Pentingnya Preservasi Digital: Langkah Strategis Keberlanjutan Informasi Masa Depan

Penerapan teknologi digital di Indonesia kini semakin dilibatkan dalam kegiatan sehari-hari, salah satunya dalam pengelolaan informasi. Sebagai salah satu tempat yang berkaitan erat dengan informasi, perpustakaan memiliki peran penting dalam rangkaian pengelolaan informasi mulai dari tahap pengumpulan hingga perlindungan dari berbagai ancaman yang muncul. Penggunaan teknologi digital memberikan tantangan tersendiri bagi perpustakaan, yang memerlukan strategi baru dalam mengelola informasi di era modern saat ini. Koleksi digital muncul sebagai bentuk perkembangan teknologi digital, koleksi harus dikelola oleh perpustakaan sebagai aset berharga dalam sebuah lembaga informasi yang disajikan dalam berbagai format. 

Dalam pengelolaannya, koleksi yang dikemas dalam format digital sangat bergantung pada teknologi dan membutuhkan perangkat yang menunjang. Koleksi digital memerlukan pengamanan ekstra terhadap berbagai jenis kejahatan siber (cybercrime) dan rentan terhadap penyalahgunaan informasi serta kehilangan dan kerusakan data, lain halnya dengan koleksi fisik yang sangat memperhatikan kondisi bahan pustaka secara fisik yang asli. Ancaman tersebut dapat diminimalisir dengan melakukan alih media bahan pustaka agar tetap dapat diakses pengguna dalam format digital, sehingga lebih fleksibel dan tetap terjaga keutuhan bahan pustaka aslinya. 

Mengapa preservasi digital penting untuk dilakukan?

Dalam Digital Preservation Coalition, Owen menyatakan bahwa preservasi digital merupakan mekanisme yang menerapkan berbagai elemen sebagai bentuk pencegahan sehingga dapat memastikan suatu data bisa diakses dalam jangka waktu yang panjang. Preservasi merupakan kegiatan pelestarian dengan memelihara koleksi perpustakaan. Pelestarian koleksi wajib dilakukan oleh setiap perpustakaan yang bernaung dibawah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia agar koleksi yang dimiliki selalu tersedia dalam keadaan yang baik. Kegiatan pemeliharaan atau yang dikenal dengan preservasi merupakan pencegahan untuk mengatasi kerusakan fisik pada koleksi. Smit, Hoeven, & Giaretta mengatakan bahwa kegiatan preservasi digital yang terhambat bisa saja membuat organisasi bahkan suatu negara terjebak pada kegelapan digital. Berdasarkan pernyataan tersebut dapat dilihat betapa pentingnya melakukan pemeliharaan pada koleksi digital perpustakaan.

• Mencegah kerusakan dan kehilangan data: Upaya pemeliharaan dilakukan untuk mencegah dan meminimalisir risiko kerusakan serta kehilangan data secara fisik maupun digital.
• Integritas dan keakuratan data tetap terjaga: Pemeliharaan terhadap data digital dapat menjaga nilai informasi yang terkandung pada data agar tetap utuh, terjamin keasliannya dan tetap akurat.
• Memelihara ketersediaan data: Pemeliharaan dilakukan untuk mengupayakan ketersediaan data agar dapat diakses dan digunakan dalam jangka panjang.
• Memudahkan akses: Pemeliharaan yang baik dapat memastikan bahwa data bisa diakses dengan mudah dan tetap dapat dimanfaatkan sesuai dengan yang dibutuhkan.
• Melindungi hak kekayaan intelektual: Pemeliharaan dapat melindungi koleksi yang memuat hak kekayaan intelektual seperti hak cipta sehingga dapat diakses secara sah, terdokumentasi, dan tetap terjaga.

Bagaimana preservasi digital dalam penerapannya? 

Penerapan preservasi digital tidak sesederhana menyimpan data di dalam sistem, namun meliputi upaya dalam menghadapi perkembangan teknologi, perkembangan sistem, format, hingga perangkat keras maupun perangkat lunak yang sangat mempengaruhi efektivitas keberlanjutan data digital. Adapun teknik-teknik yang dapat diimplementasikan dalam praktik preservasi digital yaitu :

1. Menggunakan landasan dalam menyimpan data digital 

Adanya metadata yang menyediakan informasi melalui deskripsi data secara rinci dan tepat, dapat membantu identifikasi, penggunaan, dan penemuan data digital. Pemeliharaan metadata pada penyimpanan data digital memungkinkan data dapat diakses dengan mudah dan tersedia dalam jangka panjang.

2. Responsif terhadap perkembangan teknologi

Teknologi yang terus berkembang harus dihadapi dengan kemampuan beradaptasi dengan segala perubahan yang bermunculan, seperti format data yang terus berubah, serta penggunaan perangkat keras dan perangkat lunak yang semakin canggih. Keadaan tersebut dapat membatasi aksesibilitas dan kerusakan format. Penggunaan format data umum seperti PDF dan format terbuka menjadi solusi untuk mencegah kerusakan format.

3. Melakukan pencadangan data dan pembaruan atau penyegaran data 

Preservasi digital erat kaitannya dalam mencegah kehilangan dan kerusakan data. Pencadangan data (backup) dapat dilakukan secara berkala, sedangkan penyegaran data (refreshing) dilakukan dengan memindahkan data dari media yang lama ke media lain.

4. Pemeliharaan material digital

Setelah sebelumnya dilakukan pemilihan format data, migrasi dilakukan untuk menyesuaikan versi terbaru yang ada. Format ulang dapat dilakukan agar data dapat diakses untuk jangka panjang tanpa mengubah kandungan informasi di dalamnya. Selain dilakukan migrasi, emulasi perlu dilakukan pada sistem agar data digital dalam berbagai format ataupun versi dapat terus diakses dan terbaca oleh sistem.

5. Mengevaluasi efektivitas preservasi digital

Data yang berada dalam sistem harus diperiksa untuk mengetahui kondisi dan kualitas datanya, memastikan bahwa data tetap terjaga serta dapat diakses, dan apakah perlu tindakan perbaikan pada data tersebut.

Bahan pustaka dalam bentuk fisik mengandung nilai informasi yang rentan terhadap kerusakan internal maupun eksternal, alih media hadir sebagai bentuk pemeliharaan koleksi fisik ke dalam media lain. Penambahan format koleksi perpustakaan dalam versi digital memberikan banyak kemudahan dalam transformasi data dan informasi yang dapat meningkatkan efektivitas layanan perpustakaan, namun disamping itu tantangan yang dihadapi juga semakin beragam. Koleksi digital dalam penggunaannya perlu diimbangi dengan adanya pemeliharaan, melihat banyaknya aspek penting dari pemeliharaan koleksi digital. 

Melalui penerapan preservasi digital yang responsif terhadap perkembangan teknologi, penggunaan metadata, pencadangan data, dan pemeliharaan material digital, kita dapat memastikan integritas, keakuratan, dan ketersediaan data dalam jangka waktu yang panjang. Dengan demikian, preservasi digital bukan hanya sekadar mekanisme pencegahan, tetapi juga merupakan upaya untuk memastikan akses dan keberlangsungan informasi digital di masa depan.