Apakah Anda sering mengalami kesulitan ataupun susah bagaimana sih menentukan atau menilai kondisi suatu arsip itu layak diarsipkan atau tidak dan penting atau tidak untuk disimpan sebagai arsip?
Berjam-jam sudah Anda nilai, sampai keringetan, sakit perut hingga stres tapi Anda masih bingung tidak bisa juga menentukan apakah arsip tersebut layak disimpan atau arsip tersebut dapat dimusnahkan?
Akhirnya apa, jelas banget jadi masalah, akibatnya arsip malahnya jadi semakin menumpuk, tercecer, dan terbengkalai bahkan sampai ketelingsut hingga hilang karena tata kelola penilaian untuk penyimpanan arsip yang diterapkan tidak memiliki prinsip yang baik dan tersistem.
Ya, tata kelola penilaian penyimpanan arsip itu adalah penting, sehingga saat sebelum dilakukan penyimpanannya pun perlu dinilai dan dikelola dengan tersistem sehingga arsip yang disimpan adalah arsip yang betul-betul benar.
Arsip merupakan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi, dan juga sebagai riwayat sejarah kegiatan dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Arsip dapat berbentuk surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih dan legal untuk suatu tindakan dan keputusan di kemudian hari bila suatu saat arsip dibutuhkan.
Namun, dengan dinamisnya perkembangan teknologi dan infomasi kekinian, arsip ternyata dapat juga berbentuk audio, video, dan digital.
Mengingat pentingnya arsip, maka arsip haruslah disimpan dengan prinsip tata kelola penilaian penyimpanan arsip yang baik dan tersistem.
Nah, berkaitan itu, melalui artikel ini, penulis ingin merekomendasikan beberapa prinsip penilaian penyimpanan arsip yang dapat diterapkan.
1. Prinsip Penilaian Penyimpanan Arsip Haruslah Berdasarkan Kebenaran dan Faktual.
Penting atau tidaknya arsip dapat disimpan harus dinilai berdasar kebenaran dan faktual maksudnya di sini adalah, bahwa elemen data yang tertulis dalam dokumen tekstual dapat dipercaya dan sesuai dengan data yang sesungguhnya.
Sehingga perlu dicek secara teliti, bagaimana aspek identitasnya, legalitasnya dan keabsahannya, mulai dari kepala surat hingga penandata tangan dan cap tertandanya.
2. Prinsip Penilaian Penyimpanan Arsip Haruslah Berdasarkan Kelengkapan dan Kemutakhiran.
Penting atau tidaknya arsip dapat disimpan haruslah berdasar kelengkapan dan kemutakhiran. Maksudnya di sini adalah bahwa arsip tidak boleh ada yang tertinggal lampirannya dan berdasarkan dengan kondisi yang terakhir.
Sehingga harus diperiksa kembali dengan benar dan teliti, hal ini untuk menghindari adanya lampiran yang terselip, termasuk mendeteksi bila ada arsip yang rusak ataupun ada lampiran yang hilang.
Kalau ada arsip yang rusak, atau ada lampiran yang hilang, maka arsip tetap dapat disimpan, namun dengan catatan resmi berupa berita acara yang ditandatangani para pejabat pengarsip, terkait kondisi yang sebenarnya.
Sehingga kalau ke depan ada apa-apa atau dibutuhkan untuk dibuka kembali, kondisi arsip yang rusak tersebut dapat dibuktikan dengan kondisi yang sebenarnya berdasar berita acara yang ditandatangani pejabat pengarsip.
3. Prinsip Penilaian Penyimpanan Arsip Haruslah Berdasarkan Kerahasiaan.
Setelah kedua prinsip di atas dapat diterapkan dengan terpola dan tersistem, maka pejabat pengarsip haruslah dapat menjaga kerahasiaan arsip.
Di sini maksudnya adalah bahwa pejabat penilai arsip harus menjaga bahwa arsip yang dinilai tidaklah boleh diketahui selain pejabat penilai arsip.
Karena pada prinsip ketiga ini, pejabat penilai arsip pastilah sudah mengetahui tingkat kualifikasi arsip, sehingga di sini juga lah yang dapat membentengi bocornya arsip dari orang yang tidak berhak mengetahuinya.
-----
Kalau tiga prinsip di atas sudah diterapkan, maka tentunya pada proses pengakhiran sudahlah dapat diketahui, mana arsip yang penting untuk disimpan dan mana arsip yang nantinya dapat dimusnahkan.
Nah, inilah beberapa prinsip penilaian penyimpanan arsip yang dapat diterapkan, semoga apa yang penulis sajikan melalui artikel ini dapat bermanfaat.
Kalau sekiranya masih ada yang perlu ditambahkan lagi, penulis dengan terbuka menerimanya, inipun malah jadi menambah wawasan dan pengetahuan bagi bersama.
Demikian artikel singkat ini.
