Berbagi pengalaman dalam mengimplementasikan 5S di tempat kerja

Setiap hari adalah kesempatan bagi kita untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang kita miliki. Seiring bertambahnya usia dan pengalaman hidup, banyak dari kita merasa sayang jika ilmu dan pengalaman berharga yang kita kumpulkan sepanjang hidup akan hilang begitu saja. Namun, di era digital saat ini, kita memiliki kesempatan yang luar biasa untuk meninggalkan jejak yang abadi melalui menulis. Pada kesempatan ini, Saya akan membagikan pengalaman bagaimana mengimplementasikan 5S di tempat kerja.  Alasan Saya menulis ini karena dengan mengimplikasikan 5S di perkantoran dapat  membantu mengatur ruang kerja dan berkas digital. Hal ini meningkatkan produktivitas dan mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari dokumen. Di manufaktur untuk mengefisienkan lini produksi dan mengurangi limbah. Sedangkan di Gudang mengimplementasikan 5S untuk meningkatkan manajemen inventaris dan pemenuhan pesanan. Bahkan tempat kerja yang berhadapan langsung dengan pelanggan seperti toko ritel menjaga rak tetap terisi dan teratur, sehingga meningkatkan pengalaman berbelanja. Begitu juga dengan fasilitas layanan kesehatan mengimplementasikan 5S untuk menjaga kebersihan dan efisiensi. Hal ini penting untuk keselamatan pasien dan kualitas perawatan.
Untuk memotivasi pembaca dalam mengimplementasikan 5S,  maka pada  tulisan ini juga diuraikan bagaimana Menyusun Strategi Proses Implementasi, Kendala Umum dan Solusinya dalam Implementasi 5S.
 
Apa itu 5S?

Istilah 5S adalah sebuah metode yang diterapkan untuk menciptakan tempat kerja yang rapi, bersih, dan produktif. Implementasi 5S akan meningkatkan keselamatan dan kesehatan kerja (K3), menumbuhkan tanggungjawab pegawai/karyawan dan rasa memiliki di tempat kerja. 

5S adalah pendekatan yang sederhana untuk meningkatkan visual control di tempat kerja, meningkatkan visibilitas proses, meningkatkan potensi problem solving dan biasanya dijalankan bersamaan dengan praktik-praktik peningkatan K3. Istilah 5S sendiri muncul dari abreviasi lima kata dalam Bahasa Jepang, yaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke.  SEIRI (Sortir = membuang yang tidak perlu), SEITON (Ditata dengan rapi = menempatkan barang pada tempatnya), SEISO (Bersih dan rapi = menjadikan tempat kerja bersih), SEIKETSU (Standarisasi = menetapkan prosedur 3S) dan SHITSUKE  (Keberlanjutan = disiplin dari diri sendiri).  5S ini merupakan langkah untuk meningkatkan organisasi dan produktivitas tempat kerja.

5S menjadi landasan bagi metode perbaikan lainnya. Sering kali, metode ini diterapkan sebelum sistem yang lebih kompleks diterapkan, dan banyak yang menganggapnya sebagai langkah awal dalam mengubah budaya tempat kerja.

 
Lima Pilar 5S

Pilar Pertama: SEIRI (Sortir)
Seiri merupakan dasar dari metode 5S. Seiri melibatkan identifikasi dan pembuangan barang-barang yang tidak diperlukan dari tempat kerja. Menghilangkan barang-barang yang tidak diperlukan (penyortiran) dimulai dengan peninjauan menyeluruh terhadap semua barang di tempat kerja. Pekerja memisahkan barang yang diperlukan dan yang tidak diperlukan. Mereka menyingkirkan barang apa pun yang tidak diperlukan. Proses ini sering kali mengungkap masalah tersembunyi, misalnya peralatan yang rusak atau material yang sudah ketinggalan zaman. Tim dan Duta 5S menggunakan label merah untuk menandai item yang akan dipindahkan atau dievaluasi.

Menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan akan mendapatkan ruang yang berharga. Hal ini juga memudahkan pencarian dan akses terhadap peralatan dan material penting, sehingga meningkatkan produktivitas. Untuk menyortir secara efektif, Tim dan Duta 5S harus:
1. Tetapkan kriteria yang jelas untuk menyimpan barang
2. Libatkan semua anggota Tim dan Duta 5S dalam prosesnya
3. Bersikaplah tegas dalam menghilangkan sampah
Sesi penyortiran rutin membantu menjaga ruang kerja tetap teratur. Tim dan Duta 5S harus menjadwalkan sesi ini setiap minggu atau bulan untuk memastikan tempat kerja tetap rapi dan efisien.

Pilar Kedua: SEITON (Ditata dengan Rapi)
Seiton adalah menciptakan ruang kerja yang terorganisasi di mana segala sesuatunya memiliki tempat yang ditentukan. Pilar ini berfokus pada penataan barang yang efisien dan manajemen visual untuk meningkatkan produktivitas.
Setiap barang ditempatkan di tempat tertentu berdasarkan seberapa sering digunakan. Peralatan yang sering digunakan pada tempat yang mudah dijangkau, dan barang yang jarang digunakan pada tempat yang sulit dijangkau. Bagian penting dari proses ini adalah penggunaan label dan tanda yang jelas. Ini membantu pekerja menemukan apa yang mereka butuhkan dengan cepat. Kode warna adalah metode lain yang bermanfaat. Kode warna dapat mengelompokkan barang-barang yang serupa atau menunjukkan letak barang-barang tersebut.

Manajemen visual membuat tempat kerja lebih efisien. Manajemen visual menggunakan isyarat visual untuk menyampaikan informasi dengan cepat, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu. Teknik manajemen visual lainnya meliputi:
* Tanda lantai atau jalan untuk menunjukkan jalur pejalan kaki, parkir kendaraan, titik kumpul evakuasi, dll
* Tempat sampah berwarna untuk berbagai jenis bahan
* Tampilan visual instruksi kerja atau aturan keselamatan
Alat bantu visual ini membantu menjaga ketertiban dan meningkatkan efisiensi alur kerja.

Pilar Ketiga: SEISO (Bersih dan rapi)
Seiso fokus pada menjaga tempat kerja tetap bersih dan rapi, yang melibatkan pembersihan ruang kerja dan peralatan secara teratur. Langkah ini lebih dari sekadar merapikan. Pekerja harus membersihkan tempat kerja mereka setiap hari. Pembersihan merupakan bagian penting dari perawatan preventif. Saat pekerja membersihkan, mereka dapat memeriksa tanda-tanda keausan atau kerusakan. Ini membantu mendeteksi masalah sebelum menjadi masalah besar. Misalnya, membersihkan AC dapat mengungkap kebocoran pada evaporator. Mendeteksi kebocoran sejak dini dapat mencegah kerusakan besar di kemudian hari. Pembersihan juga memperpanjang umur peralatan. Debu dan kotoran dapat menyebabkan komponen lebih cepat aus, dan pembersihan rutin membantu mesin bekerja dengan lancar lebih lama.

Pilar Keempat: SEIKETSU (Standarisasi)
Seiketsu dibangun berdasarkan tiga pilar pertama untuk menciptakan perubahan yang langgeng. Standarisasi menetapkan aturan dan harapan yang jelas untuk menjaga tempat kerja yang bersih dan teratur.