Sidoarjo, 11 Juni 2025 --- Korespondensi atau surat-menyurat bukan hanya aktivitas administratif biasa, tetapi menjadi jantung komunikasi di kantor-kantor profesional, termasuk di dunia kenotariatan. Hal ini terungkap dalam wawancara eksklusif mahasiswa Universitas 17 Agustus 1945
Profil Kantor Notaris Silvia Gunawan
Dalam penjelasannya, Ibu Irma memaparkan bahwa kantor notaris ini didirikan pada tahun 2000 dan telah resmi beroperasi setelah Notaris Silvia Bunawan diangkat melalui Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.Sementara itu, jabatan sebagai Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) diperoleh melalui Surat Keputusan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia .
Dalam operasional harian, kantor ini mengandalkan dua bentuk korespondensi utama: surat resmi tercetak dan email. Memo internal juga digunakan, meskipun terbatas pada komunikasi antarstaf.
"Untuk pengiriman dan penerimaan surat, kami menggunakan jasa ekspedisi seperti J&T, kantor pos, dan ada juga pegawai khusus yang menangani pengiriman langsung," jelas Ibu Irma.
Struktur Surat dan Perbedaan Gaya Bahasa
Format surat di kantor ini mengacu pada standar surat bisnis formal: terdapat kop surat, nomor surat, tanggal, lampiran, perihal, salam pembuka, isi, dan salam penutup. "Kalau untuk klien, gaya bahasanya lebih ringan dan informal. Tapi kalau ke instansi atau perusahaan, kami pakai bahasa yang formal dan kaku," tambahnya.
Keamanan Korespondensi: Lebih dari Sekadar Rahasia
Isu keamanan dan kerahasiaan menjadi perhatian utama. "Kami punya sistem keamanan fisik seperti brankas untuk menyimpan dokumen penting. Untuk email, hanya staf tertentu yang bisa mengakses," kata Ibu Irma.
Lebih lanjut, ia menegaskan bahwa seluruh pegawai juga telah diikat oleh sumpah jabatan, yang melarang keras penyebaran data pribadi atau informasi klien secara sembarangan.
Pesan untuk Mahasiswa: Kuasai Etika dan Format Korespondensi
Menutup wawancara, Ibu Irma menyampaikan pesan inspiratif bagi mahasiswa:
