Apa hal pertama yang terlintas di benak Anda tentang pentingnya dokumentasi? Apakah Anda mengambil foto dan video? Atau tindakan kasir atau bagian keuangan saat menunjukkan tanda terima pembayaran? Ataukah realita bagaimana seorang reporter merekam berita tentang suatu kegiatan tertentu? Apa sih pengertian dokumentasi yang sebenarnya? Jawaban: Semua contoh ini adalah kegiatan dokumenter.
Dari mana kita mendapatkan informasi tentang keberadaan manusia purba? Atau kisah-kisah heroik dari kerajaan-kerajaan terbesar di Nusantara yang dipersiapkan sebelum keruntuhannya? Lalu bagaimana dengan cerita penghancuran bendera biru Belanda di Orange Hotel pada peristiwa November di Surabaya? Semua informasi ini kami dapatkan dari dokumentasi yang ditinggalkan oleh para pelaku sejarah. Kita bisa membaca prasasti yang ditulis untuk raja Majapahit. Kita bisa melihat foto-foto peristiwa heroik tersebut untuk memvisualisasikan dan merasakan perjuangan mereka.
Dokumen keuangan juga sangat penting dalam operasi bisnis. Akuntan sangat bergantung pada dokumentasi untuk melacak arus keuangan di dalam dan di luar perusahaan. Pengelola membutuhkan dokumentasi hasil pelaksanaan program sebelumnya untuk mengevaluasi dan memperbaiki program selanjutnya. Setiap orang di area kerja yang berbeda membutuhkan dokumentasi. Mengingat banyaknya realitas dokumentasi, apa yang dimaksud dengan dokumentasi?
Definisi dokumentasi
Dokumentasi dapat kita artikan sebagai segala kegiatan yang bertujuan untuk mengumpulkan informasi dengan tujuan mengabadikan momen tersebut sebagai bukti. Informasi yang berhasil dikumpulkan kemudian dapat disebarluaskan sesuai kebutuhan.
Dokumentasi tidak terbatas pada mengambil foto atau merekam video, merekam suatu peristiwa atau mengumpulkan sumber informasi seperti database untuk digunakan dan dilestarikan juga dokumentasi. Berkat kegiatan dokumenter, kita bisa mengetahui peristiwa sejarah. Dokumentasi tersebut dapat berupa tulisan, catatan, tanda, gambar, foto dan video.
Mengapa dokumentasi itu penting
Dokumentasi penting tidak hanya untuk individu tetapi juga untuk bisnis perusahaan dan bahkan untuk kelancaran fungsi masyarakat. Seperti yang telah kita diskusikan secara singkat, dengan bantuan dokumentasi kita dapat mengetahui semua peristiwa masa lalu, tetapi selain itu dokumentasi ini memberi kita banyak keuntungan lainnya.
1. Mengabadikan dan menjadi bukti suatu kejadian
Dokumentasi dapat mengabadikan peristiwa tersebut dalam bentuk gambar, tulisan, video, bahkan objek-objek unik lainnya. Kegiatan pendokumentasian dengan fokus pada pengumpulan bukti dapat menjadi alat untuk mengumpulkan bukti sebanyak-banyaknya, yang menjadi sumber informasi yang valid dan kuat.
Misalnya, dokumentasi acara perusahaan yang sejumlah tertentu disumbangkan untuk sumbangan sosial. Foto, video, dan tanda terima sebagai bukti penyerahan adalah sumber informasi yang valid untuk menunjukkan bahwa program penggalangan dana telah dibagikan. Hasil dokumentasi ini kemudian dapat dikumpulkan dan dijadikan bahan untuk mempresentasikan perusahaan kepada khalayak yang lebih luas.
