“karena paku terlepas, tapal kuda lepas – karena tapal kuda lepas, kuda tidak bisa lari kencang – karena kuda tidak bisa lari kencang, sang pembawa pesan terlambat – karena terlambat, pasukan kalah perang”
Sebuah syair kuno dari Jepang ini mengingatkan kita untuk tidak meremehkan hal-hal yang kecil, karena bisa jadi hal yang kita anggap kecil dan sepele ini yang membuat organisasi kita tidak berjalan dengan efektif dan efisien.
Dalam setiap aktivitas kita mengenal tiga macam : Aktivitas bernilai tambah (value add), Aktivitas tidak bernilai tambah (non value add), dan aktivitas tidak bernilai tambah namun dibutuhkan (value enabler). Value add adalah aktivitas yang pelanggan tidak melihat nilai tambah di dalamnya sehingga dia tidak bersedia membayar untuk itu, non value add adalah aktivitas yang tidak bernilai tambah bagi pelanggan dan juga tidak dibutuhkan oleh organisasi, sedangkan yang terakhir value enabler adalah aktivitas yang tidak bernilai tambah bagi pelanggan namun dibutuhkan oleh organisasi.
Lalu kaitannya dengan syair di atas apa?
Mari kita fokus ke Non value add activity, kegiatan yang tidak bernilai tambah disebut pemborosan. Ada delapan macam pemborosan yang mungkin terjadi atau kita lakukan sehari-hari dalam organisasi kita, namun kita tidak menyadari atau meremehkannya karena “sudah umum” terjadi. Mari berkenalan dengan 8 macam pemborosan ini:
- Transportasi – memindahkan satu barang dari satu tempat ke tempat lain. Anda memindahkan barang dari gudang satu ke gudang dua ke gudang barang jadi ke gudang penyimpanan terakhir ke gudang pengiriman. Proses memindahkan barang ini pasti membutuhkan energi (biaya) bagi organisasi, namun apakah pelanggan peduli? Apakah mereka akan membayar lebih karena usaha anda memindahkan barang tersebut sebanyak 3 kali?
- Inventory –Inventory sama dengan uang mati, selama barang tersebut belum diproses, tidak akan mengalir kas dari sana. Xerox dulu punya pengalaman serupa, nilai kapitalisasinya besar namun terengah-engah karena cashflow tidak lancar, kenapa tidak lancar? Terlalu banyak numpuk barang! Just in time adalah praktik terbaik untuk meminimasi inventory, namun seberapa sering kita menerapkan “just in case”?
- Motion/Gerakan – atasan anda meminta laporan penjualan bulan lalu, karena meja anda berantakan anda mencari dengan kalap, di meja, di laci, di lemari namun tidak kunjung dapat. Apakah atasan anda melihat anda bekerja? Tidak, karena bergerak tidak sama dengan bekerja
- Waiting/menunggu- saya rasa semua sepakat, menunggu adalah kegiatan yang tidak bernilai tambah. Seberapa sering anda menunggu antri busway, menunggu dilayani di rumah makan, atau menunggu mesin yang berjalan secara otomatis, misalnya: foto copy/fax?
- Overproduksi – produksi yang berlebihan disebut mubazir, karena tidak terpakai. Contoh: anda melihat undangan rapat berjumlah 10 orang, nah Seberapa sering anda melebihkan copy laporan pada suatu rapat? 12? 14?
- Overprosesing – proses yang berlebihan, coba lihat proses PR anda. Berapa orang yang harus approve untuk jadi PO. Saya pernah melihat dibutuhkan 10 tanda tangan sampai level tertinggi untuk membeli peralatan kantor. Dan kesepuluh orang tersebut tidak taut menaut dengan alat tulis tersebut.
- Defect/ cacat – memproduksi barat cacat tentu tidak akan diterima pelanggan. Jadi lakukan segala sesuatu dengan benar pertama kali.
- Underutilized people – sudah cukup jelas. Ada contoh menarik, seorang pegawai BUMN yang baru pulang dari pendidikan S2 di luar negeri, ketika balik dia tidak mendapatkan posisi yang sesuai dengan latar belakang S2 itu, lebih sialnya lagi pekerjaan dia yang lama ternyata sudah ditempati orang lain, akhirnya dia diberi pos yang sifatnya administratif.
Apabila dijadikan contohseperti syair Jepang di atas ilustrasinya seperti ini:
Jika Anda memiliki waktu setup (waiting) yang panjang antar pergantian produk, Anda harus membuat produk Anda dalam batch yang besar sekaligus untuk memenuhi permintaan (overproduction), hal ini mengakibatkan banyaknya Work In Process dan (inventory)Kemudian, karena adanya inventori ini, anda terpaksa memaksimalkan tempat dengan menumpuk barang setinggi mungkin (motion), dan apabila sudah tidak muat lagi anda membuat gudang yang lebih besar. Akibatnya, Anda juga harus memindahkan material (waste of transportation)dan membuat bar-code dan untuk kemudahan identifikasi stok Anda (waste of overprocessing). Selama proses penumpukan dan pemindahan, apakah anda yakin tidak ada (defect)? Dan dari semua proses di atas apakah tidak membutuhkan tambahan orang yang berpotensi pada (underutilized)?