1. Recruitment. Ini akan membantu untuk memudahkan HR menyusun iklan lowongan yang jelas.
2. Training & Development. Yaitu menentukan pelatihan yang sesuai kebutuhan jabatan.
3. Compensation & Benefit. Ini hal yang penting dan peka sekali, karena HR akan menyusun struktur gaji yang adil.
4. Performance Management, yaitu terkait bagaimana menilai kinerja berdasarkan standar objektif.
5. Career Pathing yang dapat membantu karyawan memahami arah pengembangan karier.
Manfaat bagi perusahaan? Jelas akan banyak. Salah satunya efektivitas & efisiensi organisasi meningkat. Tidak ada lagi overlap atau "jabatan hantu" yang hanya membebani anggaran.
Bagaimana Cara Menganalisa Jabatan? Ini Metodenya
Ada beberapa metode yang umum dipakai dalam analisa jabatan. Diantaranya:
1. Wawancara (Interview) dengan mendalami tugas langsung dari pemegang jabatan.
2. Observasi dengan melihat aktivitas harian karyawan.
3. Kuesioner dengan mengumpulkan data tertulis dari karyawan & atasan.
4. Diary/Log Method: Karyawan mencatat aktivitas hariannya.
5. Mixed Methods: Kombinasi dari semua teknik agar hasil lebih akurat.
Untuk kasus jabatan saya dan seluruh tim saya saat itu, mixed methods lah yang dipakai saat itu. Hasilnya ini memuaskan kami, dan lebih jauh menyehatan organisasi perusahaan. Ya, gunakan metode kombinasi, karena satu metode saja sering kurang lengkap, dan kurang presisi dalam menggambarkan praktik pekerjaan yang sesungguhnya.
Proses Praktis Membuat Job Description yang Efektif.
Menyusun uraian jabatan tidak boleh terburu-buru. Ada alurnya, ada tahapannya:
1. Identifikasi jabatan, ini untuk menentukan posisi yang akan dianalisa.
2. Kumpulkan data, baik melalui wawancara, observasi, kuesioner, hingga dokumen lama. Biasanya, aktivitas tiga tahun terakhir ini juga dipertimbangkan dalam analisa jabatan.
3. Analisa & olah informasi. Sortir mana yang menjadi tugas utama, mana yang menjadi tugas tambahan.
4. Tulis draft job description dengan jelas, singkat, dan padat.
5. Validasi dengan atasan & pemegang jabatan, apakah ini sudah realistis dan memenuhi harapan perusahaan kedepan?
6. Finalisasi & distribusi, dan pastikan semua pihak memahami isinya.
Tips & Trik Menyusun Job Description yang Ideal
Ada beragam jenis dan format dari sebuah Job Description.Namun, secara umum idealnya minimal memuat poin-poin penting ini:
1. Job Title / Nama Jabatan. Upayakan nama jabatan itu yang lebih memberikan edifikasi dan "framing" yang bagus bagi karyawan. Contohnya, daripada memberikan title jabatan sebagai "Office Boy/Girl" yang dirasakan kurang pantas dan terkesan merendahkan, mengapa tidak istilah yang lain. Misalnya, dengan istilah "Office Support Staff" atau "Facility & Service Assistant". Title "Cleaning Service" bisa diganti dengan HFS (Hygiene & Facility Specialist) atau WSO (Workplace Sanitation Officer).
2. Tujuan Jabatan (Job Purpose) dengan memberikan 2-3 kalimat ringkas.
3. Tugas & Tanggung Jawab Utama. Berikan dalam bentuk list, namun jangan dengan narasi panjang.
4. Kualifikasi & Kompetensi, yang mencakup pendidikan, pengalaman, hard & soft skills.
5. Hubungan Kerja, yaitu koordinasi dan rentang kendali dengan atasan langsung, bawahan, dan koordinasi lintas departemen.
Sebagai tips tambahan, untuk HR pemula:
*Gunakan action verbs: "mengelola", "menganalisis", "mengkoordinasi" -- bukan kalimat pasif.
* Jangan menuliskan terlalu detail, itu akan berakibat pada micromanage dan mengekang kreativitas dan improsisasi di lapangan. Cukup poin-poin penting yang bisa jadi dasar penilaian.
* Pastikan konsistensi antar jabatan dirancang dengan baik, apik dan harmoni, agar struktur organisasi rapi.
Bekal Menjadi HR Profesional Andal
Bagi freshgraduate atau karyawan HR pemula, memahami analisa jabatan dan deskripsi jabatan adalah fondasi karier HR Anda. Jangan sampai Anda terjebak hanya jadi "admin HR" yang sibuk dokumen, tanpa kontribusi nyata pada bisnis.
Jadi, seorang HR profesional masa depan dituntut untuk mampu membaca kebutuhan organisasi. Sekaligus juga dalam waktu bersamaan dapat menerjemahkannya ke dalam struktur kerja yang jelas. Selain mampu menghubungkan SDM dengan strategi bisnis peruhaan.
