Tidak Ada Lagi yang Tidak Bisa "Siapkan Rapat": Rahasia Rapat yang Efektif

Manajemen Rapat ABS ( Asal Bapak Senang ) (Akan Berusaha Sempurna )

seringkali rapat menghabis kan banyak waktu, berulang ulang, membingungkan dan kadang berjalan tidak efektif. padahal rapat merupakan sarana bagi Pempinan untuk menginformasikan, merundingkan, atau memutuskan sesuatu atau meghasilkan sesuatu. kadang masih banyak juga pegawai yang tidak paham jika di minta oleh atasan menyiapkan rapat, sehingga rapat yang diselenggarakan tidak tercapai dengan baik. oleh karena itu, jika itu anda maka hal yang harus anda siapkan yaitu (4P) Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan Pengendalian. 

Perencanaan

Langkah pertama adalah membuat perencanaan rapat, langkah ini sangat penting karena dapat menentukan keberhasilan rapat yang akan dibuat. Perencanaan adalah proses mengidentifikasi dan memilih tujuan yang tepat dan langkah-langkah tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Ada dua hal yang penting yaitu: 1. Menetapkan tujuan rapat. 2. Menetapkan tindakan-tindakan yang dibutuhkan. untuk menetapkan 2 hal ini maka anda bisa berpatokan pada 5W1H (Why, What, Who, When, Where, How)

• Why ( Mengapa )

menetapkan alasan dan tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan rapat tersebut. Tuiuan ini perlu dibuat tertulis, jelas, dan singkat, agar rapat tersebut terarah dan pada akhir rapat dapat dievaluasi apakah tujuan rapat telah tercapai atau belum. Contoh tujuan rapat Membuat program kerja dan anggaran tahun 2004 (Januari sampai Desember). 

• What (Apa) 

menetapkan informasi dan data-data pendukunq apa yang dibutuhkan dalam rapat tersebut. Infomasi dan data-data ini harus disiapkan dengan lengkap sebelumnya, agar dapat dibuat keputusan rapat yang tepat. Misalnya: jika rapat mengenai program kerja dan anggaran perlu disiapkan Peraturan Perusahaan yang berkaitan dengan tarif-tarif (misalnya tarif kerja lembur, biaya konsumsi, biaya dinas keluar kota, tunjangan kesehatan karyawan dll) dan data-data yang dibutuhkan misalnya mengenai ramalan atau perkiraan penjualan, data-data mengenai program kerja dan anggaran tahun lalu beserta evaluasi keberhasilannya, pendapatan dan biaya operasitahun lalu dll. 

Dalam hal contoh di atas, agar rapat dapat berlangsung dengan efisien dan efektif, maka lebih baik apabila sebelum rapat berlangsung, telah disiapkan draft Program Kerja dan Anggaran, yang dibagikan kepada peserta rapat bersama dengan undangannya, sehingga peserta rapat dapat mempelajari sebelumnya. 

Hal lain yang harus ditentukan yaitu peralatan apa saia yang dibutuhkan dalam rapat tersebut, misalnya: speaker, komputer, overhead projector, LCD, layar, alat perekam dll. Hal ini penting agar alat-alat tersebut baiat dipersiapkan sebelumnya. Sebelum digunakan sebaiknya alat-alat tersebut dicoba terlebih dahulu apakah dapat berfungsi dengan baik atau tidak. Kalau tidak maka sebaiknya alat-alat tersebut diperbaiki atau diganti dengan yang lain. 

• who (siapa) yaitu 

menetapkan siapa saia orang yang akan terlibat dalam rapat; misalnya Siapa yang akan memimpin rapat, yang akan menjadi pembicara, yang akan menjadi peserta rapat atau yang diundang rapat, yang akan menjadi notulis dan menyiapkan segala keperluan pendukung rapat. 

1. Pemimpin Rapat : orang yang mengendalikan jalannya rapat, dan bertanggung jawab agar rapat dapat berjalan dengan efektif dan efisien

2. Pembicara : orang-orang yang akan mengungkapkan suatu gagasan, usulan, atau proposal yang telah dipersiapkan sebelumnya. Misalnya : pemimpin rapat adalah General Manager (GM), Production Manager, 'Finance Manager. Yang akan diundang rapat adalah GM, Marketing Manager, Operation/Production Manager, Finance Manager, dan para wakilnya. 

3. seksi peralatan : Yang akan menyiapkan segala keperluan rapat (undangal, daft3r hadir, ruangan dan perlengkapan rapat, konsumsi dll) 

4. sekretaris GM : menjadi notulis rapat

• When (kapan)

Menentukan waktu rapat yang paling tepat (meliputi tanggal, hari, dan jam pelaksanaan rapat, dan lamanya rapat tersebut (berapa jam atau berapa hari). Hal yang perlu dipertimbangkan dalam menetapkan waktu rapat adalah kita harus memilih waktu, dimana, dan sebanyak apa peserta rapat bisa hadir, apalagi jika rapat tersebut bertuiuan untuk memutuskan sesuatu yang harus memenuhi Ketentuan Quorum (jumlah minimum anggota yang harus hadir dalam rapat, agar keputusan rapat tersebut dianggap sah). 

Dalam menentukan waktu rapat juga perlu diperhatikan rencana kegiatan lain yang akan dilaksanakan agar tidak bersamaan dengan waktu rapat yang telah ditentukan. Apabila rapat sering dilakukan, atau dilakukan secara rutin, maka sebaiknya dibuat kesepakatan bersama diantara anggota organisasi untuk mengosongkan hari tertentu pada jam tertentu, untuk acara rapat. waktu mulai dan berakhirnya rapat harus ditentukan, usahakan waktunya jangan terlalu panjang. Jika waktunya panjang, dikarenakan acaranya banyak, sebaiknya ada waktu untuk istirahat.

• Where (Dimana) 

Menentukan tempat diadakannya rapat. Dalam menentukan tempat perlu diperhatikan pula acara atau kegiatan rapat tersebut, jika rapat membutuhkan konsentrasi yang tinggi dari para peserta rapat dan waktu yang cukup lama, misalnya 2 hari penuh, maka dapat saja diadakan di lokasi khusus misalnya di hotel di luar-kota, sehingga para peserta rapat tidak diganggu oleh urusan lainnya. Hal lain yang perlu diperhatikan yaitu banyaknya peserta rapat, karena akan menentukan ukuran. ruang yang dibutuhkan dan bentuk tata-letak meja serta kursi yang akan digunakan ( dalam hal ini menyesuaikan aturan protokoler).

• How (Bagaimana) 

Menentukan bagaimana cara menginformasikan dan memimpin rapat tersebut. 

cara menginformasikan rapat sebaiknya adalah dengan memberikan undangan rapat secara tertulis. Undangan sebaiknya berisi informasi yang lengkap yaitu: agenda rapat, tempat, waktu, susunan acara dan disertai dokumen pendukung agar peserta rapat dapat membaca dan mempersiapkap diri sebelumnya. Undangan rapat sebaiknya diberikan seminggu sebelumnya. Undangan jangan diberikan dalam waktu yang terlalu singkat, agar peserta rapat dapat merencanakan/mengatur kegiatannya dengan baik, namun jangan terlalu jauh waktunya, karena dikhawatirkan peserta rapat akan lupa. Untuk mencegah agar tidak lupa sebaiknya pada saat kita menerima undangan rapat, kita selalu mencatatnya dalam agenda kerja kita. 

cara memimpin rapat sebaiknya disesuaikan dengan kondisi peserta rapat. semakin baik persiapan yang dilakukan sebelum rapat, maka akan pemakin mudah dan cepat rapat ditaksanakan. Metode partisipatif adalah salah satu cara memimpin rapat yang paling baik. pada metode ini peserta rapat diberikan kesempatan mengemukakan saran dan pendapatnya, pendapat ini kemudian dievaluasi secara bersama-sama dan kemudian dibuat keputusan oleh pemimpin rapat.

Rumus untuk rapat yang sukses adalah (Julie-Ann Amos, 2003): Agenda + Partisipasi = Hasil

Pengorganisasian Rapat 

Langkah kedua adalah membuat pengorganisasian rapat, langkah ini juga penting karena dapat menentukan keberhasilan rapat. Dalam hal rapat organizing disini yaitu menentukan pembagian tugas yang harus dilakukan, agar tujuan rapat dapat tercapai secara efisien. Misalnya: menentukan apa saja tugas pemimpin rapat, tugas masing-masing pembicara, tugas sekretaris rapat dll. Tugas-tugas ini harus dikomunikasikan sebelumnya dengan jelas agar hasilnya tidak menyimpang dari yang diharapkan. 

Pengarahan Rapat 

Langkah ketiga adalah pengarahan, langkah ini juga penting karena dapat menentukan keberhasilan rapat. Sebelum membahas mengenai pengarahan dalam rapat, Memberikan pengarahan merupakan tugas dari pemimpin rapat. Pemimpin rapat diharapkan mampu mengarahkan, memberikan semangat pada peserta rapat agar ikut berpartisipasi dalam memberikan saran dan pendapat, dan membuat para anggota organisasi sadar akan perannya dalam mencapai tuiuan organisasi. Pada awal rapat sebaiknya pemimpin rapat memberitahu para peserta mengenai tujuan rapat tersebut, agar seluruh peserta fokus pada masalah yang akan dibahas dan tidak menyimpang dari tujuan rapat tersebut.

berikut arahan rapat yang efektif :

1. Sebelum dilangsungkan, rapat harus direncanakan dan dipersiapkan dengan baik. 

2. Setiap orang harus tahu maksud dan tujuan rapat. 

3. Waktu yang tersedia harus ditata dengan tepat. Jika ada beberapa agenda rapat yang akan dibicarakan, sebelum rapat dimulai sebaiknya pemimpin menentukan alokasi waktu yang akan digunakan untuk membahas masing-masing agenda. 

4. Para peserta harus didorong untuk berkomunikasi secara efektif. Pemimpin rapat sebaiknya mendorong setiap orang untuk berkata dengan singkat sehingga batas waktu untuk setiap agenda dapat tercapai, dan rapat dapat selesai pada waktu yang diinginkan.