Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) seringkali melibatkan perubahan besar dalam operasi bisnis sebuah organisasi. Implementasi ERP membutuhkan koordinasi dan manajemen perubahan yang efektif guna memastikan keberhasilannya. Manajemen perubahan merupakan proses merancang, menerapkan, dan memantau perubahan di dalam organisasi agar dapat diterima dengan baik oleh semua pihak yang terlibat. Tujuannya adalah untuk membawa perubahan yang sukses dalam organisasi. Tiga faktor keberhasilan yang menjadi fokus dalam manajemen perubahan adalah individu yang terkena dampak, struktur perusahaan, dan budaya perusahaan. Manajemen perubahan menjadi kunci penting dalam implementasi ERP untuk memastikan keberhasilannya. Perusahaan harus mempertimbangkan tantangan yang mungkin terjadi dan menerapkan praktik terbaik untuk mengelola perubahan yang terkait dengan implementasi ERP.
Tiap strategi pelaksanaan ERP yang efektif memerlukan peta jalan, yang dapat berbentuk daftar periksa agar strategi dapat dijalankan mulai dari persiapan pelaksanaan yang telah diuraikan sebelumnya, hingga tahap pelaksanaan terakhir seperti pemeliharaan dan dukungan.
Instalasi
- Pemasangan ERP yang berhubungan dengan proses bisnis yang dikembangkan dengan kegiatan perencanaan.
- Migrasi awal untuk data yang diperlukan.
- Jika diperlukan, siapkan hardware dan infrastruktur hosting dan buat rencana untuk aktivitas data antar departemen.
- Selesaikan instalasi software dan kustomisasinya.
Migrasi
- Review keakuratan data yang akan dimigrasi, pastikan data tersebut up to date dan bersih tanpa ada error dan double.
- Mulai mapping data sehingga dapat digunakan antara departemen untuk menunggu pengujian dan go-live.
Pengujian
- Pengujian untuk semua interface dengan data user untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang proses dalam ERP.
- Validasi penerimaan proses bisnis untuk memastikan semua fungsi berjalan sesuai rencana.
- Selesaikan masalah yang tak terduga saat pengujian infrastruktur.
Pelatihan
- Lakukan pelatihan user berdasarkan rencana training yang dijelaskan dalam rencana manajemen.
- Lakukan meeting dengan vendor setelah training untuk mendukung pemakaian dan kepemilikan software ERP.
Implementasi
- Persiapkan go-live untuk memberi panduan pada user.
- Lakukan konfigurasi komponen tambahan dan lakukan meeting go-live.
- Peralihan kepemilikan sistem dari vendor ke customer dengan go-live.
- Setelah itu, perlu ada training setelah go-live untuk memastikan sistem ERP dapat digunakan oleh semua user.
Support
- Setelah implementasi, ada transisi tim go-live menjadi tim support.
- Pertahankan maintenance dan support software melalui user dan training.
- Evaluasi proyek berjalan melalui dengan melihat KPI.
Sistem ERP Â merupakan sebuah proyek yang memerlukan perencanaan yang konkret untuk pelaksanaannya. Perencanaan proyek ini akan membagi tugas individu dan paket pekerjaan ke dalam fase-fase yang berbeda, serta memberikan rencana waktu dan anggaran yang jelas. Meskipun perencanaan proyek tidak melibatkan implementasi sebenarnya dari proyek yang sedang dikerjakan, namun tujuannya adalah untuk memberikan gambaran tentang jalannya proyek yang umumnya terjadi. Setiap model ini membagi proyek menjadi empat tahap dengan fokus yang berbeda, dan penyelesaian setiap fase dianggap sebagai tonggak proyek. Dalam tahap tahap tersebut, terdapat tugas-tugas yang harus diselesaikan, yakni :
Pada tahap awal proyek dimulai dengan identifikasi masalah. Perusahaan ingin mengubah sistem ERP menjadi SAP S/4HANA untuk tetap kompetitif dan beradaptasi dengan perubahan lingkungan. Selain itu, area masalah juga perlu diidentifikasi. Setelah kebutuhan proyek diselesaikan, sistem ERP lama tidak akan dipertahankan oleh penyedia di masa depan atau tidak lagi memenuhi persyaratan industri. Tujuan proyek ditetapkan dan prosedur dasar juga ditentukan. Persyaratan khusus dicatat dalam spesifikasi oleh klien. Langkah penting selanjutnya adalah memulai proyek. Tahap awal mencakup definisi tanggung jawab internal, anggaran kasar, dan rencana waktu. Jika diperlukan dukungan eksternal untuk mengimplementasikan proyek, perusahaan harus mencari dan memilih konsultan yang tepat. Pemilihan harus didasarkan pada kriteria kualitatif seperti pengalaman, ketersediaan, dan penyediaan sumber daya implementasi.
