Ada beberapa hal yang harus diperhatikan berkenaan dengan pendengar:
- Berapa banyak orang yang hadir atau yang akan mendengarkan?
- Apa alasan mereka hadir? Apa yang mereka harapkan atau inginkan?
- Bagaimana tingkat pengetahuan yang pendengar miliki atas topik yang akan dibicarakan?
- Bagaimana bauran usia, tingkat pendidikan dan jenis kelamin dari pendengar?
Where atau Di mana Pembicaraan akan Dilakukan?
Penting bagi seorang pembicara untuk mengetahui tempat yang akan digunakan untuk berbicara. Pertama, tempat yang dimaksud apakah itu di kampus, di lapangan terbuka, di pasar, atau di daerah Sunda, Jawa, Padang, atau Bugis.
Kedua, kalau sudah mengetahui lokasinya, berikutnya yang harus dilakukan adalah:
- Melakukan gladi resik, maksudnya dengan mendatangi lokasi yang ditentukan di H-1 atau sebelum para pendengar mendatangi/memasuki lokasi tersebut, kemudian mencoba berbicara di tempat yang nanti akan digunakan (mencoba suara). Dengan demikian, akan diketahui seberapa keras kita harus berbicara.
- Mengecek fasilitas yang disediakan, baik itu sound system, infokus, lampu-lampu, dan lain sebagainya.
- Meneliti kemungkinan gangguan yang akan timbul. Hal ini perlu juga diperhatikan, supaya kita bisa mempersiapkan antisipasinya. Misalkan tempat kita berbicara berada di dekat rel kereta api, saat kereta lewat tentu suaranya akan mengganggu. Kalau sebelumnya kita mengetahui jadwal kereta lewat, kita bisa melakukan sesuatu untuk mengurangi gangguan tersebut.
- Tata letak tempat duduk. Ini tentu bisa kita, sebagai pembicara yang menentukan, bisa juga ditentukan oleh penyelenggara, atau tempatnya memang sudah fix. Hal-hal tersebut harus diperhatikan sebelumnya.
When atau Kapan akan Dilakukan Pembicaraan?
Berapa lama waktu yang diperlukan untuk berbicara, atau di waktu kapan pembicaraan dilakukan, itu juga harus menjadi perhatian. Dalam hal ini, manajemen waktu diperlukan.
Beberapa hal yang harus diperhatikan berkaitan dengan waktu, di antaranya adalah:
- Waktu pelaksanaan. Kapan akan dilaksanakan, apakah siang hari setelah makan siang? atau pagi hari? Atau dilaksanakan di malam hari?
- Berapa lama alokasi waktu yang digunakan. Pembicara harus mampu mengatur antara berbicara dengan memberi kesempatan pendengar untuk rehat (coffe break). Pembicara harus juga mampu mengatur berapa lama melakukan pembukaan, perkenalan dan lain-lain sebelum ke topik utama. Perlu diperhatikan juga alokasi waktu untuk tanya jawab atau diskusi.
What atau Apa yang Akan Dibicarakan?
Ini terkait dengan topik yang akan dibicarakan. Setelah menetapkan topik yang akan dibicarakan, berikutnya adalah mempersiapkan bahan atau materi berikut referensi yang diperlukan.
Berikut beberapa hal yang bisa dilakukan terkait dengan bahan atau materi pembicaraan,
- Susunlah pokok-pokok pembicaraan. Mana yang akan disampaikan 15 menit pertama, mana yang pokok atau penting untuk disampaikan dan diterima oleh pendengar, mana pula yang dipersiapkan untuk menutup pembicaraan (closing statement).
- Gunakan ilustrasi. Salah satu yang dapat membantu efektivitas penerimaan oleh pendengar adalah adanya ilustrasi yang menjelaskan sesuatu yang dibicarakan. Ilustrasi di sini dapat berupa contoh kasus dalam kehidupan sehari-hari, bisa berupa gambar, foto atau animasi sehingga ada unsur hiburan, maupun berbentuk praktek dengan melibatkan pendengar.
- Membuka dan menutup pembicaraan. Saat membuka, gunakan kalimat atau sampaikan sesuatu yang membuat pendengar penasaran, sehingga merasa perlu mendengarkan sampai akhir. Saat menutup, pembicara harus dapat menyampaikan kesimpulan dari apa yang telah dibicarakan. Kesimpulan yang tidak lagi mengundang tanda tanya, kecuali topik yang disampaikan memang akan dilakukan dalam beberapa kali pembicaraan.
- Membuat catatan-catatan pokok apa yang akan dibicarakan. Catatan ini berguna supaya pembicaraan kita tetap fokus pada apa yang ingin disampaikan, tanpa ada yang terlewat. Catatan bisa disimpan di kertas kecil, di buku atau di gadget.
How atau Bagaimana Teknik Penyampaian?
