A-301_TB 1: Penjelasan Terkait Konsep Sistem Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (ERP) Sekilas SAP

Dosen Pengampu : Apollo, Prof.Dr, M.Si.Ak

NIM : 43221010119

Nama : Aulia Aryani

Kampus : Universitas Mercu Buana

Sistem informasi adalah sistem terbuka dan purposif yang menghasilkan informasi menggunakan siklus 'input-proses-output'. Sistem informasi minimal terdiri dari tiga elemen -- manusia, prosedur dan data. Manusia mengikuti prosedur untuk memanipulasi data untuk menghasilkan informasi. Dalam dunia komputer saat ini, definisi sistem informasi telah mengalami sedikit perubahan. Saat ini, sistem informasi adalah kombinasi terorganisir dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan komunikasi dan sumber daya data.

Sumber : Pribadi

Sistem Perencanaan Sumberdaya Perusahaan atau ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai aspek operasi bisnis. ERP dirancang untuk memungkinkan organisasi memiliki visibilitas penuh atas proses bisnis mereka, meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan pengambilan keputusan. Singkatan ERP berasal dari kata Enterprise Resource Planning dan berarti perencanaan sumber daya perusahaan.

Sistem ERP mengatasi produksi, pengangkutan, distribusi, gudang, pengiriman, pembayaran, dan akuntansi perusahaan. Software perencanaan sumber daya perusahaan. ERP dapat membantu dalam pengelolaan berbagai fungsi bisnis seperti penjualan, pengiriman, pembuatan tagihan, produksi, persediaan, dan manajemen sumber daya manusia.

ERP sering disebut sistem back-office yang menunjukkan bahwa pelanggan dan masyarakat umum tidak terlibat  langsung.  Ini  kontras  dengan sistem  front-office seperti sistem manajemen  hubungan pelanggan  yang berhubungan langsung dengan  pelanggan.   ERP adalah sistem  informasi lintas fungsional dan perusahaan yang luas. Semua departemen fungsional yang terlibat dalam operasi atau produksi terintegrasi dalam satu sistem. Selain manufaktur, pergudangan, dan pengiriman, ini akan mencakup akuntansi,  sumber daya manusia,  pemasaran, dan manajemen  strategis.

Berikut adalah beberapa definisi ERP menurut para ahli:

1. Menurut Jacob dan Killian, Enterprise Resource Planning adalah sebuah sistem informasi terintegrasi yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola seluruh proses bisnis mereka, mulai dari perencanaan, pengadaan, produksi, pengiriman, hingga manajemen keuangan dan sumber daya manusia. Sistem ini biasanya terdiri dari beberapa modul, seperti modul manajemen persediaan, modul produksi, modul keuangan, dan modul SDM, yang saling terintegrasi untuk memberikan informasi yang konsisten dan terbaru kepada pengguna sistem. Dengan adanya sistem ERP, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan memperbaiki kualitas layanan kepada pelanggan. ERP menjadi sistem aplikasi yang mendukung aliran kerja bisnis inti, yang meliputi pengadaan, manufaktur, distribusi, keuangan, dan sumber daya manusia.

2. Menurut Laudon dan Laudon (2016), ERP adalah "sebuah perangkat lunak yang memungkinkan sebuah organisasi untuk mengintegrasikan operasi-nya dan memperoleh gambaran terpadu mengenai keseluruhan bisnis."

3. Menurut Turban, Volonino, dan Wood (2013), ERP adalah "sebuah sistem perangkat lunak terintegrasi yang membantu mengelola sumber daya organisasi secara efektif dan efisien, memfasilitasi aliran informasi antara seluruh fungsi organisasi."

4. Menurut O'Brien dan Marakas (2017), ERP adalah "sistem perangkat lunak yang membantu perusahaan mengintegrasikan dan mengelola data operasional di seluruh fungsi organisasi."

Dalam keseluruhan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa ERP adalah sebuah sistem perangkat lunak yang terintegrasi dan membantu organisasi dalam mengelola seluruh operasi bisnis secara efektif dan efisien, serta memberikan gambaran terpadu tentang keseluruhan bisnis. Menurut (O'Brien, 2006) ERP menjadi kerangka acuan untuk transaksi bisnis, mengintegrasikan proses pemesanan barang, pencatatan dan pengendalian persediaan, serta perencanaan dan pembiayaan penjualan dan produksi. ERP berfungsi sebagai kekuatan bisnis lintas fungsi yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi dalam suatu organisasi, termasuk manufaktur, logistik, penjualan, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia.

Sumber : Pribadi

Gambar  tersebut menunjukkan evolusi Enterprise Resource Planning (ERP).

Pada tahun 1990, Gartner Group menciptakan ERP. Gartner menjelaskan aplikasi sistem yang mendukung alur kerja inti bisnis, seperti pengadaan, manufaktur, distribusi, keuangan, dan sumber daya manusia. Namun, konsep ini sudah ada sejak tahun 1960-an, saat itu hanya digunakan untuk manajemen inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Pengembang perangkat lunak membuat program untuk memantau inventaris, merekonsiliasi saldo, dan melaporkan status. Pada tahun 1970-an, program ini berkembang menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk menjadwalkan proses produksi.

Ketika memasuki era 80-an, MRP ditingkatkan untuk mencakup berbagai proses manufaktur tambahan, sehingga namanya diubah menjadi MRP-II atau Perencanaan Sumber Daya Material. Pada tahun 1990, sistem ini telah berkembang menjadi lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya. Selama periode ini, fungsi sistem ERP beralih ke fungsi back-office lainnya seperti keuangan, mesin, manajemen proyek, dan SDM. Pada saat ini, istilah ERP mulai digunakan secara luas oleh banyak perusahaan.

Bersamaan dengan munculnya masalah komputer Y2K dan peluncuran Euro yang akan segera terjadi, perusahaan-perusahaan pada tahun 1990-an segera melakukan renovasi pada sistem yang sudah ada. Banyak dari mereka juga memutuskan untuk mengganti sistem mereka dengan mengadopsi solusi ERP.

Kemudian, pada tahun 1998, didirikan NetSuite dengan maksud menciptakan sistem yang dapat dipakai di seluruh perusahaan dan dikelola melalui internet. Pada dasawarsa 2000-an, Gartner Group mengembangkan kembali ERP dengan merilis ERP II. Ini adalah perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan berbasis Cloud pertama. Sistem ini menawarkan fleksibilitas yang sangat tinggi karena dapat melewati batas geografis dan waktu (asalkan terhubung dengan internet).

Saat ini, banyak bisnis yang semakin tertarik dengan sistem ERP SaaS (Software-as-a-Service). Terutama bisnis UKM yang membutuhkan tingkat mobilitas yang tinggi dan biaya yang lebih terjangkau.

Sumber : Pribadi

Prinsip utama Enterprise Resource Planning melibatkan penggabungan berbagai aspek operasional dan manajemen sumber daya dalam suatu sistem serba guna yang terpusat. ERP didesain untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan mengkoordinasikan berbagai proses bisnis mereka, termasuk manajemen sumber daya manusia, keuangan, produksi, logistik, distribusi, dan lainnya. Dalam prinsip dasar ERP, data dan informasi dari berbagai departemen dan fungsi dalam perusahaan dipadukan ke dalam satu sistem terpusat, sehingga memungkinkan visibilitas yang lebih baik, koordinasi yang efektif, dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas.

Sistem ERP terdiri dari basis data bersama dan modul-modul perangkat lunak. ERP ialah perangkat lunak yang mengintegrasikan seluruh departemen dan fungsi perusahaan dalam sebuah sistem komputer tunggal yang mampu memenuhi segala kebutuhan perusahaan, termasuk di antaranya penjualan, sumber daya manusia, produksi, dan keuangan.

Prinsip mendasar dari ERP adalah mengintegrasikan setiap lini dalam manajemen perusahaan secara transparan dan memiliki akuntabilitas yang tinggi. Dengan menggunakan jaringan yang terintegrasi, setiap departemen dapat dengan mudah mengakses data dari departemen lainnya. Ilustrasi di bawah ini dapat memberikan gambaran mengenai prinsip dasar dari sistem ERP.

Sistem ERP terdiri dari beberapa sub sistem, termasuk sistem keuangan, sistem distribusi, sistem manufaktur, dan sistem sumber daya manusia. Beberapa contoh sistem ERP meliputi SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft, dan JD. Edwards. Selain itu, Compier adalah salah satu sistem ERP open source yang sedang populer saat ini.

• SAP ERP

Salah satu sistem ERP yang paling umum dipakai di seluruh dunia ialah SAP. Selain itu, SAP menawarkan berbagai produk perangkat lunak lainnya, seperti perangkat lunak untuk manajemen data dan analisis bisnis (business intelligence), manajemen relasi pelanggan (customer relationship management), dan manajemen rantai pasokan (supply chain management). SAP ERP sangat cocok untuk digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki cabang yang tersebar di berbagai negara.

SAP merujuk pada System Application and Product in Data Processing. Program ini berdasarkan Enterprise Resources Planning, yang kerap dipakai untuk mendukung kegiatan sehari-hari dalam sebuah bisnis. Selain itu, SAP merupakan suatu aplikasi dengan fitur yang memungkinkan integrasi berbagai kebutuhan yang terkait dengan aktivitas perusahaan. Dengan SAP, semua tindakan manajemen, pemantauan, dan pengolahan data dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien dibandingkan sebelumnya.

Pada awalnya, sistem SAP hanya mampu menangani urusan keuangan perusahaan saja. Namun seiring dengan perkembangan yang didapatkan, SAP saat ini sudah mampu menangani banyak tugas seperti mengontrol penjualan, produksi, manajemen persediaan, hingga manajemen SDM. Tentu semuanya berkat modul yang terus ditingkatkan dan saling reintegrasi sehingga SAP dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam setiap aktifitasnya.

Terdapat manfaat utama yang dapat diperoleh dari penerapan SAP sebagai sistem manajemen perusahaan, yaitu:

* Meningkatkan kecepatan operasional perusahaan karena SAP memungkinkan respons terhadap perubahan pasar untuk diketahui dengan cepat. Hal ini sangat penting karena setiap keputusan penting memerlukan data yang akurat sebagai acuan.

* Meningkatkan konsistensi dari setiap aktivitas bisnis yang berlangsung. Sistem SAP dapat memantau apakah SOP telah dijalankan dengan baik atau belum. Selain itu, SAP juga dapat mengurangi kesalahan produksi yang disebabkan oleh kesalahan manusia.

* Meningkatkan kualitas bisnis dengan meningkatkan kualitas informasi yang diperoleh dari pasar. SAP mampu menyajikan informasi secara real-time sehingga keakuratannya tidak diragukan lagi. Di samping itu, SAP juga menyediakan alat analisis yang dapat digunakan untuk membaca data yang diperoleh tersebut.

SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing) adalah sistem perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) yang digunakan untuk mengelola bisnis pada berbagai industri. Modul-modul dalam sistem SAP dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, tetapi beberapa modul yang umumnya ada dalam sistem SAP meliputi:

1. Modul Keuangan (FI): modul ini digunakan untuk mengelola keuangan perusahaan, seperti akuntansi umum, pengelolaan aset, pengelolaan hutang dan piutang, dan pengeluaran.

2. Modul Kontrolling (CO): modul ini digunakan untuk mengelola biaya dan pendapatan perusahaan, termasuk perencanaan anggaran, analisis biaya, dan analisis profitabilitas.

3. Modul Material Management (MM): modul ini digunakan untuk mengelola persediaan dan pengadaan material, termasuk manajemen pembelian, manajemen persediaan, dan manajemen penerimaan barang.

4. Modul Penjualan dan Distribusi (SD): modul ini digunakan untuk mengelola penjualan dan distribusi produk atau layanan, termasuk manajemen pelanggan, manajemen penjualan, dan manajemen pengiriman barang.

5. Modul Produksi dan Perencanaan (PP): modul ini digunakan untuk mengelola produksi dan perencanaan, termasuk manajemen jadwal produksi, manajemen bahan baku, dan manajemen kualitas produk.

6. Modul Sumber Daya Manusia (HR): modul ini digunakan untuk mengelola sumber daya manusia, termasuk manajemen karyawan, manajemen gaji, manajemen pelatihan, dan manajemen evaluasi karyawan.

7. Modul Perawatan Pabrik (PM): modul ini digunakan untuk mengelola perawatan dan perbaikan peralatan dan mesin pabrik, termasuk manajemen pemeliharaan preventif, manajemen pemeliharaan korektif, dan manajemen penjadwalan perawatan.

8. Modul Bisnis Intelijen (BI): modul ini digunakan untuk menganalisis data bisnis dan membuat laporan, termasuk manajemen analisis data, manajemen laporan, dan manajemen dashboard.

9. Modul Manajemen Proyek (PS): modul ini digunakan untuk mengelola proyek, termasuk manajemen anggaran, manajemen sumber daya, dan manajemen jadwal.

10. Modul Teknik (PM-EQM): modul ini digunakan untuk mengelola peralatan teknik, termasuk manajemen pemeliharaan preventif, manajemen pemeliharaan korektif, dan manajemen penjadwalan perawatan.

Jenis Software SAP

Software SAP memiliki berbagai jenis, diantaranya:

• SAP Business Suite atau R/3

SAP R/3 ini merupakan produk utama dan pertama dari SAP. Sistem SAP Business Suite dirancang dengan program yang disesuaikan dengan keinginan calon pengguna serta menggunakan bahasa pemrograman ABAP. SAP ini dapat membantu small business dengan biaya yang rendah dan waktu yang relatif singkat.

• SAP All-in-One atau A1 (SAP IS)

SAP All-in-One merupakan turunan dari SAP R/3. Sama seperti sebelumnya, SAP ini disesuaikan dengan calon pengguna dengan bahasa pemrograman ABAP.SAP ini juga memiliki rangka best practice yang diperuntukkan untuk bisnis skala menengah hingga besar.

• SAP Business One atau B1

SAP B1 merupakan produk paling ekonomis dari SAP. Modul dari SAP ini dapat digunakan untuk semua jenis perusahaan.Keunggulan SAP Business One ini memiliki Add On Modul, waktu implementasi rentang 3-6 bulan, serta dapat digunakan perusahaan skala kecil dan menengah.

• SAP S/4 HANA

SAP S/4 HANA merupakan sistem ERP dengan HANA sebagai database yang menjalankannya. SAP ini secara khusus diperuntukkan untuk memori HANA, sehingga tidak dapat dijalankan di database lain.Rilis di tahun 2015 sebagai penerus SAP Business Suite, SAP Hana digunakan untuk memecahkan masalah lebih kompleks dan mengelola data dengan jumlah lebih besar dan tersedia secara cloud.

Telah terdapat ribuan perusahaan raksasa di seluruh dunia yang memanfaatkan perangkat lunak ini. Di Indonesia, PT Krakatau Steel menjadi perusahaan pertama yang terdaftar menggunakan program mahal ini sekitar tahun 1990an. Selain PT Krakatau Steel, terdapat sejumlah nama perusahaan raksasa lainnya, antara lain:

• PT Bank Mandiri;
• PT Astra Honda Motor;
• PT Bank Rakyat Indonesia;
• PT Bank Central Asia Tbk;
• BMW Indonesia;
• Indofood Sukses Makmur Tbk;
• PT Blue Bird Group;
• PT Bukaka Singtel International;
• Astra International;
• Toyota Motor Manufacturing Indonesia;
• Daihatsu Motor;
• PT Telkom Indonesia (Persero) Tbk (Telkom);
• AQUA Group;
• PT United Tractor Tbk;
• PT Pertamina;
• PT Bentoel Internasional Investama Tbk atau Bentoel Group;
• Garuda Indonesia;
• PT PLN (Persero).

2. Oracle ERP: Oracle ERP menyediakan integrasi untuk keuangan, manufaktur, sumber daya manusia, pengelolaan hubungan pelanggan, dan banyak lagi. Oracle ERP juga dapat digunakan oleh perusahaan besar dan menengah yang ingin meningkatkan efisiensi operasional mereka.

3. Microsoft Dynamics ERP: Microsoft Dynamics ERP adalah solusi ERP yang disediakan oleh Microsoft. Microsoft Dynamics ERP menyediakan integrasi untuk keuangan, manufaktur, penjualan, dan pengelolaan hubungan pelanggan. Microsoft Dynamics ERP cocok untuk perusahaan kecil dan menengah yang ingin meningkatkan efisiensi operasional mereka.

Mengapa Enterprise Resource Planning Penting?

Sumber : Pribadi

Penggunaan sistem ERP sangat membantu di industri karena fokus pada sistem kerja manufaktur yang mengurangi tindakan yang memakan biaya, seperti penyimpanan data dengan kertas yang harus dihilangkan. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem informasi yang didesain untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek bisnis seperti manajemen produksi, persediaan, keuangan, sumber daya manusia, dan lainnya. Berikut adalah beberapa alasan mengapa penggunaan ERP sangat penting bagi perusahaan:

• Sistem ERP menawarkan fitur pelaporan dan analitik yang maju,

Memungkinkan perusahaan untuk memonitor performa bisnis, mengevaluasi data, dan membuat keputusan berdasarkan informasi yang akurat dan terkini. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang performa bisnis, perusahaan dapat mengenali peluang dan tantangan, dan merencanakan strategi bisnis yang efektif.

• Memaksimalkan Keefisienan

Tujuannya adalah untuk mempermudah berbagai kegiatan operasional yang memakan waktu dan energi, seperti pemantauan jam kerja, penggajian, laporan keuangan, semuanya bisa dilakukan secara otomatis. ERP dapat menggabungkan berbagai proses bisnis dalam satu sistem, memungkinkan informasi yang dihasilkan dari setiap departemen dapat diakses secara real-time dan memfasilitasi koordinasi antara departemen.

-           Meningkatkan kerja sama tim

Informasi yang telah dimasukkan ke dalam sistem ERP yang terpusat dan konsisten, akan mengurangi hambatan antar departemen, sehingga kerja sama antar departemen akan berjalan dengan efektif, karena setiap departemen dapat mengakses informasi dari departemen lainnya.

-           Pemanfaatan biaya pengoperasian

ERP dapat mengurangi biaya pengoperasian perusahaan dengan otomatisasi beberapa proses, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi biaya tenaga kerja dan pengoperasian lainnya. Dengan otomatisasi aktivitas operasional, berbagai hambatan, gangguan, dan kerusakan dapat diantisipasi dengan baik. Seluruh tugas yang rumit dapat diselesaikan lebih cepat, dan perusahaan dapat mengurangi biaya tenaga kerja.

-           Membuat prakiraan bisnis yang akurat

Membuat estimasi bisnis yang tepat sangatlah penting. Stakeholder di perusahaan akan menggunakan laporan tersebut untuk membuat prediksi yang berpengaruh pada keputusan bisnis yang akan diambil. Oleh karena itu, penting bagi bisnis untuk mendapatkan laporan yang komprehensif, konsisten, dan aktual untuk manajemen, sehingga mereka dapat membuat keputusan yang tepat dan terinformasi.

Keuntungan dan Kerugian Sistem Enterprise Resource Planning

Sistem ERP memiliki banyak keuntungan langsung dan tidak langsung. Keuntungan langsung termasuk peningkatan efisiensi,  integrasi informasi untuk pengambilan keputusan yang lebih  baik,  waktu respons yang lebih cepat terhadap pertanyaan  pelanggan, dll. Keuntungan tidak langsung termasuk citra perusahaan yang lebih baik, niat baik pelanggan yang lebih baik, kepuasan  pelanggan, dan sebagainya. Berikut ini adalah beberapa Keuntungan langsung dari  sistem  ERP:

• Integrasi Bisnis

Alasan mengapa sistem ERP dianggap terintegrasi adalah karena adanya sinkronisasi data otomatis di antara komponen bisnis terkait. Sistem informasi perusahaan tradisional bertujuan untuk mengoptimalkan fungsi bisnis independen di setiap unit bisnis, sehingga hampir semua sistem tersebut kurang dalam hal komunikasi dan integrasi informasi yang melampaui fungsi bisnis yang berbeda. Hal ini menjadi kendala dalam pengembangan produk baru dan pengelompokan bisnis, terutama dalam perusahaan besar di mana pengembangan sistem dan arahan berbeda untuk setiap produk dan departemen/fungsi, sehingga terkadang mereka terputus. Dalam kasus paket ERP, data fungsi bisnis terkait diperbarui secara otomatis saat transaksi terjadi. Oleh karena itu, informasi bisnis dapat dipahami secara real time, dan berbagai jenis keputusan manajemen dapat diambil tepat waktu berdasarkan informasi tersebut.

• Fleksibilitas

Beragam bahasa, mata uang, standar akuntansi, dan lain-lain dapat dimasukkan ke dalam satu sistem, dan fungsi yang menyeluruh untuk mengelola beberapa lokasi perusahaan dapat diintegrasikan dan diimplementasikan secara otomatis. Fleksibilitas ini sangat penting untuk mengatasi globalisasi perusahaan dan penyatuan sistem, dan dapat dikatakan memiliki keuntungan besar, tidak hanya dalam pengembangan dan pemeliharaan, tetapi juga dalam hal manajemen.

• Kemampuan Analisis dan Perencanaan yang Lebih Baik

Dengan memungkinkan manajemen yang menyeluruh dan terpadu dari bisnis terkait dan data yang terkait, menjadi mungkin untuk sepenuhnya mengoptimalkan berbagai jenis sistem dukungan keputusan dan fungsi simulasi. Selain itu, karena memungkinkan penyimpanan dan analisis data dari berbagai dimensi secara fleksibel dan real-time, seseorang dapat memberikan pengambil keputusan informasi yang mereka butuhkan, sehingga memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang lebih tepat dan terinformasi.

• Penggunaan Teknologi Terbaru

ERP adalah kemampuan mereka dalam memanfaatkan perkembangan terbaru di bidang Teknologi Informasi (TI). Mereka sangat peka terhadap kebutuhan untuk terus berkembang dan mempertahankan pertumbuhan, sehingga mereka selalu berusaha untuk mengadopsi teknologi terbaru seperti sistem terbuka, teknologi klien/server, Internet/Intranet, perdagangan elektronik, dan sebagainya. Dengan beradaptasi cepat terhadap perubahan terbaru dalam TI, mereka menjadi sangat fleksibel dalam menghadapi perubahan lingkungan bisnis di masa depan. Fleksibilitas inilah yang memungkinkan penggabungan teknologi terbaru selama fase penyesuaian, pemeliharaan, dan perluasan sistem.

ERP mencakup banyak fungsi yang akan  diperlukan untuk sistem  masa depan.  Namun,  melakukan reformasi pada struktur perusahaan  dan proses  bisnis  ,   sehingga memungkinkan  penggunaan  penuh fitur-fitur utama ini   , adalah tugas terbesar bagi perusahaan yang  akan  Gunakan mereka. Perlu dicatat bahwa melanjutkan implementasi ERP dengan santai hanya karena alasan  rekonstruksi sistem   kemungkinan akan menghasilkan  mengubah keuntungan menjadi kerugian.

Sistem ERP termasuk pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan waktu siklus, kepuasan  pelanggan yang  lebih baik, peningkatan kinerja  pemasok, peningkatan  fleksibilitas,  pengurangan biaya kualitas, peningkatan utilitas sumber daya, peningkatan akurasi informasi dan peningkatan kemampuan  pengambilan  keputusan   

Waktu yang berlalu antara menempatkan pesanan dan menerimanya dikenal sebagai lead-time. Ini memainkan peran penting dalam pembelian dan pengendalian inventaris. Untuk mengurangi lead-time, organisasi harus memiliki sistem manajemen persediaan yang efisien, yang terintegrasi dengan pembelian,  perencanaan produksi  dan departemen  produksi.  Di era  manufaktur    just-in-time   ini,  pengetahuan tentang lead-time  yang tepat untuk setiap  item sangat penting untuk  produksi tanpa gangguan.  Untuk perusahaan yang berurusan dengan ratusan dan ribuan bahan baku dan komponen, melacak  secara manual lead-time untuk masing-masing  dan setiap item individu praktis merupakan  tugas  yang mustahil.

Perusahaan harus  dapat  memberikan produk khusus pelanggan (make-to-order).  Sistem ERP  memberikan  kebebasan untuk mengubah metode manufaktur dan perencanaan sesuai kebutuhan, tanpa memodifikasi atau  mengkonfigurasi ulang tata letak tempat kerja atau pabrik. Dengan sistem ERP, bisnis tidak terbatas pada satu  metode  manufaktur, seperti  make-to-stock  atau make-to-order.

Waktu siklus adalah waktu antara penerimaan pesanan dan pengiriman produk. Ini dapat dikurangi dengan sistem   ERP, tetapi  pengurangan  akan lebih banyak dalam kasus  sistem  make-to-order.   Dalam  hal make-to-stock, barang-barang sudah diproduksi dan disimpan di gudang atau dengan distributor untuk dijual. Di sini, waktu siklus berkurang bukan di lantai toko, tetapi selama pemenuhan pesanan. Pada hari-hari sebelumnya,  bahkan untuk barang-barang make-to-stock, waktu siklus dulu tinggi. Ini karena prosesnya manual dan jika terkomputerisasi, tidak terintegrasi. Dalam kasus item make-to-order, sistem ERP menghemat waktu  dengan  mengintegrasikan dengan sistem  CAD / CAM.

Pembuatan jadwal produksi yang akurat dan dapat dicapai membutuhkan ketersediaan bahan dan kapasitas.  Tidak  ada gunanya,  dan memang boros,  untuk memiliki sumber daya keuangan  yang terikat dalam materi, jika kapasitasnya  tidak mencukupi atau tidak direncanakan dengan benar.  Pemborosan tidak hanya meningkatkan biaya, tetapi juga mempengaruhi tingkat layanan pelanggan  dan niat baik pelanggan.

Fitur perencanaan kapasitas dari sebagian besar sistem ERP menawarkan perencanaan kapasitas yang kasar dan terperinci. Sistem memuat setiap sumber daya dengan persyaratan produksi dari Penjadwalan Produksi Induk,  Perencanaan Persyaratan Material, dan Kontrol Lantai Toko (perencanaan kapasitas terperinci).  Sistem ERP juga memiliki kemampuan simulasi yang membantu perencana kapasitas dan sumber daya untuk   mensimulasikan  berbagai skenario kapasitas dan  pemanfaatan sumber daya dan memilih opsi  terbaik.

ERP juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan, di antaranya:

• Biaya implementasi

Implementasi sistem ERP membutuhkan biaya yang high, termasuk biaya pembelian software, konsultasi, pelatihan, dan pengujian. Hal ini bisa menjadi kendala bagi perusahaan kecil yang memiliki keterbatasan anggaran.

Kompleksitas migrasi data

• Implementasi ERP

 seringkali melibatkan migrasi data dari sistem sebelumnya ke dalam sistem ERP yang baru. Proses migrasi data bisa kompleks dan memerlukan perhatian khusus untuk memastikan data yang ada tetap akurat dan terintegrasi dengan baik dalam sistem ERP yang baru.

• Ketergantungan pada vendor

Perusahaan yang menggunakan sistem ERP menjadi sangat bergantung pada vendor ERP, terutama dalam hal dukungan teknis dan pemeliharaan. Jika vendor mengalami masalah atau menarik diri dari pasar, perusahaan akan kesulitan untuk memperbaiki atau mengupgrade sistem ERP mereka. Perusahaan dalam mengelola sistem mereka sendiri, serta bisa berdampak pada biaya yang harus dikeluarkan untuk pemeliharaan, dukungan, dan peningkatan sistem. Hal ini bisa membatasi kemampuan perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan bisnis di masa depan.

• Kesulitan integrasi dengan sistem legacy

Banyak perusahaan masih menggunakan sistem legacy yang sudah ada sebelumnya, dan mengintegrasikan sistem ERP dengan sistem tersebut dapat menjadi suatu tantangan. Ini bisa menyebabkan kesalahan data dan gangguan proses bisnis.

• Risiko ketidakamanan sistem

Sistem ERP memproses data sensitif dan rahasia perusahaan, sehingga perlu dilindungi dengan baik dari ancaman keamanan seperti hacking atau peretasan. Namun, jika sistem ERP tidak diatur dengan baik, dapat menimbulkan risiko keamanan data yang serius. Seperti kerusakan perangkat keras, kehilangan data, serangan siber, atau kesalahan manusia. Risiko ini bisa mempengaruhi operasional perusahaan dan memerlukan pemulihan sistem yang cepat dan efektif.

Meskipun memiliki beberapa kekurangan, sistem ERP masih sangat berguna untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses bisnis mereka secara efisien dan efektif. Penting bagi perusahaan untuk melakukan analisis yang matang dan mempertimbangkan faktor-faktor ini sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan sistem ERP.

Bagaimana implementasi ERP di perusahaan?

Sumber : Pribadi

Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) seringkali melibatkan perubahan besar dalam operasi bisnis sebuah organisasi. Implementasi ERP membutuhkan koordinasi dan manajemen perubahan yang efektif guna memastikan keberhasilannya. Manajemen perubahan merupakan proses merancang, menerapkan, dan memantau perubahan di dalam organisasi agar dapat diterima dengan baik oleh semua pihak yang terlibat. Tujuannya adalah untuk membawa perubahan yang sukses dalam organisasi. Tiga faktor keberhasilan yang menjadi fokus dalam manajemen perubahan adalah individu yang terkena dampak, struktur perusahaan, dan budaya perusahaan. Manajemen perubahan menjadi kunci penting dalam implementasi ERP untuk memastikan keberhasilannya. Perusahaan harus mempertimbangkan tantangan yang mungkin terjadi dan menerapkan praktik terbaik untuk mengelola perubahan yang terkait dengan implementasi ERP.

Tiap strategi pelaksanaan ERP yang efektif memerlukan peta jalan, yang dapat berbentuk daftar periksa agar strategi dapat dijalankan mulai dari persiapan pelaksanaan yang telah diuraikan sebelumnya, hingga tahap pelaksanaan terakhir seperti pemeliharaan dan dukungan.

Instalasi

• Pemasangan ERP yang berhubungan dengan proses bisnis yang dikembangkan dengan kegiatan perencanaan.
• Migrasi awal untuk data yang diperlukan.
• Jika diperlukan, siapkan hardware dan infrastruktur hosting dan buat rencana untuk aktivitas data antar departemen.
• Selesaikan instalasi software dan kustomisasinya.

Migrasi

• Review keakuratan data yang akan dimigrasi, pastikan data tersebut up to date dan bersih tanpa ada error dan double.
• Mulai mapping data sehingga dapat digunakan antara departemen untuk menunggu pengujian dan go-live.

Pengujian

• Pengujian untuk semua interface dengan data user untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang proses dalam ERP.
• Validasi penerimaan proses bisnis untuk memastikan semua fungsi berjalan sesuai rencana.
• Selesaikan masalah yang tak terduga saat pengujian infrastruktur.

Pelatihan

• Lakukan pelatihan user berdasarkan rencana training yang dijelaskan dalam rencana manajemen.
• Lakukan meeting dengan vendor setelah training untuk mendukung pemakaian dan kepemilikan software ERP.

Implementasi

• Persiapkan go-live untuk memberi panduan pada user.
• Lakukan konfigurasi komponen tambahan dan lakukan meeting go-live.
• Peralihan kepemilikan sistem dari vendor ke customer dengan go-live.
• Setelah itu, perlu ada training setelah go-live untuk memastikan sistem ERP dapat digunakan oleh semua user.

Support

• Setelah implementasi, ada transisi tim go-live menjadi tim support.
• Pertahankan maintenance dan support software melalui user dan training.
• Evaluasi proyek berjalan melalui dengan melihat KPI.

Sistem ERP  merupakan sebuah proyek yang memerlukan perencanaan yang konkret untuk pelaksanaannya. Perencanaan proyek ini akan membagi tugas individu dan paket pekerjaan ke dalam fase-fase yang berbeda, serta memberikan rencana waktu dan anggaran yang jelas. Meskipun perencanaan proyek tidak melibatkan implementasi sebenarnya dari proyek yang sedang dikerjakan, namun tujuannya adalah untuk memberikan gambaran tentang jalannya proyek yang umumnya terjadi. Setiap model ini membagi proyek menjadi empat tahap dengan fokus yang berbeda, dan penyelesaian setiap fase dianggap sebagai tonggak proyek. Dalam tahap tahap tersebut, terdapat tugas-tugas yang harus diselesaikan, yakni :

Pada tahap awal proyek dimulai dengan identifikasi masalah. Perusahaan ingin mengubah sistem ERP menjadi SAP S/4HANA untuk tetap kompetitif dan beradaptasi dengan perubahan lingkungan. Selain itu, area masalah juga perlu diidentifikasi. Setelah kebutuhan proyek diselesaikan, sistem ERP lama tidak akan dipertahankan oleh penyedia di masa depan atau tidak lagi memenuhi persyaratan industri. Tujuan proyek ditetapkan dan prosedur dasar juga ditentukan. Persyaratan khusus dicatat dalam spesifikasi oleh klien. Langkah penting selanjutnya adalah memulai proyek. Tahap awal mencakup definisi tanggung jawab internal, anggaran kasar, dan rencana waktu. Jika diperlukan dukungan eksternal untuk mengimplementasikan proyek, perusahaan harus mencari dan memilih konsultan yang tepat. Pemilihan harus didasarkan pada kriteria kualitatif seperti pengalaman, ketersediaan, dan penyediaan sumber daya implementasi.

Pada tahap kedua, pembuatan rencana proyek yang terperinci dilakukan. Apabila proyek tersebut didukung oleh perusahaan konsultan, tawaran tersebut akan berperan sebagai model untuk rencana proyek. Pembuatan rencana proyek dilakukan secara erat bersama klien. Tugas lain yang dilakukan pada tahap ini adalah pengumpulan informasi, yang biasanya dilakukan di beberapa lokasi kerja. Tahap ini diakhiri dengan pengembangan konsep, yang menjelaskan solusi rinci untuk masalah yang dihadapi. Langkah-langkah spesifik, termasuk persyaratan terkait, didokumentasikan dalam spesifikasi.

Pada tahap ketiga untuk pelaksanaannya, kriteria dibagi menjadi sprint atau rilis individual. Persyaratan yang telah disetujui diimplementasikan dalam rilis individu. Dengan memisahkan persyaratan, ada kontrol yang lebih baik atas hasil transisi ke sistem ERP yang baru. Selain itu, klien dapat melakukan penyesuaian jika pelaksanaannya tidak sesuai dengan harapan. Fungsi akan diuji pada akhir rilis. Setelah semua rilis selesai dan diuji, sistem ERP dapat digunakan dalam organisasi. Tahap ketiga memakan waktu paling lama dan menggunakan sumber daya paling banyak.

Pada tahap terakhir proyek, dibuat perbandingan akhir antara implementasi yang telah selesai dan persyaratan yang telah ditetapkan. Selama tahap implementasi, konsultan dapat membantu memperkenalkan dan mengenalkan sistem ERP baru melalui pertemuan rutin. Proyek diakhiri dengan laporan akhir. Total proyek terdiri dari tiga tonggak, selain tonggak awal dan penyelesaian proyek. Selama tahap implementasi, ada tiga janji temu tambahan untuk memantau implementasi. Selain pengenalan platform, klien harus menetapkan tonggak tambahan untuk memastikan sistem ERP digunakan oleh seluruh karyawan sesuai dengan target yang ditetapkan.

Dalam hal ini terdapat 3 jenis pengembangan ERP yang diimplementasikan oleh banyak perusahaan

-           On-Premise ERP

Sistem ERP ini diinstal secara lokal pada perangkat keras dan server komputer yang dikelola oleh staf TI. Oleh karena itu, perusahaan mengelola sistem perencanaan sumber daya enterprise ini di dalam rumah. Investasi awal untuk ERP tradisional cukup besar karena perusahaan harus membeli perangkat keras seperti server untuk menjalankan sistem. Perusahaan juga harus mempekerjakan staf TI yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menjaga sistem tersebut. Selain itu, melakukan upgrade pada sistem ini juga memerlukan banyak usaha karena tim harus melakukan deployment di beberapa komputer dan menerapkan ulang berbagai penyesuaian dan integrasi dengan sistem yang sudah digunakan sebelumnya. Meskipun membutuhkan banyak biaya dan upaya, solusi ERP tradisional masih banyak diminati karena sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola data mereka sendiri untuk memastikan keamanan. Selain itu, sistem ini juga menawarkan kemudahan penyesuaian dan memberikan lebih banyak kontrol atas proses implementasi. Solusi ERP tradisional biasanya lebih populer di kalangan perusahaan berskala besar.

Implementasi ini memerlukan perusahaan untuk memiliki perangkat keras seperti server internal mereka, yang mengakibatkan biaya pemeliharaan dan pengeluaran yang lebih besar. Meskipun menggunakan sistem ERP konvensional, banyak perusahaan masih tertarik karena sistem ini memungkinkan mereka untuk mengelola data mereka sendiri, memastikan keamanan, memberikan fleksibilitas penyesuaian, dan memberikan lebih banyak kendali atas proses implementasi.

-           Cloud ERP

ERP berbasis cloud adalah jenis ERP yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola data secara terpusat melalui koneksi internet. Vendor atau perusahaan ERP bertanggung jawab untuk menjaga kelancaran sistem ini dan mengawasinya melalui backend. Pengguna hanya memerlukan username dan password untuk mengakses sistem melalui browser. Biaya investasi untuk ERP berbasis awan jauh lebih rendah dibandingkan dengan biaya investasi ERP tradisional. Namun, pengguna dikenakan biaya overhead (biasanya per bulan) yang harus dibayarkan selama mereka menggunakan sistem tersebut. Sistem perencanaan sumber daya perusahaan ini lebih populer di kalangan bisnis kecil dan menengah. Berikut adalah beberapa kelebihan dari ERP berbasis awan:

• Deployment yang lebih cepat

Tidak seperti on-premise ERP, Cloud ERP tidak memerlukan perangkat keras tambahan sehingga perusahaan tidak perlu membuang waktu untuk pengadaan dan pemasangan infrastruktur IT. Waktu pemasangan ERP berbasis Cloud biasanya hanya membutuhkan 3-6 bulan sementara solusi ERP konvensional membutuhkan setidaknya 1 tahun.

• Mobilitas tingkat tinggi

Solusi Cloud ERP memungkinkan untuk mengawasi bisnis di mana saja dan kapan saja. Karena ERP jenis ini berbasis website, maka penggunanya dapat mengakses sistem melalui browser yang di dukung. Kita tidak perlu datang ke kantor untuk melihat berbagai data yang di inginkan, sebab bisa mengaksesnya dari gadget.

Sistem ERP cloud tidak menuntut perusahaan untuk memiliki infrastruktur khusus guna menyimpan data, karena semua data tersimpan dalam cloud (terhubung ke internet). Investasi awal yang diperlukan untuk menggunakan ERP cloud jauh lebih rendah dibandingkan dengan ERP konvensional. Namun, pengguna harus membayar biaya tambahan (biasanya setiap bulan) selama mereka menggunakan sistem tersebut.

-           Hybrid ERP

Hybrid ERP merupakan kombinasi dari on-premise ERP dan Cloud ERP dan solusi ERP. ERP Hybrid memungkinkan perusahaan untuk mengoperasikan perangkat lunak ERP mereka secara independen. Jenis sistem ERP ini menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan sistem ERP konvensional mereka tanpa melakukan perubahan besar. Selain memisahkan fungsi antara ERP konvensional dan berbasis Cloud, ERP Hibrida juga membantu perusahaan untuk mengintegrasikan atau menambahkan fungsi baru ke dalam sistem ERP yang sudah ada dengan biaya yang minimal.

Kualifikasi yang diperlukan untuk implementasi ERP dapat sukses adalah:

• Flexibility, untuk mendukung keunikan business process perusahaan, penting untuk memilih ERP yang paling dekat dengan solusi yang dibutuhkan di perusahaan, namun juga tidak kehilangan flexibilitas untuk mengakomodasi kebutuhan perusahaan.
• Open System, jika perusahaan telah memiliki data pada system sebelumnya, dan menginginkan data tersebut akan dimasukan ke dalam ERP anda yang baru, maka, ERP yang akan diimplementasikan penting memiliki kemampuan untuk melakukan proses import data tersebut. Jika terlalu banyak software pihak ketiga yang harus perusahaan harus membeli sebagai tambahan proses import tersebut, maka ERP tersebut semakin tidak open dan akan berpotensi menyulitkan perusahaan di depan, semisal perusahaan mengganti ERP, sementara ERP sebelumnya tidak memiliki kemampuan Export data dari ERP lama.
• Best Business Practises, otak dari semua ERP adalah Best Practises yang dibawa sesuai dengan business process dari jenis business perusahaan, semakin banyak sertifikasi yang diterima dan diakui dunia, semakin baiklah software tersebut.
• Standard & Minimum Customization, semakin plug and play ERP perusahaan, semakin standard jenis ERP tersebut, namun semakin banyak customization yang harus dilakukan untuk mengakomodasi kebutuhan ERP perusahaan, semakin sulitlah ERP tersebut dan mempunyai kemungkinan berhasil cepat.
• Mampu melakukan End to End integration demo, simak dengan baik proses mulai dari ujung yang satu ke ujung yang lain, apakah informasi tersebut tidak terputus, membutuhkan proses re-entry ulang atau tidak terintegrasi dengan modul lainnya.

Melaksanakan perangkat lunak ERP memerlukan transformasi yang signifikan, sehingga harus mengantisipasi perubahan yang besar seperti:

• Perubahan teknologi : Harus mempertimbangkan apakah tenaga kerja di perusahaan, siap untuk beradaptasi dengan teknologi yang baru. Contohnya, jika tidak ada yang mengerti cara menggunakan perangkat lunak, maka membutuhkan bantuan dari sumber daya eksternal.
• Perubahan proses bisnis :Melaksanakan perangkat lunak ERP akan mempengaruhi cara kerja di setiap departemen. Oleh karena itu, perlu memperkirakan aktivitas mana yang akan terpengaruh oleh ERP dan menentukan apakah benar benar membutuhkan bantuan dari sumber daya eksternal untuk menerapkannya.
• Perubahan budaya perusahaan :Perangkat lunak ERP akan memperkenalkan sistem integrasi, sehingga untuk memastikan kelancaran pelaksanaannya, perlu adanya diskusi dengan setiap departemen terlebih dahulu agar mereka dapat bekerja sama sebagai tim.

CITASI

Apollo. (2023, Maret 30). Enterprise Resource Planning.

S.Parthasarathy. (2007). Enterprise Resource Planning .A Managerial and Techical Perspective. New Age Internasional. Retrieved from : https://www.worldcat.org/title/enterprise-resource-planning-erp-a-managerial-and-technical-perspective/oclc/310747446

Paryogo & Alief. (2020). Enterprise Resource Planning. Retrieved from : https://www.researchgate.net/publication/346969919

Ellen & Bret.(2013). Concepts in Enterprise Resource Planning, Third edition. Retrieved from : https://www.pdfdrive.com/concepts-in-enterprise-resource-planning-third-edition-e162142387.html

Nurul. (2020).Apa itu SAP? Berikut Penerapan dan Cara Menggunakannya. Retrieved from https://mekari.com/blog/apa-itu-sap/#Contoh_Perusahaan_Menggunakan_SAP_di_Indonesia

 Yona, O., & Marlini. (2016). Penggunaan System Application And Product In Data Processing (Sap) Dalam Pengelolaan Data Arsip Pada Bagian Keuangan PT Telkom Witel Sumbar. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 65-66.

Kusuma, A., & Hidayanto, A. N. (2018). Studi Literatur: Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) dalam Pengelolaan Sumber Daya Perusahaan. Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), 5(1), 37-46.