Saat merasa ada anggota tim yang bekerja dengan performa yang tidak ideal, seringkali kita enggan memberikan feedback dan cenderung mendiamkannya, karena takut menyinggung perasaan rekan kerja kita.
Memberikan feedback bukanlah hal yang sederhana, keahlian tersebut bahkan menjadi sebuah subjek studi yang sudah dilakukan selama puluhan tahun.
Sebuah feedback yang jujur tidaklah cukup dalam suatu organisasi. Sebuah feedback punya tujuan untuk membantu orang tersebut jadi lebih baik. Feedback seperti ini butuh lebih banyak hal dari hanya kejujuran.
Salah satu cara yang paling umum dalam memberikan feedback adalah membuka dengan hal yang positif, diikuti dengan hal yang perlu ditingkatkan, lalu ditutup dengan hal yang positif. Pemberian feedback dengan struktur ini biasa disebut feedback sandwich.
Teknik seperti ini bisa membantu menyampaikan feedback yang sulit. Tapi tentu saja, tak dapat mengalahkan sebuah ketulusan.
Kamu bisa memilih teknik favorit kamu. Namun, jika kamu hanya menggunakan feedback sebagai alat untuk menghukum atau melampiaskan kekecewaan, maka sang penerima bisa mengetahuinya, serta membuat keadaan tambah buruk.
Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memberikan feedback.
1. Memberikan Penilaian secara Adil
Mungkin performa salah satu anggota tim kita tergolong buruk. Secara alamiah, ini akan jadi bahan utama dalam diskusi, tapi pastikan kita melihat gambaran besarnya.
Apakah ini terjadi secara terus-menerus, atau hanya satu kali? Apakah ini adalah masalah yang mendasar, atau ada variabel lain yang berperan dan itu bukan berasal dari orang tersebut?
Fokus pada gambaran besarnya akan menempatkan kita ke dalam posisi yang lebih adil untuk memberikan penilaian.
2. Sampaikan dengan Spesifik
Hindari kata-kata yang membuat sang penerima bingung, seperti, "Saya tak merasa kamu produktif belakangan ini." Feedback seperti ini tak banyak membantu. Tunjukkan mereka angkanya, berikan alasan mengapa kita berpikir ini berhubungan dengan produktivitas.
Bukan saja kita membantu sang penerima menerima pesan ini secara lebih jelas, kita juga sedang menunjukkan bahwa kita tahu apa yang dibicarakan.
Banyak orang mengeluhkan pemimpin mereka yang tidak jelas.
Setelah sesi feedback selesai, mereka keluar ruangan dengan ekspresi bingung, tak tahu apa yang mereka harus lakukan selanjutnya. Ini juga terkadang menandakan bahwa sang pemimpin tak meluangkan cukup waktu untuk mempersiapkan diri, dan ini akan mengurangi rasa percaya dalam hubungan profesional.
3. Tujuan Awal: Peningkatan
Hal terburuk--dan sayangnya juga paling sering terjadi--adalah anggota tim merasa tak berdaya setelah menerima feedback. Lebih jauh lagi ini, akan membuat motivasi dan produktivitasnya turun.
Tujuan utama dari sebuah feedback adalah peningkatan, jadi berikan kesempatan untuk mereka melakukannya dengan:
- Memberikan saran dengan spesifik. Apa yang bisa ditingkatkan? Bagaimana cara mengukurnya? Jangan mengakhiri sesi dengan mengatakan, "Saya ingin kamu lebih produktif." Apa definisi dari produktif dalam konteks ini? Mendapatkan 5 klien baru? Pekerjaan selesai dalam 4 hari?
- Memberi tahu bahwa sang penerima feedback punya kuasa untuk berubah. Kita ingin menyampaikan bahwa ia masih punya kendali. Ia bisa mencoba strategi lain, serta masih bisa berubah. Sekali lagi, tujuannya bukanlah membuatnya merasa bersalah dan tak berdaya, malah kebalikannya.
- Menghindari pujian ketika hasilnya tak sesuai. Beberapa penelitian mengatakan pujian atas sebuah hasil buruk tak akan membantu. Bahkan, ini bisa membuatnya merasa bodoh dan tak mampu mencapai targetnya sendiri. Daripada mengatakan, "Kamu tak mencapai target, tapi saya tahu usaha kamu," sebaiknya kamu menghabiskan waktu yang cukup, duduk bersama, membahas faktor apa saja yang membuat hal ini terjadi, dan bagaimana strategi untuk mengatasinya.
Di kesempatan selanjutnya dalam memberi feedback kepada anggota tim lain, diam sejenak dan ingatkan diri sendiri bahwa tujuan kita adalah membantu si penerima feedback supaya jadi lebih baik.
