Setiap orang dalam sebuah lembaga dan organisasi pasti memiliki pengetahuan dan kemampuan tertentu untuk menjalankan pekerjaannya sehingga berkontribusi untuk meningkatkan kualitas dari perusahaan tersebut. Salah satu faktor yang mendorong terciptanya pengetahuan dan kemampuan adalah knowledge management dalam lembaga dan organisasi tersebut. Namun, apa yang dimaksud dari knowledge management?
Definisi
Knowledge management dapat disebut sebagai manajemen pengetahuan. Sebelum menjelaskan tentang manajemen pengetahuan, saya ingin membedah konsep dari istilah "manajemen" dan "pengetahuan" terlebih dahulu.
Sederhananya, pengetahuan adalah output dari serangkaian pemrosesan data mentah menjadi informasi yang berguna untuk satu atau banyak orang. Mulyanto (2009: 19) Â menjelaskan bahwa informasi yang dipadukan dengan pengalaman masa lalu dan keahlian akan memberikan suatu pengetahuan yang bernilai tinggi.
Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) bentuk pengetahuan dapat dibagi menjadi dua, yaitu tacit knowledge (pengetahuan tersembunyi) dan explicit knowledge (pengetahuan nyata dan tampak).
Tacit knowledge adalah pengetahuan bersifat abstrak yang ada dalam otak manusia. Biasanya tacit knowledge berisi tentang keahlian atau keterampilan yang diperoleh dari pengalaman. Sedangkan explicit knowledge adalah pengetahuan yang telah dituangkan pada wadah tertentu sehingga orang lain lebih mudah dalam menguasai pengetahuan tersebut.
Selanjutnya, George Robert Terry menjelaskan bahwa manajemen adalah sebuah proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Jadi knowledge management dapat diartikan sebagai proses menciptakan, membagikan, menggunakan dan mengelola pengetahuan yang dilakukan oleh lembaga dan organisasi untuk mencapai tujuan atau target yang telah ditetapkan sebelumnya.
Unsur-Unsur Knowledge Management
Unsur-unsur yang membentuk knowledge management adalah orang, teknologi dan proses. Orang merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge. Teknologi berperan sebagai infrastruktur standar dan dapat diandalkan untuk menopang terjadinya knowledge management. Lalu proses terdiri dari mengumpulkan, menyaring, mengesahkan, mentransformasikan dan menyebarkan pengetahuan ke seluruh lembaga dan organisasi sehingga setiap orang di dalamnya bisa menjalankan perannya dengan efektif dan efisien.
Knowledge management berfungsi sebagai pendekatan yang terencana dan juga sistematis agar menjamin penerapan pengetahuan organisasi yang baik. Sekaligus meningkatkan gagasan, inovasi, pemikiran, kompetensi dan keahlian. Dengan begitu organisasi bisa berjalan lebih terarah, efektif dan efisien.
Manfaat Knowledge Management
Menurut Chase International Survey (Widayana, 2005, p.21) ada beberapa manfaat knowledge management dalam perusahaan, di antaranya adalah:
- Meningkatkan Pengambilan Keputusan. Artinya dengan jelas bahwa setiap keputusan yang diambil atas dasar informasi dan pengalaman yang ditinjau dari berbagai aspek.
- Meningkatkan Respon Terhadap Pelanggan. Orientasi dan respon terhadap pelanggan tidak lagi hanya menjadi tanggung jawab pemasaran dan costumer service, namun menjadi bagian dari seluruh organisasi.
- Meningkatkan Efisiensi dan Cara Kerja. Orientasi dan respon terhadap pelanggan tidak lagi hanya menjadi tanggung jawab pemasaran dan costumer service, namun menjadi bagian dari seluruh organisasi.
- Â Meningkatkan Jumlah Produk Atau Jasa, Dan Meningkatkan Kemampuan Dalam Berinovasi. produk dan jasa yang melebihi harapan pelanggan dapat lebih mudah dan cepat untuk di ciptakan. Maka dari itu timbul sebuah inovasi. Inovasi tidak lagi hanya menjadi tanggung jawab bagian penelitian dan pengembangan, tetapi melainkan semua orang atau kelompok dalam organisasi.
Model Knowledge Management
Nonaka dan Takeuchi juga menjelaskan tentang model knowledge management yang dikutip oleh Dalkir (2011, hal. 64). Menurut mereka proses penciptaan knowledge suatu perusahaan terjadi karena adanya konversi antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi.
Sosialization/Sosialisasi (tacit to tacit)
Sosialisasi adalah sharing pengetahuan tacit (tersirat) antar individu melalui aktivitas bersama, atau kedekatan fisik. Sosialisasi pengetahuan terjadi saat seseorang yang dianggap mampu dan mahir berupaya mengeluarkan isi pikirannya dalam bentuk nyata, dapat diterima oleh indra orang lain.
Externalization/Eksternalisasi (tacit to explicit)
Eksternalisasi adalah ekspresi pengetahuan tersirat menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh banyak orang (public). Eksternalisasi sering disebut sebagai upaya untuk menciptakan konsep pengetahuan.
Combination/Kombinasi (explicit to explicit)
Kombinasi adalah konversi pengetahuan eksplisit (tersurat) ke dalam pengetahuan eksplisit lain yang lebih kompleks: komunikasi, penyebaran, sistemisasi pengetahuan eksplisit. Bentuk dan medianya bisa macam-macam, seperti tulisan yang dibuat dalam buku, posting di web, majalah, dll.
Internalization/Internalisasi (explicit to tacit)
Internalisasi adalah konversi pengetahuan yang sudah terinternalisasi menjadi pengetahuan tacit pada diri individu atau skala organisasi. Penerapan dari pengetahuan explicit ke dalam tindakan, praktik dan inisiatif-inisiatif strategis lainnya.
Contoh Penerapan Knowledge Management Digital
Kementrian Dalam Negeri Republik Indonesia adalah salah satu lembaga yang telah menerapkan knowledge management digital. Anda bisa mengakses menu Aplikasi BPSDM pada link ini: https://bpsdm.kemendagri.go.id/
