KKN Tematik UPI 2021: Pentingnya Penataan Dokumen Pribadi di Masa Pandemi Covid-19

Tidak terasa pandemi covid-19 sudah satu tahun lebih menerpa dunia, termasuk negara Indonesia. Pandemi Covid-19 ini membawa dampak yang luar biasa pada berbagai aspek kehidupan. Dunia kerja dan dunia pendidikan pun harus menyelenggarakan kegiatan di rumah karena adanya pembatasan kegiatan. Pemerintah memutuskan kebijakan WFH (Work From Home) untuk para pekerja dan PJJ (Pembelajaran Jarak Jauh) untuk dunia pendidikan. 

Kebijakan tersebut diambil pihak pemerintah dalam upaya penanganan Covid-19 agar bisa dilakukan dengan lebih maksimal. Kebijakan tersebut mulai diberlakukan sejak bulan maret 2020. Pengecualian diberikan untuk sektor-sektor esensial seperti kesehatan, bahan pangan, makanan, minuman, energi, komunikasi dan teknologi informasi, keuangan, perbankan, sistem pembayaran, pasar modal, logistik, perhotelan, konstruksi, dan industri strategis dengan penerapan protokol kesehatan yang lebih ketat pada sektor itu.

Di tengah pemberlakuan pembatasan, terdapat sejumlah persyaratan yang mesti dipenuhi masyarakat ketika hendak melakukan perjalanan. Untuk para pekerja yang akan melakukan perjalanan diharuskan menunjukkan surat hasil negatif Covid-19, surat tugas, identitas diri seperti Kartu Tanda Penduduk, Surat Izin Mengemudi atau tanda pengenal lain yang sah.  

Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan kesehatan darurat atau perjalanan orang yang anggota keluarga intinya sakit keras atau meninggal dunia, harus menunjukkan identitas diri seperti KTP atau tanda pengenal lainnya yang sah. Selanjutnya, wajib menunjukkan surat rujukan dari rumah sakit untuk pasien yang akan melakukan pengobatan di daerah lain, serta surat keterangan kematian bagi masyarakat yang mendampingi atau mengunjungi keluarganya yang wafat.

Akan tetapi penyimpanan dokumen yang terkesan teledor dan tidak pada tempatnya, menjadikan dokumen sulit ditemukan pada saat akan dibutuhkan dengan waktu cepat. Pencariannya menjadi memakan waktu karena harus mencari diberbagai tempat untuk dapat menemukan dokumen tersebut.  

Mengingat nilai informasi dalam dokumen begitu penting, maka diperlukan cara khusus untuk merawat dan menyimpan dokumen agar nilai informasi di dalammnya tetap aman dan terjaga. Tidak terkecuali dengan dokumen pribadi. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan dan penyimpanannya.

Pertama, memilah dokumen sesuai dengan kelompok. Apakah termasuk  ke dalam dokumen pribadi atau dokumen keluarga. Contoh dokumen keluarga adalah Kartu keluarga (KK), akta tanah, dan Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT-PBB). Sedangkan contoh dokumen pribadi seperti akta kelahiran, Kartu Tanda Penduduk, ijazah, paspor, kartu kesehatan, dan surat-surat yang diperlukan saat ini seperti surat tugas, surat hasil tes swab, dan surat bukti telah melakukan vaksinasi.

Kedua, memilah dokumen berdasarkan nilai guna dokumen, apakah dokumen tersebut penting atau tidak, dokumen asli atau fotokopi.

Ketiga, untuk dokumen yang  bersifat penting disarankan untuk difotokopi dan dilegalisir agar dapat digunakan sebagai back-up apabila terjadi hal yang tidak diinginkan seperti rusak atau hilangnya dokumen asli.   

Keempat, tempatkan dokumen asli dalam map plastik agar setiap dokumen tidak saling bersentuhan dan lengket. Tempatkan dokumen fotokopi di map plastik yang berbeda dan disimpan di tempat yang berbeda dari dokumen asli, karena dokumen fotokopi berfungsi sebagai back-up dan sering digunakan untuk keperluan yang tidak membutuhkan dokumen aslinya.

Kelima, simpan dokumen di tempat yang tidak lembab, memiliki sirkulasi udara yang bagus, jauhkan dari tempat yang mudah basah, lembab, dan jauh dari jangkauan anak-anak.