Selama Belasan Tahun, (Ternyata) Saya Bekerja dengan Cara dan Anggapan yang Salah

Awalnya, dulu, saya (kerap) berpendapat, bahwa selama ini saya sudah melakukan dan menuntaskan kewajiban dan tugas-tugas dari perusahaan dengan cara-cara yang sesuai dan benar. 

Saya selalu membuat perencanaan, membuat daftar pekerjaan setiap hari, dan memastikan bahwa semua yang saya tulis setiap hari itu harus tuntas hari itu juga, meskipun saya harus pulang hingga dini hari.

Cara-cara seperti itulah yang saya lakukan, secara terus menerus, secara konsisten, sejak belasan tahun silam, setidaknya, sampai akhirnya saya menemukan artikel menarik dari Stephen Covey baru-baru ini. Lebih tepatnya; setelah Frans, teman saya, mengirimi saya link artikel menarik yang mengupas tuntas 7 kebiasaan orang-orang yang (bekerja) dengan cara-cara sangat efektif (7 Habits of Highly Effective People).

Maka, setelah usai membaca artikel yang dikirimi Frans itu, yang berkisah tentang kuadran-kuadran itu, saya pun bungkam beberapa saat.

Jadi, apakah benar, selama ini, saya dalam menuntaskan banyak kewajiban dan tugas adalah karena berdasarkan atau sekadar "asal selesai" saja?

Jadi, selama ini, apakah saya hanya menggunakan cara-cara yang tidak efektif dan tidak efisien?

Stephen Covey, seperti yang dituliskannya dalam "7 Habits of Highly Effective People" itu, tampak seperti menyadarkan saya, bahwa bisa saja dan sangat mungkin selama ini saya hanya mengerjakan dan menuntaskan hal-hal yang sifatnya mendesak saja, yang harus selesai hari ini juga, tanpa pernah sedikitpun berfikir apakah yang saya lakukan itu penting atau tidak.

Jadi, menurut Stephen Covey dan menurut kesimpulan yang saya buat sendiri, ternyata, apa yang saya lakukan dan yang saya amati dari yang staf-staf saya lakukan, selama ini, bisa jadi hanya sekadar menindaklanjuti, merespon atau menjawab atau melakukan sesuatu hal yang berada di kuadran ke-3 dalam skala prioritas seperti yang digambarkan oleh Covey. 

Sumber gambar: succeedfeed.com

Covey membagi skala prioritas dalam 4 kuadran berdasarkan kriteria Important and Urgent. Kuadran 1 berisi hal-hal atau pekerjaan penting dan mendesak. 

Kuadran 2 berisi hal-hal penting tetapi tidak mendesak. Kuadran 3 adalah pekerjaan mendesak tetapi tidak penting. Dan, kuadran 4 berisi hal-hal yang sama sekali tidak penting dan tidak mendesak.

Jadi, lebih lanjut, menurut Stephen Covey, bisa jadi apa yang saya lakukan dan yang saya amati dari yang staf-staf saya lakukan, selama ini, bisa disebutnya sebagai atau sekadar merespon pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya mendesak (tetapi) ternyata tidak penting dan tidak memerlukan kreativitas. Kuncinya adalah segera kerjakan dan selesaikan pekerjaan yang tampak di depan mata saya.

Setiap pagi, usai menyesapi kopi atau teh pahit, hanya beberapa menit setelah saya menaruh bokong di kursi di depan komputer, saya (biasanya) segera membuat daftar pekerjaan sangat penting yang harus saya tuntaskan hari ini. 

Saya bisa menuliskan berpuluh-puluh pekerjaan yang harus tuntas sebelum saya pulang merebahkan tubuh. Membuat analisa, memberikan pertimbangan-pertimbangan, merekomendasikan sesuatu, menyimpulkan, membuat laporan, menghadiri rapat-rapat penting, datang ke lapangan, mereview dokumen, memaparkan konsep, dan lain-lain.

Hampir sepanjang saya bekerja, selama lebih dari 20 tahun, seingat saya, belum pernah satu kalipun saya tidak menuntaskan seluruh pekerjaan yang saya tuliskan dalam daftar itu. Yang saya buat sendiri itu. Usai saya tuntaskan setiap pekerjaan, saya selalu mencoretnya dengan spidol berwana merah. Bagi saya, setiap coretan adalah progress. Dan kebanggaan.

Karena asyik menjawab dan sekadar merespon hal-hal yang mendesak karena tuntutan, saya dan (mungkin) banyak orang tanpa sadar telah membuang begitu banyak waktu karena hanya melakukan hal-hal yang mendesak dan harus diselesaikan, tapi (sebenarnya) hal itu tidak cukup penting. Saya dan orang-orang itu terjebak dalam kuadran ke-3.

Tetapi, meski kuadran ke-3 telah memerangkap saya, saya mungkin masih agak lebih baik dari pada orang-orang yang terjebak dalam kuadran ke-4; menghabiskan waktu berharga mereka untuk mengerjakan hal-hal yang tidak penting dan tidak mendesak. Mereka tampak sibuk, tetapi (sebenarnya) mereka hanya mengerjakan pekerjaan sia-sia.

Orang-orang yang terjebak dalam rutinitas mengerjakan pekerjaan yang berada dalam kuadran 4 digambarkan sebagai mengerjakan aktivitas atau pekerjaan, misalnya, hanya berselancar di dunia tanpa sekat dan tanpa tujuan, membuang-buang waktu menjelajahi media sosial, stalking, memeriksa lantas menertawai status orang-orang, merespon dan mendiskusikan status-status yang tidak penting, dan lain-lain.

Hal menarik, dan ini menjadi fakta, bahwa kita kerap menyukai atau memberikan apresiasi kepada orang, karyawan atau bawahan karena mereka rela menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk menyelesaikan hal-hal yang termasuk dalam kuadran 1 atau kuadran 3 semata-mata karena untuk menjawab kebutuhan mendesak. Tidak peduli apakah penting atau tidak penting. Bukankah benar adanya bahwa kita memang kerap memberikan apresiasi karena mereka (bawahan kita) mampu menyelesaikan tugas, meski hanya sekedar mengetik surat saja?

Kegiatan kuadran 2 (penting tetapi tidak mendesak) umumnya tidak memiliki konsekuensi langsung, jadi banyak orang cenderung untuk tidak melakukannya karena tidak mendesak. Ini digambarkan sebagai, misalnya, mengikuti training atau seminar.

Jadi, jika mengambil pembagian kuadran menurut Covey sebagai rujukan, kita sebenarnya bisa lebih fokus untuk menuntaskan kegiatan yang termasuk dalam Kuadran 1 dan 2. 

Kita bisa saja menunda atau mendelegasikan hal-hal atau pekerjaan yang berada dalam kuadran 3 dan doing something untuk meminimalkan gangguan yang bisa menyeret orang terperangkap ke dalam kuadran 4.