup bussines di mana Anda bekerja.
3. Koordinasi dan berkomunikasilah dengan pihak terkait, seperti sourching team, internal control audit team, enduser, warehaouse team, accounting eam dan lain sebagainya
4. Jaga hubungan baik Anda dengan pihak internal serta pihak eksternal perusahaan seperti personal in charge dari vendor (marketing staff)
5. Lakukan brains storming di meeting internal purchasing unit agar semua permasalahan dan tantangan Anda, dapat terbantu di internal team Anda
6. Lakukan jobs sharing di internal team purchasing unit

Demikianlah sedikit pengetahuan yang dapat penulis bagikan kepada para pembaca, penulis tentu membuka selebar-lebarnya kritik dan saran yang membangun agar dikemudian hari, dapat memberikan tulisan yang lebih baik dari sebelumnya. 

Penulis berpesan kepada Anda, agar tetap berusaha, bekerja secara maksimal, sesuai dengan kemampuan Anda, serta jangan lupa berdoa kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena setiap usaha yang manusia lakukan tentu tidak akan ada keberhasilan, jika Tuhan sendiri tidak menghendaki. 

Maka dari pada itu niatkan setiap usaha saudara lakukan, untuk terus-menerus beribadah kepada Tuhan Yang Maha Esa, mudah-mudahan segala daya upaya dalam menyelesaikan pekerjaan, dapat dimudahkan oleh Tuhan Yang Maha Esa.