Sering kali kita punya persepsi yang kurang tepat ketika mendengar istilah task management skills. Yang terbayang biasanya sederhana: seseorang yang mampu melakukan lebih dari satu pekerjaan sekaligus. Misalnya menjawab telepon sambil mengetik laporan, melayani tamu sembari merapikan meja, atau memasak sambil menerima pesanan baru. Sekilas, pandangan itu memang tidak salah.
Namun, apakah benar hal tersebut mencerminkan task management skills? Meski terlihat produktif, belum tentu hal tersebut mencerminkan task management skills. Sebab menyelesaikan lebih dari satu tugas secara bersamaan tanpa kendali yang jelas justru sering kali berakhir pada hilangnya fokus, detail pekerjaan yang terabaikan, hingga kualitas kerja yang menurun.
Jika kita menengok ke ranah TVET (Technical and Vocational Education and Training) di Australia, kita menemukan pemahaman yang lebih dalam mengenai istilah ini. Task management skills tidak dilihat semata-mata sebagai kemampuan melakukan banyak pekerjaan sekaligus, melainkan sebagai keterampilan mengatur alur kerja agar setiap tugas dapat terselesaikan dengan baik.
Sumber resmi On Target Work Skills menjelaskannya sebagai berikut: "Prioritising, planning and organising their work to accomplish all that needs to be done" (2023). Definisi ini menekankan bahwa inti task management skills adalah menata prioritas, menyusun rencana, dan mengorganisasi pekerjaan. Hal yang sama juga ditekankan dalam dokumen resmi National Training Information Service (NTIS), yang mendefinisikan task management skills sebagai "managing a number of different tasks within the job" (training.gov.au, 1998).
Dua kutipan ini memberi kita perspektif bahwa yang disebut task management skills bukanlah siapa yang paling banyak mengerjakan tugas dalam satu waktu, melainkan siapa yang mampu mengelola pekerjaannya dengan baik dan penuh pertimbangan. Esensi dari task management skills bukan berada pada banyaknya hal yang dilakukan bersamaan, tetapi pada kecermatan dalam menjaga agar setiap tugas selesai dengan efektif, efisien, dan berkualitas.
Untuk memahami lebih jauh, penting untuk kita pahami empat pilar utama yang membentuk task management skills. Pilar-pilar ini menunjukkan bahwa kemampuan menyelesaikan tugas dengan baik bukan sekadar dalam hal melakukan banyak pekerjaan sekaligus, tetapi dalam hal mengelola pekerjaan secara menyeluruh dan terstruktur.
1. Prioritise Tasks
Pilar pertama adalah Prioritise Tasks atau kemampuan menentukan prioritas. Tantangan utama sebenarnya bukan pada seberapa banyak tugas yang diambil sekaligus, melainkan pada kemampuan memilih mana yang harus dikerjakan lebih dulu. Bukan sekadar menentukan urutan pekerjaan, tetapi juga melihat "dampak" dari sebuah tugas. Memprioritaskan bukan berarti menelantarkan tugas lain, melainkan menempatkan pekerjaan sesuai tingkat urgensi dan dampaknya.
2. Integrate Tasks
Integrated task dapat dipahami sebagai kemampuan menggabungkan beberapa tugas yang saling berkaitan ke dalam satu rangkaian aktivitas dengan hasil yang jelas dan terukur. Banyak orang sering keliru mengartikan task management skills sebagai sekadar kemampuan melakukan banyak hal sekaligus. Padahal, yang lebih penting bukan banyaknya pekerjaan yang ditangani, melainkan bagaimana setiap aktivitas bisa saling terhubung dan saling memperkuat. Integrasi tugas mencakup menyusun keterkaitan antarpekerjaan agar lebih efisien, sekaligus mengelola beberapa tugas dalam satu waktu tanpa kehilangan fokus pada tujuan utama.
