Setelah mempersiapkan jadwal meeting, kini kamu harus mengatur time schedule meeting sebaik mungkin sebagai salah satu cara supaya berjalan dengan efektif.
Tentukan berapa banyak waktu yang dibutuhkan di setiap topik pembahasan. Contohnya, meeting akan berlangsung 2 jam yang meliputi 10 topik dalam satu agenda.
Jika pembagian waktu dipukul rata, maka 10 topik dibagi 2 jam. Maka 1 topik akan diselesaikan dalam waktu kurang lebih 12 menit. Namun, untuk pembagian ini dapat disesuaikan lagi dengan topik yang sedang dibahas.
3. Membatasi Jumlah Peserta Meeting
Jeff Bezos, sang pendiri e-commerce terbesar di dunia, yaitu Amazon sekaligus salah satu orang terkaya di dunia menurut majalah Forbes, berkata:
Semakin besar jumlah orang yang ikut meeting, maka semakin banyak pendapat dan semakin sulit untuk mencapai kesimpulan sekaligus membuat keputusan.
Maka dari itu, kamu hanya perlu mengundang peserta yang berkepentingan saja biar lebih efektif.
Untuk menentukan peserta meeting yang berkepentingan tersebut, kamu bisa membuat list pertanyaan untuk diri sendiri dulu. misalnya, siapa yang perlu mengetahui informasi yang akan dibahas dan siapa yang bisa memberikan data dan fakta untuk mendukung dalam pengambilan keputusan.
4. Membuat “Parking Lot”
