Seorang pemimpin yang baik bukanlah pemimpin diktator yang asal memimpin dan memerintah, melainkan pemimpin yang mampu memahami dan mengoptimalkan peran serta tugas bawahannya.
Sebagai pemimpin di sebuah organisasi atau di perusahaan, tentu Anda memiliki wewenang, tugas dan tanggung jawab. Berbagai wewenang yang disematkan boleh jadi Anda delegasikan.
Dalam ruang lingkup profesional, kegiatan pendelegasian adalah hal yang biasa. Seorang atasan bisa menyerahkan langsung sebagian tugas dan/atau wewenang kepada bawahan atau kepada mereka yang secara struktur organisasi lebih rendah.
Beberapa ahli mengatakan bahwa yang dimaksud dengan delegasi adalah suatu aktivitas memberikan sebagian wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain untuk melakukan satu atau beberapa kegiatan, dimana pihak penerima wewenang harus mampu mempertanggungjawabkan kepada pihak pemberi wewenang.
Namun perlu diperhatikan bahwa pelimpahan wewenang tidak seluruhnya dipandang baik oleh bawahan. Mungkin ada yang senang dengan tambahan pekerjaan dari Anda, tetapi tidak sedikit juga yang menilai delegasi itu sebagai beban karena mereka harus menjalankan rangkap tugas.
Memang dunia profesional adalah sebuah ekosistem yang unik. Kita tidak bisa menerapkan standarisasi yang sama terus-menerus, melainkan diperlukan penyesuaian-penyesuaian atau adaptasi tergantung dari situasi dan kondisi yang tengah dihadapi.
Bagi pemimpin, delegasi dapat bermanfaat untuk mengurangi pemborosan waktu. Dengan melimpahkan sebagian wewenang (selama masih dalam kontrol), seorang pemimpin bisa memanfaatkan waktu yang tersedia untuk melihat dan berpikir strategis dalam pemenuhan operasional perusahaan yang dipimpinnya.
Dikotomi rangkap tugas tidak akan selesai jika belum ada konsensus pemahaman tentang makna delegasi dan rangkap tugas itu sendiri. Oleh karena itu ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan agar aktivitas pelimpahan wewenang bisa dijalankan dengan baik. Hingga akhirnya delegasi justru akan menjadi sisi baik rangkap tugas bagi bawahan.
1. Menyesuaikan Job Description
Ketika Anda akan mendelegasikan sebuah pekerjaan, pastikan bahwa bawahan mempunyai keahlian dalam bidang pekerjaan itu. Jangan memberikan delegasi kepada anggota tim lain yang tidak menguasai bidang pekerjaan yang Anda limpahkan.
Di sini fungsi kecermatan diperlukan untuk menentukan siapa individu yang Anda pilih untuk diberikan wewenang. Anda juga dapat membantu bawahan untuk mengembangkan potensi yang dimiliki, sehingga nantinya dapat dipersiapkan sebagai the next leader.
2. Menyampaikan DelegasiÂ
Dalam menyampaikan delegasi diperlukan komunikasi yang tepat. Lakukan komunikasi dua arah antara Anda dengan anggota tim. Pastikan Anda menjelaskan secara rinci perihal pekerjaan yang harus diselesaikan, jelaskan juga mengenai deadline pekerjaan sehingga bawahan memahami apa yang benar-benar Anda harapkan.
Berikan ruang kepada bawahan untuk bertanya dan berdiskusi. Ingat bahwa delegasi ini mungkin adalah sesuatu yang baru, jadi Anda harus memahami juga posisi mereka. Sampaikan dalam bahasa yang santun namun tegas dan jelaskan dengan tenang namun fokus.
3. Mendampingi Bawahan
Berikan solusi atas permasalahan yang dihadapi. Anda juga harus proaktif untuk menanyakan progres pekerjaan secara spesifik. Hal ini dikarenakan tidak semua bawahan memiliki keberanian dalam menyampaikan kendala, mungkin karena takut atau khawatir dicap tidak becus kerja.
4. Memberikan Dukungan
Setelah Anda melimpahkan wewenang atau pekerjaan kepada bawahan, maka Anda harus melakukan monitor dan kontrol. Pastikan bahwa setiap apa yang dikerjakan sesuai dengan apa yang Anda inginkan.
Jangan segan-segan untuk memberikan dukungan kepada mereka. Ada 2 (dua) jenis dukungan, pertama dukungan moral, hal ini bisa Anda lakukan dengan memberikan motivasi dan semangat untuk bekerja.Â
Kedua, dukungan teknis yaitu support yang Anda berikan terkait orientasi dan implementasi pekerjaan. Anda wajib memberikan feedback manakala dalam proses penyelesaiannya terdapat kesalahan atau kekurangan.
5. Memberikan Penghargaan
Saat anggota tim berhasil menyelesaikan pekerjaan yang Anda delegasikan, jangan pelit untuk memberikan penghargaan kepada mereka. Meskipun hanya dalam bentuk ucapan terima kasih, jika hal itu dilakukan dengan tulus, maka akan menimbulkan dampak besar kepada bawahan.
Bisa juga dengan cara mengajaknya makan siang atau sekedar ngopi bersama. Hal itu akan memicu mereka untuk terus memberikan yang terbaik bagi Anda dan perusahaan.
***
Kelima hal di atas jika Anda terapkan ketika mendelegasikan sebuah pekerjaan, maka dapat meminimalisir persepsi buruk rangkap tugas.Â
Selanjutnya, rangkap tugas tidak lagi dipandang sebagai beban tambahan, melainkan dipakai untuk mengukur tingkat kompetensi seseorang.
Dengan kematangan berpikir, kedewasaan berperilaku dan kompetensi yang cukup, bukan tidak mungkin Anda telah menemukan serta mengasah calon-calon pemimpin baru masa depan.
Dan bagi bawahan atau anggota tim, jangan ragu menerima delegasi dari atasan, karena bisa jadi itu adalah kesempatan Anda untuk membuktikan diri bahwa Anda memang layak diberikan kepercayaan lebih dibandingkan dengan rekan-rekan kerja lainnya.
"Saya sangat yakin dan percaya bahwa keberhasilan sesungguhnya dari seorang pemimpin adalah saat dirinya mampu mencetak pemimpin-pemimpin baru." The Architect
-AP-
