Sumber Gambar : Harian Pilar
Pengadaan adalah suatu bentuk aktivitas/kegiatan yang mengimplementasikan hasil dari keputusan perencanaan seleksi koleksi di perpustakaan yang mencakup semua aktivitas untuk mendapatkan koleksi seperti pembelian, tukar-menukar, maupun hadiah. Serta proses administrasinya.
Dalam pembelian, terdapat tiga opsi pilihan yaitu :
1. Penerbit
2. Toko Buku
3. Agen Buku
Ketiga pilihan proses pengadaan koleksi melalui pembelian diatas memiliki plus-minus tersendiri. Namun, yang paling diminati yakni melalui agen buku. Agen buku mempermudah proses pengadaan, baik bagi pustakawan maupun Perpustakaan.Â
Baca Juga : Opsi dan tata cara pengadaan koleksi di Perpustakaan
Salah satunya, agen dapat menyediakan banyak judul dari ragam jenis dan berbagai penerbit sekaligus. Kendala yang terjadi pada pembelian yaitu :
1. Dana yang minim atau datang tidak sesuai dengan waktu dibutuhkan
2. Masih kurang adanya katalog penerbitan, dengan demikian informasi update bahan pustaka tidak diketahui
3. Prosedur pembayaran yang ruwet baik dengan mata uang negara atau asing
4. Terkendala administrasi, biasanya jika membeli dari luar negeri. Bisa kena pajak, proses melalui beacukai membuat lama
5. Khusus di Indonesia, penyebaran penerbit yang tak teratur. Banyak penerbit yang berada di pulau Jawa sehingga proses pendistribusian kurang merata dan ditambah lagi ongkos kirim. Via udara lagi mahal-mahal nya ni bro, cargo pesawat
Adapun tukar-menukar untuk mendapatkan koleksi dalam proses pengembangan koleksi perlu banyak pertimbangan. Pertimbangan utama pasti bagaimana BP yang didapat bisa mendukung keperluan lembaga/instansi Perpustakaan terkait.Â
Keunggulan cara pengadaan ini adalah Perpustakaan dapat menghemat biaya pengeluaran. Dengan adanya tukar-menukar antar Perpustakaan diharapkan kedua Perpustakaan terkait bisa saling mengisi kekurangan. Walaupun pertimbangan juga bukan hanya dari segi koleksi nya. Tersendatnya tukar-menukar biasanya tidak sinkron nya kepentingan kedua belah pihak.
Yang terakhir yaitu hadiah. Dalam hadiah ada dua hal kemungkinan yang terjadi yaitu :
1. Hadiah atas permintaan
Hadiah atas permintaan berarti memang Perpustakaan yang mengajukan surat permohonan agar mendapatkan koleksi bahan pustaka yang dibutuhkan. Kelebihan yang satu ini ialah bahan pustaka yang diberi biasanya banyak sesuai dengan permintaan/kebutuhan Perpustakaan yang mengajukan.Â
2. Hadiah bukan permintaan
Yang kedua ini terjadi tanpa adanya permintaan. Untuk yang pertama kali pasti nya Perpustakaan yang diberi memberikan ucapan terima kasih, lalu mensortir koleksi yang diberi. Penyortiran dimaksudkan agar bahan pustaka yang diberi memang sesuai dengan kebutuhan pengembangan koleksi perpustakaan. Namun, kenyataan di lapangan berkata lain.Â
Biasanya semuanya diambil mau itu sesuai atau tidak dengan kebutuhan. Hal semacam ini sangat amat disayangkan karena akan mubasir, mubazir waktu, tempat dll.Â
Untuk itu biasanya koleksi yang sesuai dengan kebutuhan akan langsung diproses, jika tidak maka akan disisihkan. Bisa disisihkan atau dihibahkan kepada Perpustakaan lain/instansi lain yang membutuhkan.