Kemarin boss minta saya untuk membuat event perusahaan tapi saya belum punya pengalaman buat event apapun. Wah, gimana niy aku mau buat pesta wedding tapi gak tahu mulainya darimana. Duh, gw diminta oleh sekolah untuk buat prom night, pusing niy ngatur vendor photography, catering, entertainment.
Apabila kamu pernah atau akan membuat event, tentunya kamu pernah berada di situasi diatas apalagi bila tidak memakai jasa event organizer atau party planner. Tidak perlu malu karena kamu tidak sendirian. Mengetahui cara untuk memulai dan merencanakan event tidak hanya menghemat stress dan waktu, tetapi juga membantu kamu untuk membuat event yang tidak terlupakan. Pada kesempatan ini, aku mau bagi-bagi tips bagaimana merencanakan sebuah event yang sukses.
1. Pelajari event yang kamu mau buat
Untuk membuat event yang sukses, pertama kita harus mengerti jenis event yang kamu akan buat. Kamu harus tahu benar kapan event itu akan diadakan, dimana event akan berlangsung, untuk apa event itu diadakan, jumlah orang dan siapa yang akan hadir di event, dan berapa budget yang disediakan untuk event. Mengetahu informasi tersebut akan membuat kamu membuat konsep sebuah event.
2. Brainstorm ide-ide
Setelah mempelajari event yang akan kamu buat, sekarang saatnya untuk brainstorm ide-ide untuk event ini. Apabila kamu bekerja di dalam tim, maka brainstorm ide akan sangat mudah. Bila tidak, coba brainstorm ide dengan teman atau family kamu. Ide-ide yang dimaksudkan adalah apa saja yang kamu ingin terjadi saat event berlangsung, seperti dancers untuk entertainment, atau sushi catering dan lain-lain. Alangkah baiknya bila kamu tulis ide-ide ini supaya bisa kamu lihat balik dikemudian hari.
3. Membuat sebuah plan
Pada tahap ini, kamu sudah tahu tentang tujuan dan ide-ide untuk eventmu. Tahap ini membantu kamu untuk membuat sebuah plan. Saran yang paling baik adalah untuk bekerja mundur dari tanggal event. Coba list setiap pekerjaan yang perlu dilakukan dan buat jadwal kapan pekerjaan tersebut harus dilakukan. Kamu juga bisa berbagi pekerjaan dengan tim kamu. Event planning tool dapat dipakai untuk membantu kamu untuk planning.
4. Cari vendor yang kamu perlukan
Pada tahap ini, kamu mulai kontak vendor-vendor yang kamu perlukan untuk event kamu. Vendor event dapat berupa photography, catering, event organizer, entertainment, dan sebagainya. Â Kamu bisa mulai kontak vendor satu-satu atau bisa pakai website ini untuk mencari dan request proposal ke vendor kamu.
5. Meeting dengan vendor