Pernah tahukah Anda cara mendisegn SOP (Standard Operational Procedure) itu seperti apa, atau pernah terlibat menyusun SOP dalam perusahaan? Pemahaman awal SOP menjadi pedoman penting bagi karyawan sebelum menjalankan aktivitas pekerjaan di lingkungan perusahaan. Baik karyawan baru maupun karyawan lama, wajib diberikan pemahaman SOP kerjanya masing-masing.
SOP ini mempunyai prinsip agar karyawan menajalankan pekerjaan berdasarkan dengan tugas dan tanggung jawabnya ditempat kerja seperti contohnya kegiatannya begini "tuliskan apa yang anda kerjakan dan setiap tugas yang anda kerjakan tuliskan kembali", artinya menjadi pengikat antara karyawan dan perusahaan dalam menjalankan pekerjaan yang sesuai dengan peraturan perusahaan.
SOP merupakan tindakan pencegahan agar tidak terjadinya "Penyimpangan, Pelanggaran dan kelalaian" di tempat kerja. Penting untuk di simak lebih dalam, karena SOP salah satu alat sebelum karyawan memulai kerja "untuk diberikan pelatihan tentang SOP pelaksanaan tugas". Sehingga dapat mengurangi potensi-potensi yang merugikan perusahaan.
Poin-poin penting dalam SOP yang perlu diketahui seperti "batasan cakupan yang akan dikerjakan" artinya sejauh mana tugas karyawan melakukan pekerjaannya terutama melibatkan pihak lain atau pihak eksternal, meskipun terkadang hanya bersifat koordinasi atau melaporkan kegiatan yang berkaitan dengan karyawan yang lain.
Definisi SOP Menurut Teori :
SOP Menurut "Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), SOP berfungsi sebagai standarisasi langkah yang digunakan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan terjadinya kelalaian".
Kata kuncinya membuat standarisasi bagi karyawan akan menjalankan aktivitas pekerjaan, serta menyelesaikan tugas sesuai dengan panduan yang ditetapkan perusahaan serta mencegah tindakan kesalahan dan kelalaian seperti contoh "karyawan belum paham menggunakan peralatan dan perlengkapan kerja, karyawan tidak memberikan pelayanan secara profesional, dan lain sebagainya".
Tugas selesai bukan berarti tergesah-gesah atau terburu-buruh, namun perlu digaris bawahi perlu menumbuhkan sensisitivitas terhadap hasil kerja yang mengikuti proses atau tahapan tanpa ada komplain dari user, klien atau customer eksternal yang berdampak negatif terhadap perusahaan.
SOP Menurut Fajar Nur'Aini, "tujuan pembuatan SOP adalah untuk memastikan konsistensi. SOP dibuat agar setiap pelaksana/petugas/pegawai mengetahui standar yang telah ditetapkan, sehingga mereka mampu menjaga konsistensi dan tingkat kinerja".
Kata kuncinya konsistensi dalam menjalankan prosedur kerja yang secara terus-menerus tanpa ada unsur "minta diperhatikan oleh pimpinan atau ingin mencari muka" karena untuk meningkatkan produktivitas dan prestasi kerja dengan membangun etos kerja yang berkaitan dengan aspek-aspek lainnya.
Konsistensi bukan berarti tanpa pengawasan, namun antara karyawan dengan atasan harus berkolaborasi "jangan sampai ada pengawasan oleh atasan kinerja baik-baik saja sedangkan sebaliknya tidak ada pengawasan kinerja menjadi menurun" ini yang harus dipegang, konsisten bekerja, konsisten pengawasan dan konsisten semuanya untuk meningkatkan pelayanan di perusahaan.
Sedangkan Menurut Moekijat, "SOP merupakan urutan tahap-tahapan tentang suatu pekerjaan dilaksanakan, yang mencakup bagaimana melaksanakannya, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan, bilamana melaksanakannya, dan siapa yang melaksanakannya".
Kata kuncinya lebih kepada proses dan tahapan siapa yang mengerjakan SOP tersebut, serta menggunakan apa saja untuk menjalankan SOP di tempat kerja terutama berhubungan dengan pekerjaan karyawan yang berbeda-beda berdasarkan jenis bisnis perusahaan bergerak di bidang apa?
Setelah identifikasi karyawan dengan penjelasan Sih A, Sih B dan Sih C menjalankan tugas dan tanggung jawab berdasarkan jenis pelayanan yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan oleh sebab itu, tugas pekerjaan sebenarnya dikerjakan sampai dengan selesai tanpa ada cacat dan kejadian lainnya.
Sehingga dari ketiga teori tersebut dapat disimpulkan sementara, bahwa SOP diterjemahkan dalam kegiatan perusahaan "untuk memastikan proses bekerja yang benar, untuk meningkatkan konsistensi bekerja lebih profesional, untuk mengurangi terjadi kesalahpahaman dalam bekerja, untuk mencegah tindakan pelanggaran, untuk memastikan bekerja mempunyai prinisip dan panduan kerja".
Proses Pembuatan SOP:
Â
1. Memilih Format SOP Standar Perusahaan:
Jika perusahaan sudah memiliki SOP, anda mengikuti apa saja apa yang sudah menjadi standar formatnya. Namun jika belum ada SOP-nya agar menyesuaikan dengan mengikuti panduan dari refrensi yang terpercaya. Oleh sebab itu, SOP di perusahaan manapun tergantung kegiatan yang akan dikerjakan, tidak panduang khusus atau spesifik karena ruang lingkup dan kasus yang berbeda juga.
Unsur-unsur dalam membuat format SOP diantaranya "ada judul SOP, nomor, tanggal pengesahan, ruang lingkup dan tujuan SOP, refrensi, pengertian terkait singkatan dalam SOP, siapa saja yang bertanggung jawab, uraian kegiatan SOP, lampiran dokumen terkait, bisnis proses dan lainnya. Ini bisa ditulis atau diketik dalam word dengan mengikuti petunjuk serta refrensi yang mendukung.
2. Menentukan Proses SOP:
Dalam menentukan proses SOP, agar mengetahui pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan seperti contoh "Operasional, Financial, HR tim dan devisi lainnnya". Kita simulasikan sederhana bila melibatkan ketiga devisi tersebut dalam proses pengkajian karyawan yang meliputi beberapa dokumen atau administrasi yang dibutuhkan dan dilengkapi untuk proses payroll karyawan setiap bulannnya.
Lebih sederhannya begini, bagian operasional melaporkan dan melengkapi data atau absensi karyawan yang akan menerima gaji, bagian financial bertanggung jawab untuk mengeluarkan biaya sesuai permintaan operasional, sedangkan HR tim memastikan pembayar  gaji karyawan sesuai dengan kehadiran "apakah ada alpa, sakit, dan izin" kemudian berkoordinasi dengan financial dan operasional.
3. Menjelaskan Fungsi SOP:
Panduan kerja perusahaan dalam menjalankan unit-unit kerja yang menjadi refrensi atau rujukan, baik SOP terbaru atau SOP sudah lama, sehingga kegiatan operasiona perusahaan lebih mudah dalam melakukan proses evaluasi pekerjaan baik aktivitas harian, mingguan, bulanan, sampai dengan kegiatan tahunan.
Penting diketahui bagi pimpinan perusahaan baik level supervisor sampai dengan dirkektur "memberikan perintah atau instruksi kepada bawahan berdasarkan SOP yang sudah ditetapkan" begitu juga dengan karyawan, jika tidak paham tanyakan saja "proses SOP dan cara kerja bagaimana dan lainnya", agar tidak terjadi penyimpangan yang signifikan?.
4. Membuat dan Menulis SOP:Â
Menulis SOP gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami dengan kata-kata dan kalimat yang efektif, sehingga tidak menimbulkan persepsi ganda dalam membuat SOP yakni tulisan yang terkandung dalan format SOP. Pastikan kaitan atau cakupan isi SOP lebih detail baik secara teori, praktik, teknis di lingkungan kerja dan lain sebagainya.
Solusi mengatasi "jika belum ada ide atau belum menemukan kalimat isi dalam SOP" ajak tim berdiskusi atau melibatkan depertment yang lain. Bagiakan tugas seperti contoh "Sih A bagian mengetik  Sih B bagian mengkoreksi, Sih C, bagian mencari isi ide tulisan, Sih D, bagian memvalidasi kalimat supaya menjadi efektif, dan seterusnya". Ini menjadi keutuhan dalam berorganisasi setiap perusahaan manapun.
5. Review, Revisi dan Implementasi SOP:Â
Setelah draft SOP selesai, lakukan review dan revisi "karena ini penting dilakukan". Mungkin ada beberapa langkah yang perlu ditambahkan atau diubah. Tentunya mengajak pimpinan perusahaan untuk berdikusi terutama minta tanda tangan pengesahan supaya tervalidasi dan SOP bisa digunakan kegiatan operasional perusahaan.
Sebelum melakukan implementasi SOP buatkan jadwal pelatihan atau sosialisasi, supaya depertemen atau devisi lain, memahami SOP yang akan diterapkan disetiap unit kerja masing-masing. Perlu diberikan tes dari pertanyaan SOP yang sudah disosialisasikan kepada semua karyawan yang melalui depertmen-nya.
6. Evaluasi dan Pembaruan:Â
Yang perlu digaris bawahi bahwa SOP itu statis "tentu bisa berubah dalam jangka waktu tertentu", dengan berjalannya waktu mungkin ada perubahan dalam proses atau regulasi yang berlaku. Oleh karena itu, penting untuk secara rutin mengevaluasi dan memperbarui SOP jika diperlukan.
Dengan dinamisnya kegiatan operasional perusahaan, perbaruan SOP penting di update menjadi perbaikan jangka panjang, pasti membutuhkan pihak-pihak berkepentingan lainnya. Oleh sebab itu, jangan bekerja tabpa SOP "jika ada masalah anda di anggap tidak profesional bekerja" banyak diskusi dan bertanya kepada depertemen lain mempunyai kemampuan dan keterampilan yang memadai.
Jadi, dengan adanya SOP "agar tidak terjadinya pelanggaran, kelalaian dan penyimpangan" seperti contohnya "tidak menggunakan APD (Alat Pelindung Diri), bekerja tidak menggunakan peralatan dan perlengkapan kerja, tidak membuat laporan kerja, memperkerjakan karyawan tanpa dibekali induksi atau pelatihan, meninggalkan kerja tanpa izin atasan ditempat kerja, melakukan tindakan penyimpangan seperti pelecehan seksual, judi, narkoba, pencurian, dan lain sebagainya.
Â
