Korespondensi dalam Dunia Bisnis

Komunikasi berasal dari kata komunikasi (bahasa Inggris) atau komunikasi (Belanda). Ini berarti hubungan yang terjadi antara para pihak. Hubungan pihak-pihak yang terlibat dalam bisnis ini biasanya bersifat formal dan dilakukan melalui komunikasi.

Surat adalah salah satu sarana dalam saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk mengirimkan informasi kepada pihak lain. Informasi yang dikirim melalui surat biasa dalam bentuk notifikasi, informasi, deklarasi, pesanan, permintaan, laporan. Informasi dapat ditulis di atas kertas atau diketik (tradisional) atau dalam bentuk email (email). Email ini dilengkapi dengan modem dan menggunakan bantuan komputer, termasuk layanan Internet. 

Pengirim dan penerima yang dapat menyebarkan email harus memiliki fasilitas yang sama ketika berkomunikasi melalui email. Email telah berkembang secara dramatis sebagai alat komunikasi modern karena dapat dengan cepat menyebarkan informasi ke beberapa lokasi terpencil. 

Namun, keberadaan email telah gagal mengubah surat tradisional murah yang terkenal. Karena itu, email hanyalah komunikasi alternatif yang melengkapi kegiatan komunikasi. Ada dua jenis komunikasi: 1. Komunikasi eksternal, yaitu hubungan antara lembaga dan pihak eksternal. Contoh: Kantor A mengirim surat ke kantor. 

Dukungan internal, Komunikasi internal adalah hubungan komunikasi yang telah dibangun oleh suatu institusi dengan karyawan atau dewan direksinya. Komunikasi atau kegiatan komunikasi menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari organisasi bisnis. 

Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan masih terjadi saat menulis surat. Sebagai contoh, struktur kalimat tidak lengkap, kompleks, tanda baca salah, tata bahasanya tidak teratur dan format dan model surat itu diadopsi secara salah. Penyebab kesalahan adalah sebagai berikut:

a. Tidak ada instruksi dan kontrol tentang cara menulis surat yang baik dalam pengaturan keluarga dan organisasi.

b. Orang sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan saat menulis surat. Surat-surat campuran seperti itu dapat menyebabkan kesalahpahaman dan kebingungan dan, pada kenyataannya, dapat menghambat arus informasi. Komunikasi tidak langsung adalah proses pembelajaran untuk membuat surat yang baik, jelas dan tepat.

 c. Ciptakan kerja sama yang baik. Perusahaan tidak dapat mencapai tujuannya tanpa bekerja sama dengan pihak lain yang berkepentingan. Agar berfungsi dengan baik, perusahaan harus menjaga komunikasi yang baik. Pihak lain akan membantu membangun kemitraan yang baik.

d. Diseminasi kegiatan. Tidak semua orang di perusahaan secara otomatis tahu apa yang terjadi di perusahaan atau antara perusahaan dan pihak luar. Komunikasi memainkan peran penting dalam penyebaran kegiatan perusahaan, baik secara internal maupun eksternal. 

Sebagai hasil dari perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi modern, selain huruf sebagai media, ada banyak cara komunikasi yang lebih cepat dan lebih praktis yang diciptakan oleh manusia, seperti teleks, telepon, radio, televisi dan telegram.