Misalnya untuk membuat proyeksi arus kas setahun ke depan, Anda bisa memulai dengan mengamati trend arus kas tahun berjalan, kemudian membuat rencana belanja, target penjualan, menghitung penyusutan aktiva dan seterusnya.
Melihat trend arus kas tahun berjalan pun bisa dibagi-bagi lagi menjadi tugas yang lebih kecil, seperti mengamati pendapatan dan biaya setiap bulan, melihat kapan bulan-bulan terjadinya lonjakan pembelian dan seterusnya.
Selesaikan setiap tugas yang lebih kecil secara tepat waktu. Jika memungkinkan bagilah tugas tersebut atau beri delegasi kepada tim kerja anda dan lihatlah, tanpa sadar tugas besar tadi perlahan-lahan akan terselesaikan.
3. Membuat Reminder
Tips berikut ini sangat membantu kelancaran tips-tips sebelumnya. Saya pun selalu menggunakan tips ini. Buatlah reminder sebanyak mungkin untuk membantu anda (terutama yang memiliki komplikasi penyakit “suka menunda” dan “suka lupa”) mengatur tugas-tugas anda.
Catatlah semua janji, rencana kerja baik yang rutin maupun tidak rutin, rencana keluarga dan semua rencana lain yang membutuhkan perhatian anda. Gunakan media yang akrab dengan anda. Handphone, komputer, kalender meja, sticky note, buku agenda kerja dan media apapun yang memungkinkan Anda mengingat semua rencana pekerjaan dengan mudah.
Untuk tugas-tugas khusus pasanglah alarm, timer atau reminder lainnya yang membantu Anda tidak melewatkan tugas tersebut. Pasang paling tidak sehari sebelumnya agar masih ada waktu jika tugas tersebut membutuhkan persiapan khusus.
Sebagai contoh, untuk tugas-tugas kantor saya biasa membuat agenda kerja mingguan lalu agenda mingguan ini di-breakdown lagi dalam agenda kerja harian agar bisa dipantau setiap hari.
Untuk tugas tambahan atau tugas mendadak yang tidak bisa langsung dicatat pada buku agenda, saya menggunakan HP untuk mencatatnya plus melengkapi note tersebut dengan alarm khusus.
Cara-cara ini membantu mengingat dan memilah mana tugas yang harus segera dikerjakan dan mana tugas yang bisa dikerjakan kemudian. Jadi sekalipun ada penundaan, rencana pekerjaan kita tidak akan menjadi kacau balau.
Kemudian jika ada tugas yang terlewat dan masih memungkinkan untuk mengejar deadline-nya, pasang kembali pada reminder berikutnya.
